Если компания не оказывает транспортные услуги, то, согласно постановлению ФАС Московского округа от 03.10.13 № А40-78836/12, вести путевые листы она не обязана. Однако, отсутствие путевых листов для подтверждения эксплуатации арендованных автомобилей, не лишает компанию права списывать расходы на основании каких-либо документов.
Проблема заключается в том, что хотя плата за аренду транспортных средств включена в расходы, их эксплуатация не подтверждается путевыми листами. По этой причине инспекторы имеют право говорить о незаконном уменьшении облагаемой прибыли. В своих выводах они руководствуются положениями письма УФНС России по г. Москве от 30.04.08 № 20-12/041966.1.
Чтобы избежать лишних проблем путевые листы лучше заполнять. Если в них имеются ошибки или листы вообще отсутствуют, то для признания расходов придется собрать большую доказательную базу.
Так же, при отсутствии путевых листов, подтверждающих расход ГСМ для нужд компании, существует риск того, налоговая инспекция может попытаться включить стоимость горюче-смазочных материалов в доход того сотрудника, который получил средства на их приобретение.
Обязательное наличие путевых листов определено постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении фор документации в автомобильном транспорте».Уже из названия становиться ясно, что данное постановление предназначено для лиц, оказывающих услуги перевозки, а так же для лиц получающих грузы при помощи автотранспорта. Исключение составляет ситуация, если арендованные автомобили используются в служебных целях для разъездов сотрудников. В этом случае приказ Минтранса России от 18.09.08 № 152, устанавливающий порядок заполнения путевых листов не применим.
В соответствии со ст. 646 ГК РФ при заключении договора аренды автомобиля без экипажа обязанность по оплате расходов на содержание автомобиля, его страхование, и прочие иные расходы, возникшие в связи с его эксплуатацией, возлагаются на арендатора.
Обычно путевые листы используются для проведения расчетов с водителями и определения фактического пробега автотранспорта. В случае же расчета арендной платы пробег автомобиля значения не имеет.
Для подтверждения факта аренды автомобилей, арендатор может предъявить акты об оказании услуг и акты о передаче машин арендодателем. Так же имеет смысл учесть и трудовые договоры, где прописывается факт разъездного характера работы сотрудников и обязательства компании обеспечить их необходимым транспортом.
Вообще, в подобных спорах доказательством могут считаться и другие документы: заявки сотрудников на выделение машины, разъездные ведомости, акты о пробеге транспорта с подробным описанием маршрута и пр.
Отсутствие путевых листов или наличие в них каких-то недочетов не является основанием для отказа в признании затрат на аренду
Путевой лист является документом, составляемым одновременно как для целей налогообложения в качестве документального подтверждения экономической обоснованности понесенных расходов предприятия на топливо, так и в целях безопасности дорожного движения.
Документами, подтверждающими использование арендованного транспортного средства (ТС) в производственной деятельности организации-арендатора, являются (письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1), в том числе:
- заявки на использование арендованных автомобилей;
- копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения автомобилей и время их эксплуатации.
По общему правилу в соответствии с требованиями пункта 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090, водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и показывать по требованию сотрудников полиции для проверки, в том числе, путевой лист.
Правила и порядок заполнения путевых листов изложены в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
По общему правилу номер путевого листа указывается в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В путевом листе проставляются дата выдачи, печать или штамп юридического лица (индивидуального предпринимателя), владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании (п. 12 приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152, Указания по заполнению и применению формы № 3 спец, предусмотренной Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78).
Таким образом, для Арендатора транспортных средств путевой лист является необходимым документом как для целей налогообложения в качестве подтверждения понесенных расходов на топливо, так и в целях безопасности дорожного движения. Однако Арендатор не имеет права выписывать путевые листы, т. к. транспортные средства зарегистрированы на вашу организацию. Поэтому путевой лист для арендатора выписывает ваша организация.
Обращаем внимание, в связи с вступлением с 01 января 2013 года в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" Минфин России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 разъясняет, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.
Получить подробную информацию о заключении договора аренды транспортного средства без экипажа, а также о налоговых последствиях, возникающих у арендодателя и арендатора можно в справочнике "Договоры: условия, формы, налоги" в справочнике "Юридическая поддержка" в ИС ИТС
По договору аренды транспортного средства без экипажа (в аренду сдаёт свой личный автомобиль директор организации), на автомобиле ездят сам директор по служебной необходимости и сотрудники к клиентам. 1. Обязательно ли заполнять путевой лист на поездк и, или возможно обойтись только Договором аренды, в стоимость арендной платы включить средние ежемесячные расходы на ГСМ и не выписывать путевые листы и оплату ГСМ. 2. Если не возможно, то как выпускать ТС, если в штате нет мед. работника, отметка которого обязательна в путевом листе?
Да, обязательно.
Если заключен договор аренды с экипажем , то договор может содержать условие, о том, что расходы на топливо оплачиваются арендодателем. В этом случае арендатор путевые листы может не составлять.
Однако, если заключен договор аренды без экипажа , то расходы на топливо несет арендатор (ст. 646 ГК РФ). А так как расходы на ГСМ подтверждаются только путевыми листами, то, следовательно, их необходимо оформлять.
Выпуск транспорта без отметки медработника грозит рисками исключения расходов на аренду и топливо из налогооблагаемой базы. Налоговики считают, что путевые листы заполнять нужно, в том числе и на арендованные автомобили. Поскольку именно «путевки» позволят определить, как регулярно используется транспорт, а также выявить маршрут его движения. Что касается подтверждения расходов на ГСМ, то отметки о предрейсовом осмотре относятся к обязательным реквизитам, следовательно, без отметки медработника, путевые листы считаются не надлежаще заполненными.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Справочник. Особенности правового регулирования аренды транспортного средства с экипажем и без экипажа
Если договором не предусмотрено иное.
Ситуация: Когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных за наличный расчет
Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают. Это объясняется тем, что основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ (письма Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161 , от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/117 , п. 1 ст. 252 НК РФ). После того как путевой лист проведен по учету, стоимость израсходованных по нему ГСМ можно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. К путевому листу должны быть приложены чеки АЗС.
При покупке ГСМ за наличный расчет к моменту фактического получения топлива его стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом. Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2 ,подпункта 3 пункта 7 статьи 272, пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.
Однако из этого правила есть одно исключение. Если организация использует метод начисления и расходы на ГСМ признаются прямыми, ГСМ можно учесть только по мере реализации услуг, в себестоимость которых они включены (абз. 6 п. 1 , абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ).
Статья «На арендованные автомобили путевые листы можно не оформлять»
Отсутствие у фирмы путевых листов на арендованные автомобили не лишает ее возможности учитывать расходы на аренду .* Поскольку подтверждением данных затрат являются акты об оказании услуг и другие документы. К такому благоприятному выводу пришли судьи (постановление ФАС Московского округа от 03.10.2013 № А40-78836/12). И несмотря на то что данное разъяснение они адресовали плательщикам налога на прибыль, оно имеет значение и для «упрощенцев». Поскольку компании на УСН также обязаны подтверждать свои расходы документами (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).
В спорном деле рассматривалась следующая ситуация. Компания включила в расходы плату за аренду автомобилей. Но их эксплуатацию не подтвердила путевыми листами. Из-за этого налоговики сняли затраты и обвинили фирму в незаконном завышении своих расходов.
Арбитры доводы контролеров отклонили. И пояснили свою позицию следующим. Путевые листы введены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Из названия этого документа ясно, что оформлять их обязаны фирмы, которые оказывают транспортные услуги по перевозке и отправке грузов.
В данном случае компания не занимается такой деятельностью. А арендованный автомобиль использует в качестве служебного транспорта для разъезда работников. Следовательно, оформлять путевые листы для подтверждения расходов на аренду не обязательно.
Поэтому, несмотря на данное решение суда, не исключено, что налоговики будут настаивать на наличии путевых листов и не принимать без них затраты.
Статья. Нормы списания топлива в налоговом учете
Путевой лист, который является первичным учетным документом, признается основанием для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли. На основании путевых листов, в частности, списываются расходы на ГСМ, поэтому показатели путевого листа должны содержать необходимую информацию о расходе топлива.
Напомним, что среди обязательных реквизитов, утвержденных приказом Минтранса России № 152 , указаны такие как:
- показания одометра при выезде автотранспорта из гаража и при возвращении в него;
- дата и время выезда с постоянной стоянки и возвращения на нее;
- дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.
Все перечисленные показатели имеются в унифицированных формах путевых листов.
Кроме того, в путевом листе налоговые органы обязательно проверяют заполнение данных о маршруте движения и при отсутствии таковых не принимают в расходы стоимость списанного горючего.
О необходимости правильного заполнения путевых листов свидетельствует многочисленная арбитражная практика.
Судьи в большинстве случаев признают, что основанием для учета в расходах стоимости ГСМ является надлежаще оформленный путевой лист.
Также работодатель может проводить медосмотры (например, предрейсовые) в собственном медпункте при условии, что медпункт имеет лицензию на медицинскую деятельность и право на проведение предварительных и периодических медосмотров* (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ , п. 4 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н).
эксперт Колосова Наталья
Организация арендует автомобиль с экипажем (автомобиль со спецоборудованием используется для работы на скважине). Арендатор несет расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ).
Каков порядок оформления путевых листов? Должен ли арендатор выписывать путевые листы на водителей, которые являются сотрудниками арендодателя, а подпись механика на путевом листе, сотрудника арендатора или списание ГСМ будет производиться на основании путевых листов, выписанных арендодателем?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Порядок оформления путевых листов стороны договора должны определить самостоятельно в договоре аренды.
Если стороны договора аренды согласуют, что путевые листы оформляет арендодатель, то арендатору следует иметь их копии в целях подтверждения расходов на приобретение ГСМ.
Обоснование позиции:
По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации ( ГК РФ).
На основании ГК РФ расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, несет арендатор, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем.
В рассматриваемой ситуации договором установлено, что арендатор несет расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ). Соответственно, учет затрат на ГСМ осуществляет арендатор.
В первую очередь, отметим, что с 01.01.2013 (дата вступления в силу от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. С этой даты все формы первичных учетных документов должен определять руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета ( Закона N 402-ФЗ). Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме N 402-ФЗ) (смотрите также Минфина России от 22.03.2017 N 03-03-06/1/16317, от 16.02.2016 N , от 04.02.2015 N , от 27.05.2014 N ).
Например, необходимость оформления путевого листа при перевозке грузов продиктована Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Устав). Поэтому составление его является обязательным.
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Устава).
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, для осуществления, в частности, перевозок грузов автомобильным транспортом. Его обязательные реквизиты и порядок заполнения должны применяться всеми юридическими лицами, эксплуатирующими, в частности, грузовые автомобили (ч. 1 ст. 6 Устава, п.п. 2, 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152, далее - Приказ N 152).
Согласно Приказа N 152 путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
Путевой лист специального автомобиля формы N 3 спец., утвержденной Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 (далее - Постановление N 78), является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю. Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа. При этом в путевом листе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Раздел "Результаты работы автомобиля" заполняется лицами, отвечающими за эту работу.
В раздел "Особые отметки" заносятся сведения об изменении задания, указанного в разделе "Задание водителю", сведения о сопровождающих лицах и т.п.
Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику (смотрите также раздел 7.3 приложения 7 к ФНС России от 21.08.2009 N ШС-22-3/660).
Устав, N 152, N 78 не позволяют определенно распределить бремя обязанности по заполнению путевых листов между арендодателем, являющимся собственником предоставленного в аренду транспортного средства, и арендатором, временно владеющим и пользующимся транспортным средством по договору аренды транспортного средства с экипажем (смотрите также ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.02.2004 N А10-1621/03-16). Из указанных документов следует, что путевые листы необходимы той организации, сотрудники которой фактически осуществляют работы на транспорте или спецтехнике. Путевые листы подтверждают, что техника работала, а не простаивала, в то же время путевые листы являются документальным обоснованием расходов на ГСМ ( Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).
В рассматриваемом случае расходы на ГСМ несет Арендатор. С учетом этого, по нашему мнению, порядок оформления путевых листов стороны договора должны определить в договоре аренды. Поскольку в рассматриваемой ситуации арендодатель является работодателем водителя и, соответственно, несет расходы по выплате заработной платы своему сотруднику, то в данном случае полагаем, что именно арендодателю целесообразно оформлять путевые листы на поездки автомобиля по распоряжению арендатора ( АС Московского округа от 12.05.2017 N Ф05-3596/17 по делу N А41-28801/2016, от 08.07.2016 г. N по делу N А41-47161/2015, АС Северо-Кавказского округа от 28.01.2016 N Ф08-10220/15 по делу N А61-1223/2015, постановления ФАС Уральского округа от 21.12.2010 N Ф09-10614/10-С5 по делу N А76-45677/2009-18-1170/208, ФАС Северо-Западного округа от 18.01.2008 N А56-15033/2007).
Заметим, примерный перечень документов, которые понадобятся организации, арендующей транспортное средство с экипажем, приведен в УФНС по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1, в числе которых указаны копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.
По нашему мнению, если стороны договора аренды согласуют, что путевые листы оформляет арендодатель, то арендатору следует иметь их копии в целях подтверждения расходов на приобретение ГСМ.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Наши арендаторы иногда спрашивают, есть ли необходимость выписывать путевой лист на сотрудников компании? Мы советуем это делать по двум причинам: экономическая выгода и требования ПДД. Рассмотрим вначале вопрос экономической выгоды.
Путевой лист является первичный документом, который необходим арендатору для обоснования расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля. То есть такой документ подтверждает, что арендованный автомобиль использовался именно для рабочих целей. Благодаря чему возможно отнесение затрат на себестоимость по следующим статьям: ГСМ, затраты на мойку автомобиля, парковку, проезд по платным трассам. Если автомобилями компании управляют штатные водители, то у налоговой инспекции не будет оснований сомневаться и в обоснованности затрат компании на фонд заработной платы водителей. Таким образом, ведение путевых листов позволяет сократить налогооблагаемую базу юридического лица.
Однако важно не только правильно заполнять путевые листы. На основании п.17 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов.
Кроме этого, любой руководитель предприятия хочет контролировать затраты компании, и путевой лист идеально подходит для этой задачи. Путевой лист легкового автомобиля (Типовая форма №3, утверждённая постановлением Госкомстата России), содержит полную информацию о поездке: пробег, расход топлива, маршрут, дата и время поездки. Благодаря чему можно в любой момент проверить, было ли целевым использование каждого арендованного автомобиля.
Уточним, что при использовании услуги «аренде автомобилей без экипажа», ООО «СП БИЗНЕС КАР» не выдает путевые листы, на автомобили, предоставляемые в аренду. Путевые листы выдаются организацией-арендатором от своего имени для учета и контроля работы транспортного средства, водителя и подтверждения производственной направленности расходов организации на горюче-смазочные материалы и прочие расходы.
Таким образом, экономия средств компании - это одна из причин вести путевые листы при аренде автомобилей юридическими лицами. Руководство компании самостоятельно принимает решение о целесообразности, оценив трудозатраты на ведение путевых листов и сравнив их с возможной выгодой. Очевидно, выбор в пользу ведения путевых листов выгоден при долгосрочной аренде и/или при аренде нескольких автомобилей одновременно.
С точки зрения оптимизации налогообложения это право, но не обязанность арендатора… Однако есть другая причина вести путевые листы — требование транспортного законодательства, которое в отдельных случаях не оставляет выбора юридическому лицу. Об этом в следующей статье.