К сожалению, в этом магазине у нас еще кухня заказана...заказ оформлен 30 ноября 2014 года - доставка конец февраля, однако в конце декабря нам перезвонили и сказали, что случилась форс-мажорная ситуация и склад готовой продукции мебельной фабрики Рими сгорел, и срок на кухню сдвигается до середины апреля...с ужасом представляю на сколько затянется срок....
Инструкция
Если вы впервые обращаетесь к поставщику с намерением заказать у него товары, используйте установленную этой организацией стандартную форму заявления на доставку продукции. Если это заявление не выложено в электронном виде на сайте организации, пишите письмо в свободном стиле.
В случае заказа нескольких видов продукции в разном количестве оформите заказ в виде таблицы с указанием наименования, артикула, цвета изделия, если необходимо. Пропишите обязательства по оплате заказанных товаров, предоставьте поставщику реквизиты вашей организации, на основании этих данных поставщик составит договор. В конце письма выразите свои надежды на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.
Если ваше письмо поставщику касается ненадлежащего исполнения им обязательств по контракту, несвоевременной доставки товаров или товаров не того качества, сорта или вида, используйте обороты «Настоящим письмом извещаем вас...», «Сообщаем вам...». Четко пропишите причину, по которой вы не можете принять отгруженный товар. Обратитесь к контракту или договору-заявке, где указано, сколько единиц и какого именно товара поставщик должен был вам отправить. В этом случае поставщику проще будет исправить свою ошибку.
Если ваше письмо касается невозможности оплаты товара в установленные контрактом сроки, уведомите об этом поставщика в максимально мягкой, но в то же время официальной форме. Используйте обороты «Приносим свои извинения за задержку оплаты...», «В силу сложившихся обстоятельств мы не можем оплатить счета в срок до...».
Сообщите контрагенту, в какие именно сроки вы намерены погасить задолженность перед ним, и что это обязательство будет гарантированно выполнено вашей организацией. В конце письма выразите надежду, что данный эпизод не повлияет на ваши длительные партнерские отношения.
Сложности деловой переписки знакомы многим. При составлении письменного обращения к своим поставщикам нельзя упускать ни одной мелочи. Именно от правильно составленного письма порой зависит, каким образом будут развиваться дальнейшие отношения с компанией.
Вам понадобится
- Реквизиты компании;
- реквизиты адресата;
- регламент компании о ведении деловой переписки;
- договор поставки;
- законодательство РФ (гражданский кодекс).
Инструкция
При составлении письма поставщику , первым делом следует написать гриф с указанием реквизитов компании. Безликое письмо может не оказать никакого влияния на адресата. Правильно оформляйте наименование организации, если есть необходимость, напишите подразделение и должность лица, которое обращается к поставщику . Реквизиты организации следует указать в начале и конце письма. Здесь должны присутствовать юридический и физический адрес, номер телефона. Кроме того, напишите, к кому это письмо адресовано.
Обращайтесь к адресату уважительно, если знаете имя и отчество, то желательно адресата называть в письме именно так. Изложите в теле письма суть вашего обращения. Следует подробно, в датах и фактах описать все необходимые детали. Завершите письма сообщением о том, чего именно вы хотите от поставщика. Конкретно и адресно пишите ваши требования, просьбу, обращение. Нельзя допускать неоднозначности сказанного, потому как на неоднозначные фразы может последовать неправильная реакция.
Подпишитесь в конце текста. Проставьте дату обращения, также нужна подпись . В большинстве случаев письмо поставщику заверяется фирменной печатью или штампом. В некоторых организациях существует регламент, уточните, есть ли в вашей организации такой норматив.
Распечатайте два экземпляра письма, чтобы текст и дата письма в любой нужный момент были под рукой, желательно подшить копию в исходящие документы.
Обратите внимание
Требуйте от поставщика не только устной, но и письменной реакции от поставщика - так вы защитите себя от различного рода двусмысленных ситуаций.
Всегда уважительно относитесь к партнерам по бизнесу. Официальное письмо позволяет документировать проводимые переговоры, фиксировать достигнутые условия.
Соблюдайте все правила деловой переписки, а также действуйте согласно законодательству и регламенту фирмы. Именно руководствуясь этими знаниями, добейтесь уважительных и прекрасных отношений с поставщиком.
Совет 3: Как написать письмо в деловом официальном стиле
В настоящее время письма уже становятся редкостью и уходят в прошлое. Однако это не относится к деловой переписке. Официальное письмо – это документ, с помощью которого устанавливаются контакты и фиксируются все основные этапы деловых взаимоотношений. Умение правильно составить деловое послание отражает квалификацию оппонента и всей фирмы.
Вам понадобится
- - листок бумаги
- - ручка или компьютер с принтером
Инструкция
Пользуйтесь официальными бланками фирмы для написания делового письма. Независимо от того, в электронном виде или от руки написан документ, в нем обязательно должен содержаться логотип фирмы-отправителя. Кроме того, на бланке необходимо указать телефоны, факс, адрес сайта и электронной почты и почтовый адрес фирмы. Не забывайте оставлять поля по краям, которые необходимы для того, чтобы была обеспечена возможность подшивки в архивную папку: 3 см с левой стороны и 1,5 см – с правой.
Придерживайтесь при составлении письма официального стиля. Деловой документ должен быть однозначным. В электронном письме обязательно указывайте тему. Не используйте смайлики в деловой переписке. В случае продолжения переписки необходимо оставлять в виде цитирования письмо, на которое пишется ответ. Не обязательно цитировать весь текст целиком, можно ограничиться лишь теми фрагментами, на которые составляются ответы. В таком случае оппоненту будет проще уловить связь между вашим ответом и его письмом.
Начинайте деловое письмо с вежливого обращения, к примеру: «Уважаемый Иван Петрович!». Обращение необходимо располагать по центру страницы. Имя пишут полностью, использование инициалов в этом случае неприемлемо. Затем следует вступительная часть, где должна быть кратко сформулирована цель письма. Основная часть документа является следующим разделом, в котором подробнее указываются пути решения основных вопросов. Завершением выступает подведение итогов, а также обращение к адресату с изложением ожиданий отправителя от адресата или с конкретным предложением для решения вопроса, рассмотренного в письме.
Будьте максимально корректным в заключительной части. Ни в коем случае не принимайте решений за своего адресата. Лучше выразите надежду на то, что проблема решится наилучшим на ваш взгляд образом. Неэтично торопить адресата, используя такие слова, как «незамедлительно» и «срочно». Воспользуйтесь более корректной формой: «Прошу дать ответ в такие-то сроки». В деловом письме подпись должна иметь официальную форму. К примеру: «С Уважением, Иван Сергеевич Васильев». Указывайте также в подписи свою должность, контактную информацию и название фирмы.
05 Oct 201605 Oct 2016
Здравствуйте форумчане! Случилась такая ситуация - поставщик подвел по срокам. Соответственно я подвела по срокам клиента(((Клиент рвет и мечет, хочет расторгать договор и вообще очень недоволен. На днях наконец будет поставка товара, но день пока неизвестен.Как правильно извинится перед клиентом когда все закончится, чтобы клиент остался с нами, а не перешел к конкурентам?
Сообщение отредактировал Igor78O: 05 October 2016 - 12:28
05 Oct 2016
В извинениях не нужно лишний раз распыляться - это работа.
Наша компания не так давно подвела одного очень крупного клиента по срокам - ничего страшного)))
Конечно, их директор был очень недоволен, как мне рассказывали.
В итоге, я ему при поставке китайский чай передал и когда к ним заезжал лично - просто пообщались и затронули задержку сроков в том числе.
Адекватные клиенты всё понимают.
П.С. нужно понимать, что работа с контрагентами - это 50/50, т.е. 50% - ваши интересы и 50% - интересы контрагента.
И нужно изначально уже стремиться перетянуть процентное соотношение в вашу пользу не ущемляя интересы контрагента.
Но чтобы специально в извинениях рассыпаться - считаю, что это излишне.
Повторюсь - мы по срокам задержали крупного клиента, чтобы понимали - неск. Га собственной площади, большое производство, 40-60 тыс.м2 только новых складских помещений (еще недостроенных) плюс еще старые помещения, крупнейший налогоплательщик.
И...ничего, всё нормально - работаем
У компании должно быть чувство собственного достоинства и не нужно лебезить перед клиентом (это уже от руководства зависит).
В извинениях не нужно лишний раз распыляться - это работа.
Наша компания не так давно подвела одного очень крупного клиента по срокам - ничего страшного)))
Конечно, их директор был очень недоволен, как мне рассказывали.
В итоге, я ему при поставке китайский чай передал и когда к ним заезжал лично - просто пообщались и затронули задержку сроков в том числе.
Адекватные клиенты всё понимают.
П.С. нужно понимать, что работа с контрагентами - это 50/50, т.е. 50% - ваши интересы и 50% - интересы контрагента.
И нужно изначально уже стремиться перетянуть процентное соотношение в вашу пользу не ущемляя интересы контрагента.
Но чтобы специально в извинениях рассыпаться - считаю, что это излишне.
Повторюсь - мы по срокам задержали крупного клиента, чтобы понимали - неск. Га собственной площади, большое производство, 40-60 тыс.м2 только новых складских помещений (еще недостроенных) плюс еще старые помещения, крупнейший налогоплательщик.
И...ничего, всё нормально - работаем
У компании должно быть чувство собственного достоинства и не нужно лебезить перед клиентом (это уже от руководства зависит).
Да как правило больше всех истерят мелкие конторы, точней супер мелкие))
05 Oct 2016
извиняться не надо.
просто поговорите с клиентом "по душам" и расскажите всю ситуацию без преувеличения, так словно он Ваш брат, друг.
если он адекватный человек, то поймет и остынет.
но осадок конечно останется. и в будущем при работе с ним придется каждый раз показывать,что он VIP клиент у Вас.
это я сам знаю, меня один раз так подставили и я в итоге сроки затянул на 3 недели.
поступил как написал.
рассказал все начисто. он остыл. но ушел, так, " сильно хлопнув дверью"
Сообщение отредактировал vint074: 05 October 2016 - 23:05
06 Oct 2016
Здравствуйте форумчане! Случилась такая ситуация - поставщик подвел по срокам. Соответственно я подвела по срокам клиента(((Клиент рвет и мечет, хочет расторгать договор и вообще очень недоволен. На днях наконец будет поставка товара, но день пока неизвестен.Как правильно извинится перед клиентом когда все закончится, чтобы клиент остался с нами, а не перешел к конкурентам?
Хорошо, конечно, когда в Контрактах все риски прописаны.., например, -
Поставщик обязуется произвести отгрузку товара не позднее трех дней, с даты поступления предоплаты на банковский счёт.
Продинамил на этом этапе - санкции в виде штрафов. Уложился в первый этап по отгрузке, но не вписался в заявленные сроки по поставке до пункта назначения - штрафы.
Если базис поставки EXW или FCA, то детали рисков прописываете в контракте с транспортниками.
Не вписался в заявленные сроки поставки - санкции за срыв сроков исполнения ваших обязательств перед вашими заказчиками, что повлекло наложение на вас штрафов и т.д..
За упущенные выгоды и т.д.
В итоге, когда есть такие варианты маневров - вы всегда можете сами инициировать скидку для вашего заказчика, в качестве извинений, полученную в качестве штрафов от ваших поставщиков/транспортников.
Такие "программы лояльности", обычно, мотивируют отнестись с бОльшим пониманием к срывам и накладкам.
Вообще, профилактика проблем и рисков всегда гораздо эффективнее, чем лечение последствий от них.
Попробуйте раскачать на скидку, неустойку поставщика, чтобы сделать бонус заказчику.
У нас там такой поставщик...Ему все равно на наши проблемы. Заказываем у него, т.к. дешевле всех, иначе бы уже отказались от него. Накладки случаются редко, но другие поставщики вообще не косячат.
6206
- Темы:
- Контракт
- Нарушения Закона № 44-ФЗ
- Поставщик госзакупок
Расскажем, что делать заказчику, если поставщик просрочил поставку товара: либо поставщик добровольно оплачивает пени, либо заказчик взыскивает неустойку сам. Кроме того, приведем образец претензии об уплате неустойки в связи с нарушением сроков выполнения подрядных работ и пример её заполнения.
Даже в случаях с незначительными просрочками выполнения обязательств поставщиком, заказчик обязан взыскать неустойку. Для этого нужно оформить акт, написать претензию поставщику, взыскать пени на дни просрочки и проконтролировать поступление средств.
Бывает два типа ситуаций по взыскание неустойки: поставщик добровольно оплачивает пени, или заказчик взыскивает неустойку собственными силами.
Поставщик добровольно оплачивает пени
Рассмотрим порядок действий, последовательность которых максимально упростит решение взыскание в случае согласия поставщика:
В данном случае поставщик признал ошибки исполнения и возникшая конфликтная ситуация решена кратчайшим путем.
Используйте фразу «или эквивалент» только с товарным знаком. Например, заказчик планировал отремонтировать помещение и в техзадание вписал: «грунтовка "Тифенгрунд" или эквивалент». Если поставите фразу рядом с продукцией или технологией, у которых нет товарного знака, ФАС посчитает, что вы нарушили закон. Каких еще ошибок избегать, когда составляете техзадание, читайте в рекомендации:
Заказчик взыскивает неустойку сам
Сложности возникают, когда поставщик не отрицает факта просрочки поставки товара, но при этом не идет навстречу в уплате предъявленных пени.
Мотивация поставщика может быть любой, от банального отсутствия средств на погашение пени до требования об удержании пени из обеспечения контракта .
- Заказчик может удержать пени из суммы, перечисляемой в итоговом расчете за исполнение контракта. Это закономерно, если такой пункт о зачете неустойки за счет основного расчета прописан в контракте. Тогда такой зачет будет обоснован и с малой долей вероятности будет оспорен поставщиком. Такую позицию поддержала ФАС в письме от 23.05.2011 № ИА/19716 и Минфин в письме от 26.12.2011 № 02-11-00/5959, а также в письме Минфина от 22.10.2015 № 02-08-10/60706 о том, что уплата неустойки осуществляется из средств, подлежащих к выплате поставщику за исполнение контракта.
- В случае если обеспечение контракта было посредством банковской гарантии, и в гарантии есть пункт о взыскании пени за просрочку, заказчик вправе потребовать компенсацию суммы неустойки с банка на основании наступления гарантийного случая. При этом как долго бы долго ни затянулось разбирательство с банком, заказчик обязан осуществить расчет с поставщиком по условиям госконтракта.
- Встречается вариант удержания суммы неустойки из обеспечения госконтракта . Сумма уже лежит на счете заказчика, и вернуть ее за минусом выставленных пени технически не сложно. Однако поставщик может подать в суд на заказчика с предлогом незаконного обогащения, так как сумма обеспечения признается страховкой от невыполнения госконтракта.
Даже если судебного разбирательства не последует, работникам контрактной службы надо учитывать, что к бухгалтерии организации могут возникнуть вопросы у казначейства по итогам года, так как на обеспечительном счете останется некая сумма.
Заявитель приобрела в организации кухню. Был заключен договор розничной купли продажи на данную кухню. Однако да настоящего времени кухня заявителю так и не доставлена. На все ее просьбы предоставит какую-нибудь информацию по поводу даты и времени доставки, ей никто ничего не отвечает. Заявитель просит выплатить ей просрочку поставки в соответствии с действующим законодательством.
ООО "_____________"
Адрес: ________________________
От: ________________________
Адрес:________________________
Претензионное письмо.
Я, ____________________, приобрела в вашей организации кухню "____". Общая стоимость данной кухни составила _______ рублей. _________ года нами был заключен договор розничной купли продажи на данную кухню.
Согласно п.2.2 настоящего договора Продавец обязан на позднее срока, указанного в бланке Заказа передать покупателю Товар. Срок исполнения заказа указанный в бланке Заказа понимается как период, в течении которого осуществляется передача (отгрузка) Товара. Конкретная дата передачи Товара сообщается Покупателю после получения информации с завода-изготовителя о готовности заказа к отгрузке.
__________ года мной был подписан Заказ-Спецификация № _______, в котором был указан срок исполнения, а именно с ___________ года по ____________ года. Однако да настоящего времени кухня мне так и не доставлена. На все мои просьбы предоставит какую-нибудь информацию по поводу даты и времени доставки, мне никто ничего не отечает.
В соответствии со ст.23.1 ЗоЗПП РФ:
1. Договор купли-продажи, предусматривающий обязанность потребителя предварительно оплатить товар, должен содержать условие о сроке передачи товара потребителю.
2. В случае, если продавец, получивший сумму предварительной оплаты в определенном договором купли-продажи размере, не исполнил обязанность по передаче товара потребителю в установленный таким договором срок, потребитель по своему выбору вправе потребовать:
передачи оплаченного товара в установленный им новый срок;
возврата суммы предварительной оплаты товара, не переданного продавцом.
При этом потребитель вправе потребовать также полного возмещения убытков, причиненных ему вследствие нарушения установленного договором купли-продажи срока передачи предварительно оплаченного товара.
3. В случае нарушения установленного договором купли-продажи срока передачи предварительно оплаченного товара потребителю продавец уплачивает ему за каждый день просрочки неустойку (пени) в размере половины процента суммы предварительной оплаты товара.
Неустойка (пени) взыскивается со дня, когда по договору купли-продажи передача товара потребителю должна была быть осуществлена, до дня передачи товара потребителю или до дня удовлетворения требования потребителя о возврате ему предварительно уплаченной им суммы.
Сумма взысканной потребителем неустойки (пени) не может превышать сумму предварительной оплаты товара.
4. Требования потребителя о возврате уплаченной за товар суммы и о полном возмещении убытков подлежат удовлетворению продавцом в течение десяти дней со дня предъявления соответствующего требования.
5. Требования потребителя, установленные пунктом 2 настоящей статьи, не подлежат удовлетворению, если продавец докажет, что нарушение сроков передачи потребителю предварительно оплаченного товара произошло вследствие непреодолимой силы или по вине потребителя.
В соответствии со ст.13 ЗоЗПП РФ:
1. За нарушение прав потребителей изготовитель (исполнитель, продавец, уполномоченная организация или уполномоченный индивидуальный предприниматель, импортер) несет ответственность, предусмотренную законом или договором.
2. Если иное не установлено законом, убытки, причиненные потребителю, подлежат возмещению в полной сумме сверх неустойки (пени), установленной законом или договором.
3. Уплата неустойки (пени) и возмещение убытков не освобождают изготовителя (исполнителя, продавца, уполномоченную организацию или уполномоченного индивидуального предпринимателя, импортера) от исполнения возложенных на него обязательств в натуре перед потребителем.
4. Изготовитель (исполнитель, продавец, уполномоченная организация или уполномоченный индивидуальный предприниматель, импортер) освобождается от ответственности за неисполнение обязательств или за ненадлежащее исполнение обязательств, если докажет, что неисполнение обязательств или их ненадлежащее исполнение произошло вследствие непреодолимой силы, а также по иным основаниям, предусмотренным законом.
5. Требования потребителя об уплате неустойки (пени), предусмотренной законом или договором, подлежат удовлетворению изготовителем (исполнителем, продавцом, уполномоченной организацией или уполномоченным индивидуальным предпринимателем, импортером) в добровольном порядке.
6. При удовлетворении судом требований потребителя, установленных законом, суд взыскивает с изготовителя (исполнителя, продавца, уполномоченной организации или уполномоченного индивидуального предпринимателя, импортера) за несоблюдение в добровольном порядке удовлетворения требований потребителя штраф в размере пятьдесят процентов от суммы, присужденной судом в пользу потребителя.
Если с заявлением в защиту прав потребителя выступают общественные объединения потребителей (их ассоциации, союзы) или органы местного самоуправления, пятьдесят процентов суммы взысканного штрафа перечисляются указанным объединениям (их ассоциациям, союзам) или органам.
В соответствии со ст.28 ЗоЗПП РФ:
1. Если исполнитель нарушил сроки выполнения работы (оказания услуги) - сроки начала и (или) окончания выполнения работы (оказания услуги) и (или) промежуточные сроки выполнения работы (оказания услуги) или во время выполнения работы (оказания услуги) стало очевидным, что она не будет выполнена в срок, потребитель по своему выбору вправе:
назначить исполнителю новый срок;
поручить выполнение работы (оказание услуги) третьим лицам за разумную цену или выполнить ее своими силами и потребовать от исполнителя возмещения понесенных расходов;
потребовать уменьшения цены за выполнение работы (оказание услуги);
отказаться от исполнения договора о выполнении работы (оказании услуги).
Потребитель вправе потребовать также полного возмещения убытков, причиненных ему в связи с нарушением сроков выполнения работы (оказания услуги). Убытки возмещаются в сроки, установленные для удовлетворения соответствующих требований потребителя.
2. Назначенные потребителем новые сроки выполнения работы (оказания услуги) указываются в договоре о выполнении работы (оказании услуги).
В случае просрочки новых сроков потребитель вправе предъявить исполнителю иные требования, установленные пунктом 1 настоящей статьи.
3. Цена выполненной работы (оказанной услуги), возвращаемая потребителю при отказе от исполнения договора о выполнении работы (оказании услуги), а также учитываемая при уменьшении цены выполненной работы (оказанной услуги), определяется в соответствии с пунктами 3, 4 и 5 статьи 24 настоящего Закона.
4. При отказе от исполнения договора о выполнении работы (оказании услуги) исполнитель не вправе требовать возмещения своих затрат, произведенных в процессе выполнения работы (оказания услуги), а также платы за выполненную работу (оказанную услугу), за исключением случая, если потребитель принял выполненную работу (оказанную услугу).
5. В случае нарушения установленных сроков выполнения работы (оказания услуги) или назначенных потребителем на основании пункта 1 настоящей статьи новых сроков исполнитель уплачивает потребителю за каждый день (час, если срок определен в часах) просрочки неустойку (пеню) в размере трех процентов цены выполнения работы (оказания услуги), а если цена выполнения работы (оказания услуги) договором о выполнении работ (оказании услуг) не определена - общей цены заказа. Договором о выполнении работ (оказании услуг) между потребителем и исполнителем может быть установлен более высокий размер неустойки (пени).
Неустойка (пеня) за нарушение сроков начала выполнения работы (оказания услуги), ее этапа взыскивается за каждый день (час, если срок определен в часах) просрочки вплоть до начала выполнения работы (оказания услуги), ее этапа или предъявления потребителем требований, предусмотренных пунктом 1 настоящей статьи.
Неустойка (пеня) за нарушение сроков окончания выполнения работы (оказания услуги), ее этапа взыскивается за каждый день (час, если срок определен в часах) просрочки вплоть до окончания выполнения работы (оказания услуги), ее этапа или предъявления потребителем требований, предусмотренных пунктом 1 настоящей статьи.
Сумма взысканной потребителем неустойки (пени) не может превышать цену отдельного вида выполнения работы (оказания услуги) или общую цену заказа, если цена выполнения отдельного вида работы (оказания услуги) не определена договором о выполнении работы (оказании услуги).
Размер неустойки (пени) определяется, исходя из цены выполнения работы (оказания услуги), а если указанная цена не определена, исходя из общей цены заказа, существовавшей в том месте, в котором требование потребителя должно было быть удовлетворено исполнителем в день добровольного удовлетворения такого требования или в день вынесения судебного решения, если требование потребителя добровольно удовлетворено не было.
6. Требования потребителя, установленные пунктом 1 настоящей статьи, не подлежат удовлетворению, если исполнитель докажет, что нарушение сроков выполнения работы (оказания услуги) произошло вследствие непреодолимой силы или по вине потребителя.
На основании вышеизложенного и руководствуясь действующим законодательством:
ПРОШУ
1) Выплатить мне пени за просрочку поставки в соответствии с действующим законодательством.
2) Ответить мне в письменной форме в установленные законом сроки.
Приложение:
1) Копия договора
2) Копия Заказ-Спецификации.
"__"_______________ г. ___________