Предметный указатель содержит список терминов, используемых в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются. Для создания предметного указателя необходимо пометить в документе элементы предметного указателя, а затем выполнить сборку предметного указателя. При пометке элемента предметного указателя Word добавляет в документ специальное поле XE .
Быстрое создание лексического индекса
Перед созданием индекса вы должны создать записи.
- Щелкните местоположение документа, в который вы хотите вставить запись.
- Нажмите еще раз в диалоговом окне.
- При необходимости отредактируйте запись и нажмите «Вставить».
Чтобы быстро создать индекс. Если вы добавляете, удаляете или изменяете текст записей индекса, вы должны обновить индекс. Чтобы облегчить жизнь читателю вашего окончательного документа, вы хотите проиндексировать ключевые термины вашего текста. Начните с указания в преамбуле вашего документа, которую вы хотите загрузить.
Предметный указатель можно создать для следующих элементов: отдельных слов, фраз или символов; разделов, которые располагаются на нескольких страницах; ссылок на другие элементы.
После того как все элементы предметного указателя помечены, следует выбрать вид указателя и собрать указатель. Word найдет все должным образом помеченные элементы, отсортирует их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе.
Затем, в продолжение преамбулы, введите команду. Где вы хотите поместить индекс. Конечно, вы предпочли бы, чтобы слово индексировалось только один раз и позволяло компьютеру делать все остальное, но эта процедура не обладает гибкостью. Для того, чтобы индекс был эффективным, требуется три компиляции.
Укажите записи индекса
После смерти герцога Бургундского, когда было предложено пойти и бросить святую воду, покойный Король решил, что если бы там присутствовали княгини Лотарингии, ни они, ни герцоги и сверстники не будут бросать. Вы можете использовать этот метод для классификации членов одного семейства в хронологическом порядке, а не в алфавитном порядке их имени. Вы также можете использовать его для форматирования внешнего вида записи индекса.
Предметный указатель, помимо основного, может иметь несколько дополнительных уровней. Например, элемент предметного указателя Города Париж , Нант и другие. В свою очередь, дополнительные элементы могут иметь элементы третьего уровня. Например, элемент предметного указателя Париж может иметь дополнительные элементы Лувр , Пале-Рояль и другие.
Позволяет иметь фамилию маленькими заглавными буквами. Чтобы создать субтитр, вы должны сначала указать основную запись, а затем субтитр, разделенный восклицательным знаком. Таким образом, если мы возьмем наш пример, вы хотите сделать слово «регистры», под-запись «Служба церемоний».
Вы можете создавать подзаголовки. Легкость, с которой вы создаете индекс содержимого, будет прямо пропорциональна тому, что вы знаете о сложностях вашей программы обработки текста. Для индексов контента применяются два правила, независимо от используемого вами программного обеспечения. Во-первых, вы должны предоставить своей странице название «Содержание указателя». Во-вторых, ваша страница индекса содержимого должна быть размещена после страницы авторского права, посвящения и предисловия. Однако вы можете упростить свою задачу с помощью таблиц.
Ручная пометка элементов указателя
Проще всего пометить основной элемент указателя.
Чтобы добавить дополнительный элемент указателя, введите текст основного элемента в поле Основной , а текст дополнительного элемента в поле Дополнительный .
Чтобы добавить элемент третьего уровня, введите текст дополнительного элемента указателя, двоеточие (:), а затем - текст элемента третьего уровня.
О функции Каталога
Обратите внимание, что существует несколько вариантов для таблиц с двумя столбцами. Просто оставьте заголовки в таблице пустыми. Нажмите, где вы хотите ввести индекс содержимого, в меню «Вставка», перейдите к «Ссылки» и нажмите «Индексы и таблицы». В поле «Параметры таблицы содержимого» нажмите Выберите вкладки, введенные в поля ввода таблицы. Очистите стили и установите флажок уровня штриховки. Эта операция особенно рекомендуется для папок, содержащих много сообщений электронной почты.
- Когда вы закончите добавлять элементы, нажмите «Закрыть».
- Нажмите вкладку «Таблица содержимого».
- Нажмите кнопку «Параметры».
Автоматическая пометка элементов указателя с помощью файла словаря
Можно создать файл со словами, которые потом будут использоваться для автоматической пометки в тексте документа.
Файл словаря представляет собой обычный файл Word, содержащий специально организованную таблицу. Местонахождение и имя файла значения не имеют.
Чтобы улучшить эффективность поиска, желательно разделить длинные документы на меньшие файлы, размер главы. Вы также можете добавить информацию о свойствах документа, чтобы упростить поиск в файле. Прежде чем индексировать библиотеку документов, очень важно организовать структуру документа на вашем локальном диске или томе сетевого сервера и проверить имена файлов между различными платформами. В многоплатформенном поиске имена файлов могут быть усечены и поэтому их сложно восстановить. Чтобы обойти эту проблему, рассмотрите следующие рекомендации.
Таблица в файле должна состоять из двух столбцов.
В ячейки первого столбца введите текст, который следует найти в документе и пометить как элемент указателя. Чтобы был помечен весь текст, который следует включить в указатель, включите в первый столбец словаря все возможные формы искомого текста.
В ячейки второго столбца введите текст, который будет отображен в предметном указателе.
Добавление метаданных в свойства документа
Удалите расширенные символы, такие как акцентированные и неанглийские символы, из имен файлов и папок. Если структура документа включает вложенные папки, которые вы не хотите включать в индекс, исключите их во время процесса индексирования. Вы также можете вводить и читать информацию о свойствах данных с рабочего стола. Информация, которую вы вводите или изменяете в этом диалоговом окне, также появляется в свойствах свойств документа при открытии файла.
Создать индекс для коллекции
При добавлении данных, которые должны быть включены в свойства документа, имейте в виду следующие советы. Например, не добавляйте важный термин для параметра «Тема» для некоторых документов и параметр «Ключевые слова» для других. Например, не используйте биологию для некоторых документов и естественных наук для других. Используйте параметр «Автор», чтобы определить группу лиц, ответственных за документ. Автором документа процедуры найма может быть, например, офис управления персоналом. Если вы используете номера деталей в документе, добавьте их в качестве ключевых слов. Используйте опцию «Объект» или «Ключевые слова», индивидуально или в комбинации, для категоризации документов по типу. Например, для одного и того же документа вы можете ввести отношения как элемент для объекта, а месяц или еженедельно - как ключевые слова, соответствующие ключевым словам.
- Введите описательное название в поле «Название».
- В диалоговом окне «Результаты поиска» отображается имя файла документа.
- Всегда используйте один и тот же вариант для получения подобной информации.
- Используйте одно последовательное слово для обозначения той же информации.
Например, для того чтобы в документе было помечено любое упоминание слова Париж , необходимо создать такой элемент таблицы:
| Париж | Париж |
| Парижа | Париж |
| Парижу | Париж |
| Парижем | Париж |
| Париже | Париж |
Если требуется создать дополнительные элементы указателя, в ячейку второго столбца введите основной элемент, затем двоеточие (:) и дополнительный элемент.
Диалоговое окно «Параметры индексирования»
Не включать номера Выберите этот параметр, чтобы исключить из индекса все номера в тексте документа. Исключение номеров может значительно уменьшить размер индекса и ускорить поиск. Не отображать сообщение в документах, измененных во время поиска. Когда этот параметр не выбран, при поиске в измененных документах после последнего создания индекса отображается сообщение. Пользовательские свойства Используйте этот параметр для включения пользовательских свойств документа в индекс.
Введите свойство, сделайте выбор из меню «Тип» и нажмите «Добавить». Эти поля индексируются и отображаются во всплывающих меню дополнительных критериев, чтобы их можно было искать в выбранных индексах. Слова Используйте этот параметр, чтобы исключить определенные слова из результатов поиска в индекс. Введите нужное слово, нажмите «Добавить» и, если необходимо, повторите процедуру. Незначительное слово может содержать до 128 символов и поддерживает прописные и строчные буквы.
Например, для того чтобы в документе было помечено любое упоминание города Париж , а в предметном указателе слово Париж было представлено как дополнительный элемент к основному элементу Город , необходимо создать такой элемент таблицы.
Определение элементов предметного указателя может быть долгим и затруднительным. С помощью Word можно легко создать предметный указатель в два шага: пометив элементы и построив указатель.
Чтение файла для каталогов
Текстовый тег Используйте этот параметр, чтобы можно было искать в отмеченных листовых узлах в документах с логической структурой тегов. Настройки пользовательских свойств, слов и тегов применяются только к текущему индексу. Эти настройки можно применять глобально ко всем индексам, которые вы создаете, изменяя настройки по умолчанию для настраиваемых полей, слов и тегов на панели «Каталог» диалогового окна «Настройки». Вы также можете добавить краткое описание содержимого каждой папки или документа. Список значений для каждого документа, если вы присваиваете значения в поле «Информация о документе». Если в каталоге имеется особенно большое количество документов, рекомендуется включить таблицу со значениями, присвоенными каждому документу. Использование таблицы во время определения индекса гарантирует единообразную информацию.
Проверить индекс
- Тип проиндексированных документов.
- Поддерживаемые параметры поиска.
- Имя контакта для контакта или номер телефона для набора по любым запросам.
- Список номеров или терминов, исключенных из индекса.
Пометка элементов указателя
Создание предметного указателя
После того как элементы предметного указателя были помечены, его можно поместить в выбранное место в документе.
Если после создания предметного указателя будут добавлены новые элементы, для их отображения следует обновить предметный указатель. Щелкните предметный указатель и нажмите клавишу F9. Или нажмите на вкладке Ссылки кнопку Обновить указатель .
Настройки каталога
Если внесенные вами изменения многочисленны или если вы часто используете этот параметр, вместо создания нового индекса время поиска может увеличиться. Перестроить Создайте новый индекс, заменив существующую папку индекса и ее содержимое. Пусто Удалить содержимое индекса без удаления самого файла индекса. . Вы можете настроить параметры индексирования применительно ко всем индексам, которые вы создали позже. Некоторые предпочтения можно игнорировать для определенного индекса, выбирая новые параметры в процессе создания индекса.
Примечание: Отказ от ответственности относительно машинного перевода . Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.
Обновление плановых индексов
В окне «Настройки» в разделе «Категории» выберите «Каталог». Многие из вариантов идентичны тем, которые описаны для процесса создания индекса.