2.1. Арендодатель обязуется:

2.1.1. Оплачивать расходы по содержанию Автомобиля, его страхованию, в том числе в соответствии с правилами ОСАГО, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включая приобретение горюче-смазочных материалов (бензина и т. д.).

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с пп. 4.1, 4.2 Договора.

2.2.2. Своими силами осуществлять:
- управление Автомобилем;
- его коммерческую и техническую эксплуатацию.

2.2.3. Поддерживать Автомобиль в рабочем состоянии.Арендатор по закону обязан проводить текущий и капитальный ремонт арендованного авто, поэтому об этом можно не писать в договор ест. 644 ГК РФ

А вот если вы готовы взять на себя еще и расходы на эксплуатацию автомобиля, то обязанности сторон могут выглядеть так.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендодатель обязуется:

2.1.1. Передавать Арендатору не позднее 4-го числа месяца, следующего за месяцем использования Автомобиля, документы, подтверждающие расходы, которые обязан оплачивать Арендатор в соответствии с п. 2.2.4 настоящего Договора.

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.4. Оплачивать расходы, связанные с эксплуатацией Автомобиля для нужд Арендатора:
- на горюче-смазочные материалы и другие расходуемые материалы и принадлежности;
- на мойку Автомобиля и химчистку его салона;
- на платную парковку Автомобиля;
- на страхование, в том числе в соответствии с правилами ОСАГО. Во избежание споров с налоговиками по учету расходов в прибыли лучше в договоре подробнее указывать, какие именно расходы по эксплуатации и страхованию берет на себя ваша компания

В зависимости от распределения расходов на эксплуатацию автомобиля в договоре аренды по-разному будет оформлен порядок расчетов.

Так, если в договоре прописано, что арендодатель сам оплачивает расходы на содержание авто, то работодатель-арендатор будет выплачивать работнику только арендную плату. Никакие документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию автомобиля, от работника вам не понадобятся.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 50 000 (пятьдесят тысяч) руб. в месяц.

4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.

А вот если расходы на арендаторе, то можно предусмотреть такой порядок расчетов.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц.

4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль и сумму расходов, потраченную Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля,Можно договориться:
<или>
<или> ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления денег на личный банковский счет Арендодателя.

Или записать так.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем состоит:
- из постоянной части в размере 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц;
- из переменной части в размере суммы, потраченной Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля.

4.2. Арендатор обязан вносить постоянную часть арендной платы за Автомобиль ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.

4.3. Переменную часть арендной платы Арендатор обязан выплачивать вместе с выплатой зарплаты за месяц, в котором использовался автомобиль.Можно договориться:
<или> о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
<или> о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца - об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника

Если арендуем авто с водителем

В таком случае работник должен передать машину, сам управлять ею и обслуживать еест. 632 ГК РФ .

Договор № 14
аренды транспортного средства с экипажем

г. Москва

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с п. 4.1 Договора.

2.2.2. Нести расходы по страхованию Автомобиля.По закону страховать автомобиль должен арендодател ьст. 637 ГК РФ . Но договором можно предусмотреть эту обязанность за арендатором

4. Порядок расчетов

4.1. Плата за пользование Автомобилем составляет
20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц и складывается:
- из арендной платы за пользование Автомобилем - 15 000 руб.;
- из вознаграждения за услуги по управлению Автомобилем - 5000 руб.Платежи по договору аренды с экипажем лучше разбить на две составляющие. Иначе проверяющие из фондов посчитают, что со всей суммы арендной платы по договору аренды с экипажем нужно удержать страховые взносы как с вознаграждения за услуги водител ястатьи 634 , 636 ГК РФ ; Постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012

Акт приема-передачи автомобиля

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Владея транспортом даже по договору аренды, организация должна становиться на учет в Росприроднадзоре и вносить плату за загрязнени еПисьмо Росприроднадзора от 05.10.2010 № СМ-06-01-31/7167 .

При получении автомобиля по договору аренды (с экипажем или без экипажа) нужно составить и подписать с работником акт приема-передачи. Законодательством его форма не установлена, поэтому разработайте ее самостоятельно. Нужно проверить, чтобы в акте были перечислены и совпадали с указанными в договоре аренды основные технические характеристики передаваемого автомобиля, по которым его можно безошибочно опознать (марка и модель, регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)).

В акте можно также описать техническое и внешнее состояние передаваемого работником автомобиля. К примеру, так.

3. Транспортное средство осмотрено Арендатором. Техническое состояние удовлетворительное, транспортное средство технически исправно.
Внешнее состояние:
- имеется неглубокая царапина длиной 10 см на передней дверце со стороны пассажира;
- на переднем бампере автомобиля есть незначительные потертости.
Иных видимых повреждений нет.Обычно такое описание делается для того, чтобы впоследствии арендодатель не мог потребовать с компании возмещения за дефекты, которые имелись на его автомобиле до передачи машины в ваше пользование

4. Показания одометра при передаче транспортного средства: 42 524 км.

5. Топливо в баке: бензин АИ 95 в количестве 28 л.

«Маршрутные» документы

Из таких документов видны регулярность использования автомобиля, маршрут движения и время его использования. Поэтому с их помощью вы можете подтвердить:

• факт использования арендованной машины в деятельности компании;
• расходы на ГСМ.

Если у вас не транспортная компания, то вы можете попросить работников, пользующихся арендованными авто, заполнять путевые листы по «вашей» неунифицированной форме. Они могут содержать информацию как за 1 день, так и за неделю или за меся цПисьмо Минфина от 30.11.2012 № 03-03-07/51 .

Во избежание споров с проверяющими из ПФР и ФСС следите за тем, чтобы работники полноценно заполняли путевые листы. Напомним, что фонды пытаются рассматривать любые выплаты по договорам аренды транспорта как скрытую форму оплаты труда их собственников, на которую нужно начислять страховые взнос ыПостановление ФАС УО от 26.09.2013 № Ф09-9857/13 . А суды могут встать на сторону проверяющих, доначислить взносы и оштрафовать за занижение базы по ним, если у вас, например, нет путевых листов или в них записана ложная информаци я.

Еще для подтверждения служебного маршрута можно составлять справку или отчет о движении автотранспорта по сведениям GPS-навигатор аПисьмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 . В этом документе указывайте характеристики автомобиля, время начала и окончания движения, время стоянки, пробег в километрах.

«Расходные» документы

Если по договору вы обязаны оплачивать работнику расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, то, помимо «маршрутных» документо вПисьма Минфина от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763 , от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118 , вам понадобятся документы, подтверждающие все расходы. Например, чеки на покупку ГСМ или омывающей жидкости, на оплату мойки, парковки или страховки автомобиля.

Если вы договорились с работником, что его расходы на эксплуатацию сданного в аренду авто будут оплачиваться из выданных ему авансом в подотчет денег, то в учете вы проведете это так:

Если же вы договорились, что работник сначала тратит на эксплуатацию машины свои деньги, а вы по итогам месяца их ему возмещаете, то в бухучете вы:

• сначала примете к учету затраты на эксплуатацию автомобиля (Дт счета 10 «Материалы» – Кт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);
• затем выдадите работнику деньги из кассы или перечислите их на его счет (Дт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кт счета 50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)).

Кадровые документы

С их помощью можно, в частности, урегулировать, кто и для каких целей использует арендованный автомобиль. К примеру, это может быть приказ руководителя компании такого содержания.

ООО «Темный лес»

ПРИКАЗ № 8

г. Москва

О закреплении арендованного автомобиля

В связи с необходимостью обеспечить сохранность и целевое использование арендованного автомобиля в деятельности ООО «Темный лес»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить руководителя отдела снабжения Белкина А.С. ответственным за содержание и эксплуатацию арендованного легкового автомобиляФонды видят в выплатах по договорам аренды авто скрытую форму оплаты труда арендодателя, с которой нужно уплатить страховые взносы. И суды могут поддержать инспекторов из фондов, если в компании, в частности, не назначен работник, который должен ездить на арендованном автомобил еПостановление АС УО от 09.07.2015 № Ф09-3788/15 . Поэтому лучше не полениться сделать лишний приказ, чтобы не спорить с фондами, хотя обязанности издавать подобные документы законодательством не предусмотрено марки Volkswagen Golf, регистрационный знак - А 341 АМ 67 rus, идентификационный номер (VIN) - WVWZZZ2KZ2W044335.

2. Поручить руководителю отдела снабжения Белкину А.С.:
- оформлять документы, связанные с содержанием и эксплуатацией закрепленного за ним легкового автомобиля;
- передавать указанные документы в бухгалтерию не позднее 3-го числа месяца, следующего за расчетным.

Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника. Оформление путевых листов при аренде автомобиля у сотрудника для осуществления служебных поездок.

Вопрос: Дополнение к вопросу № 1078737 от 18.07.2017 г. Как правильно заполнить путевой лист в таком случае? Поездки осуществляются, в основном, в пределах города. Автопарка у нас нет, поэтому таких должностей, как медицинский работник и контролер технического состояния автотранспортных средств на предприятии нет.

Ответ: При аренде автомобиля у сотрудника для осуществления на нем служебных поездок также в обязательном порядке необходимо оформлять путевые листы. В путевом листе в обязательном порядке должна быть указана информация о показаниях спидометра на момент выезда и возвращения, информация о пройденном маршруте. К путевому листу прикладываются расходные документы (чеки, квитанции), подтверждающие расход на ГСМ, Подробный порядок заполнения путевого листа приведен ниже в рекомендации.

Также в путевом листе в обязательном порядке должны стоять отметки о прохождении водителем медосмотра и о проведении техосмотра автомобиля перед выездом. Если в самой организации не организовано проведение медосмотра и техосмотра, то за данными услугами возможно обратиться в стороннюю специализированную организацию.

При отсутствии путевых листов, либо при некорректно заполненных путевых листах (отсутствие медосмотра, техосмотра), возможны следующие последствия:

При проведении проверки на дороге органы ГИБДД остановят транспорт и могут не допустить его к дальнейшему передвижению (так как транспорт специализированный, перевозятся грузы) и затем оштрафуют организацию;

Расходы по данному транспорту (сумму компенсации, цену аренды, затраты на ГСМ и пр.) организация не сможет учесть в составе налоговых расходов;

Со стоимости ГСМ, которые организация оплачивала водителю без документального подтверждения, могут доначислить НДФЛ как на доходы сотрудника в натуральной форме по ГСМ, приобретенным организацией, и использованным сотрудником в личных целях (так как без путевых листов служебный характер поездок доказан не будет).

Обоснование

Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства , но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена Трудового кодекса РФ.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

• не удерживать НДФЛ с суммы компенсации ;
• учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и при расчете единого налога на упрощенке .

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406 , от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 , УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447 . Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

• подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
• свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
• обосновывающие расчет суммы компенсации;
• подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011 , Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694 , Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Организация может использовать:

• унифицированные формы;
• самостоятельно разработанные путевые листы . Например: упрощенная форма путевого листа легкового автомобиля , путевой лист грузового автомобиля с повременной или сдельной оплатой.

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице . Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 . При этом они не являются обязательными к применению .

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом .

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра - запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Даты и время предрейсового контроля автомобиля проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О.

Это предусмотрено пунктами , , и Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 № 835н , пунктами , Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152 .

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. .

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют .

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов - для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 № ВАС-16222/08 , постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 № А32-24509/2007 , от 27 августа 2008 № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 № ВАС-11880/13 , постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 № Ф09-946/09-С5 , Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 № А46-11958/2009).

Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника

Кто проводит медосмотры

Организовать проведение медосмотров сотрудников обязан работодатель, заключив соответствующий договор с медицинским учреждением (п. 6 Порядка, утвержденного ). При этом медучреждение должно иметь лицензию на медицинскую деятельность ().

Также работодатель может проводить медосмотры (например, предрейсовые) в собственном медпункте при условии, что медпункт имеет лицензию на медицинскую деятельность и право на проведение предварительных и периодических медосмотров (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ , Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н).

Ситуация: должна ли организация при проведении медосмотров (в т. ч. предрейсовых) в собственном медпункте получать лицензию на этот вид деятельности. Проведение медосмотров не является основной деятельностью организации

Да, должна.

Медицинская деятельность является лицензируемой (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ). Медосмотры (в т. ч. предрейсовые) относятся к услугам медицинской деятельности, подлежащим лицензированию (перечень к Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2012 г. № 291). Никаких исключений для медицинской деятельности для собственных нужд законодательство о лицензировании не предусматривает. Поэтому при проведении медосмотров (в т. ч. предрейсовых) в собственном медпункте необходимо получить лицензию на данный вид деятельности.

О необходимости получать лицензию для проведения медосмотров указано и в пункте 8 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н .

Ситуация: вправе ли сотрудник организации (например, бухгалтер), имеющий диплом о медицинском образовании, проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей. Организация не имеет собственного медпункта

Нет, не вправе.

Организации всех форм собственности и предприниматели, имеющие автомобильный транспорт, обязаны организовать проведение обязательных предрейсовых медосмотров водителей (п. 1 ст. 20 , Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Организовать проведение обязательного медосмотра организация может либо в собственном медпункте, либо по договору с медицинским учреждением. Медицинское учреждение, с которым заключен договор на проведение медосмотров, должно иметь лицензию на этот вид деятельности (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ).

Если организация самостоятельно проводит предрейсовый медосмотр, необходимо, чтобы это делали только медицинские работники при проведении медосмотра самостоятельно.

Правильный путевой лист оправдает расходы на ГСМ и зарплату водителя

Из этой статьи вы узнаете:
— как изменился состав реквизитов путевого листа;
— какие реквизиты нужны обязательно;
— можно ли работать по путевым листам старого образца;
— как исправить ошибку в путевом листе?

Минтранс России изменил состав реквизитов путевого листа (приказ от 18.01.2017 № 17). Печать компании больше не нужна, а вот отметка о техконтроле стала обязательной.

Проверьте форму путевки. Если в бланке нет отметки о техконтроле, вы не вправе использовать путевой лист. Он не отвечает новым требованиям.

ОБРАЗЕЦ ОТМЕТКИ О ПРЕДРЕЙСОВОМ ТЕХНИЧЕСКОМ ОСМОТРЕ

Предрейсовый техосмотр должен проводить специалист, аттестованный в транспортной инспекции (п. 14.3 приказа Минтранса России от 28.09.2015 № 287). Это может быть механик или мастер. Если в штате нет такой должности, проводите техосмотр в стороннем сертифицированном техцентре. Его специалист проставит отметку о техосмотре на путевом листе.

Если с машиной все в порядке, в путевке контролер запишет или поставит штамп «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» либо «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен», распишется и укажет фамилию (образец 1 ниже).

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в

получен
гонорар 39%

Добрый день.

Выписывать путевые листы должно лицо в чьем фактическом обладании находится транспортное средство - в Вашем случае арендатор.

Так согласно ст. 6 ФЗ от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»

1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.
2. Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Т.е. выписанный путевой лист предоставляет возможность осуществления соответствующих видов перевозок, связан с учетом топлива и не привязан к уплате налогов.

В свою очередь в

Приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152

«Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»

отмечается, что

3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства ;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;

2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

Общаться в чате

юрист, г. Саратов

0 0

Общаться в чате

Бесплатная оценка вашей ситуации

юрист, г. Саратов

1 0

получен
гонорар 39%

Здравствуйте. Считаю что заполнять всё равно должны. Путевой лист заполняется по общему правилу арендодателем. Либо устанавливается договором эта обязанность.

Инструкция Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983
(ред. от 28.11.1997)
«О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом»

14. Основным первичным документом учета работы грузового автомобиля является путевой лист.
Путевой лист является документом строгой отчетности, изготавливается типографским способом с учетной серией и типографским номером.
Формы путевого листа для грузового автомобиля и порядок их заполнения устанавливаются согласно приложениям N 4, 5, 6, 7.
15. Все государственные, кооперативные и общественные предприятия, организации и учреждения, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы.
Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается.

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»

Путевой лист грузового автомобиля
(форма N 4-п)






В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельца автотранспорта и заказчики.
Путевые листы по формам N 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.
Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.
Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

получен
гонорар 23%

Здравствуйте, Лариса!

кто должен выписывать путевые листы? Арендатор или Арендодатель?

Выписывать путевые листы должен тот, кто фактически эксплуатирует машину. В вашем случае есть договор аренды, на основании которого вы используете машину. Следовательно, путевые листы должны составляться вами - арендатором.

Если Арендатор, то обязан ли он их вообще заполнять, ведь он на ЕНВД и учёт расходов не ведёт, расчёты с Арендодателем производятся на основании актов выполненных работ.

А вот вопрос о том, должны ли вообще составляться путевые листы достаточно сложен. С одной стороны вы, применяя ЕНВД, действительно, не имеете необходимости подтверждать расходы. Вы также освобождены от обязанности вести бухгалтерский учет и соблюдать требования бухгалтерского законодательства относительно составления первичных учетных документов.

Но с другой стороны путевой лист составляется не только чтобы подтвердить расход, а, например, для правильного расчета с водителем по заработной плате и по потраченным им деньгам на гсм. Кроме того, путевые листы также используются в спорах с налоговыми органами об обоснованности применения ЕНВД и т.д.

Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.
Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.
Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику.
К счету прилагают соответствующий отрывной талон.
Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.

В данной статье мы рассмотрим вопрос, нужен ли путевой лист для арендованного автомобиля. Далеко не всегда компании, занимающиеся перевозкой грузов или пассажиров, а также организации, которые предоставляют своим сотрудникам служебный транспорт, имеют собственный автопарк. Зачастую предприниматели используют привлеченный транспорт. Как быть в такой ситуации, расскажет наш материал.

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист является первичным бухгалтерским документом и необходим для бухгалтерской отчетности в части подтверждения расходов на топливо, учета отработанных водителем часов, начисления амортизации машин по пробегу и времени использования. А также для подтверждения по запросу сотрудника ДПС, что водитель в данный момент едет не по частным делам, а находится при исполнении трудовых обязанностей.

За отсутствие такого документа предусмотрен в размере 500 рублей или предупреждение инспектора (ст. 12.3 КоАП РФ).

Путевые листы обычно выписывают или специальные сотрудники отдела логистики (диспетчеры), или сотрудники отдела бухгалтерии. Бланки путевых листов существуют для каждого вида транспорта в зависимости от габарита и функции и продаются в канцелярских магазинах. Можно также установить специализированную программу, которая предназначена для отслеживания движения и печати бланков путевых листов.

Если автомобиль арендован

Самые распространенные варианты замены собственному транспорту:

• Покупка готовой услуги по перевозке.
• Аренда машины с выполнением работ своими силами.
• Аренда машины с экипажем для выполнения работ.

Представим ситуацию, что у вас нет своих машин и вы берете автомобиль или автотехнику в аренду. Кто при этом оплачивает расходы на ГСМ? Вы сами. Нужно ли учитывать трудочасы водителя на арендованном авто? Несомненно. На ком лежит ответственность, если водитель не сможет представить сотруднику ГИБДД путевой лист? На компании, которая использует в данный момент автомобиль. Соответственно, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль? Очевидно, да.

При аренде автомобиля все равно потребуется оформление путевых листов для подтверждения трудочасов водителя и затраченного топлива.

Теперь рассмотрим ситуацию, когда вы арендуете автомобиль с экипажем. В этом случае, тем не менее, опять же возникает необходимость затрат на топливо и расходные материалы для машины. Учесть и списать их нет другого способа, кроме как составить путевой лист. Доказать при необходимости, что водитель находится за рулем по служебным делам, можно тоже только с помощью этого документа.

Основное отличие от предыдущего варианта – в этой ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производятся силами компании-арендодателя, поскольку у вас нет с ними трудовых отношений. Каким образом будет производиться этот учет, обычно подробно прописывается в договоре. Возможно, арендодатель потребует копии путевых листов или будет снимать показания спутниковых систем слежения.

Данные принципы взаимодействия применимы вне зависимости от того, идет ли речь об аренде грузового автомобиля или легкового. Возможна ситуация, когда работодатель пользуется услугами частного лица (своего сотрудника, например) для передвижения по служебным делам и перевозки на его личном автомобиле.

Есть один небольшой нюанс, если вы арендуете автомобиль с экипажем: в этом случае штамп о предрейсовом и послерейсовом должна ставить компания-арендодатель, так как фактически водитель является не вашим сотрудником. Соответственно, вы не несете ответственность за охрану его труда и здоровья. Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему.

Если компания не оказывает транспортные услуги, то, согласно постановлению ФАС Московского округа от 03.10.13 № А40-78836/12, вести путевые листы она не обязана. Однако, отсутствие путевых листов для подтверждения эксплуатации арендованных автомобилей, не лишает компанию права списывать расходы на основании каких-либо документов.

Проблема заключается в том, что хотя плата за аренду транспортных средств включена в расходы, их эксплуатация не подтверждается путевыми листами. По этой причине инспекторы имеют право говорить о незаконном уменьшении облагаемой прибыли. В своих выводах они руководствуются положениями письма УФНС России по г. Москве от 30.04.08 № 20-12/041966.1.

Чтобы избежать лишних проблем путевые листы лучше заполнять. Если в них имеются ошибки или листы вообще отсутствуют, то для признания расходов придется собрать большую доказательную базу.

Так же, при отсутствии путевых листов, подтверждающих расход ГСМ для нужд компании, существует риск того, налоговая инспекция может попытаться включить стоимость горюче-смазочных материалов в доход того сотрудника, который получил средства на их приобретение.

Обязательное наличие путевых листов определено постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении фор документации в автомобильном транспорте».Уже из названия становиться ясно, что данное постановление предназначено для лиц, оказывающих услуги перевозки, а так же для лиц получающих грузы при помощи автотранспорта. Исключение составляет ситуация, если арендованные автомобили используются в служебных целях для разъездов сотрудников. В этом случае приказ Минтранса России от 18.09.08 № 152, устанавливающий порядок заполнения путевых листов не применим.

В соответствии со ст. 646 ГК РФ при заключении договора аренды автомобиля без экипажа обязанность по оплате расходов на содержание автомобиля, его страхование, и прочие иные расходы, возникшие в связи с его эксплуатацией, возлагаются на арендатора.

Обычно путевые листы используются для проведения расчетов с водителями и определения фактического пробега автотранспорта. В случае же расчета арендной платы пробег автомобиля значения не имеет.

Для подтверждения факта аренды автомобилей, арендатор может предъявить акты об оказании услуг и акты о передаче машин арендодателем. Так же имеет смысл учесть и трудовые договоры, где прописывается факт разъездного характера работы сотрудников и обязательства компании обеспечить их необходимым транспортом.

Вообще, в подобных спорах доказательством могут считаться и другие документы: заявки сотрудников на выделение машины, разъездные ведомости, акты о пробеге транспорта с подробным описанием маршрута и пр.

Отсутствие путевых листов или наличие в них каких-то недочетов не является основанием для отказа в признании затрат на аренду