Путевой лист является документом, составляемым одновременно как для целей налогообложения в качестве документального подтверждения экономической обоснованности понесенных расходов предприятия на топливо, так и в целях безопасности дорожного движения.
Документами, подтверждающими использование арендованного транспортного средства (ТС) в производственной деятельности организации-арендатора, являются (письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1), в том числе:
- заявки на использование арендованных автомобилей;
- копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения автомобилей и время их эксплуатации.
По общему правилу в соответствии с требованиями пункта 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090, водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и показывать по требованию сотрудников полиции для проверки, в том числе, путевой лист.
Правила и порядок заполнения путевых листов изложены в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
По общему правилу номер путевого листа указывается в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В путевом листе проставляются дата выдачи, печать или штамп юридического лица (индивидуального предпринимателя), владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании (п. 12 приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152, Указания по заполнению и применению формы № 3 спец, предусмотренной Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78).
Таким образом, для Арендатора транспортных средств путевой лист является необходимым документом как для целей налогообложения в качестве подтверждения понесенных расходов на топливо, так и в целях безопасности дорожного движения. Однако Арендатор не имеет права выписывать путевые листы, т. к. транспортные средства зарегистрированы на вашу организацию. Поэтому путевой лист для арендатора выписывает ваша организация.
Обращаем внимание, в связи с вступлением с 01 января 2013 года в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" Минфин России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 разъясняет, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.
Получить подробную информацию о заключении договора аренды транспортного средства без экипажа, а также о налоговых последствиях, возникающих у арендодателя и арендатора можно в справочнике "Договоры: условия, формы, налоги" в справочнике "Юридическая поддержка" в ИС ИТС
…Я исключаю спорные моменты в вашей работе. Теперь вы точно будете знать, как правильно организовать работу в каждом конкретном случае. Еще лучше, просто посмотрите видео ниже и Вы сразу все поймете:- директор ООО «Транспортный консалтинг» Константин Зворыгин
П
риветствую Вас, с вами Константин Зворыгин, директор и основатель компании ООО «Транспортный консалтинг». Поступил актуальный вопрос, который я хотел бы отнести в рубрику «Ключевые моменты». Иногда мне звонят и задают вопрос, который очень сильно волнует собеседника (специалиста). В меру своих возможностей (ограниченных временем), я отвечаю на них. Процитировать вопрос дословно не смогу, но смысл был такой:
…В организации руководство управляет собственными автомобилями, которые передали в аренду собственной организации. Вопрос, надо ли вести путевые листы если они ездят по личным делам, а если надо, то можно ли выписать путевой лист на месяц.
Давайте разберемся в этом ключевом моменте.
Нужен ли Путевой Лист директору или начальнику, если он ездит по своим личным делам и заправляет автомобиль сам.
Есть несколько моментов, которые никак нельзя игнорировать:
служебная цель . В качестве примера можно взять любую организацию: коммерческую, некоммерческую, бюджетную и т.д. Любой объект (движимый, недвижимый) который находится у организации на праве собственности или аренды, рассматривается как объект, который необходим для работы, то есть для служебных дел (целей).Другого понимания, как например служебный автомобиль для личных целей, не предусмотрено. Это просто исключено. Поэтому любое транспортное средство приобретенное или взятое в аренду, будет рассматриваться налоговым органом (любым другим надзорным органом) как объект с помощью которого извлекают прибыль или оно необходимо для работы организации в целом (для служебных дел).
Если авто взят в аренду и сотрудник ездит на нем только по своим делам, то у надзорного органа может возникнуть простой вопрос: а зачем тогда автомобиль взят в аренду, если его эксплуатация происходит не для служебных целей?
У налогового органа сразу возникнет любимое подозрение: наверно уходят от налогов. В других надзорных органах может возникнуть вопрос: не рациональное использование бюджетных средств.
Поэтому любое служебное транспортное средство должно эксплуатироваться для нужд организации (если конечно его не купили с целью перепродажи).
А каким образом можно подтвердить, что автомобиль эксплуатируется для нужд организации? Правильно – Путевой лист . Потому что только в нем вы можете указать маршрут (наименование города, улицы, дома) куда ваш специалист (в нашем случае директор) ездил по служебным делам.
Ну а если авто эксплуатируется по служебным делам, то у автомобиля есть расходы (например, топливо), которые являются неотъемлемой частью эксплуатации автомобиля.
А значит, если служебный автомобиль эксплуатируется для нужд организации, то и расходы должна нести организация, а не сотрудник (директор), который им управляет ;
Срок путевого листа . Законом не запрещено выписывать путевой лист на несколько дней, а точнее не более 30 дней. Но здесь ответ очень простой.В путевом листе автомобиля, которым владеет организация и эксплуатирует его, должны стоять записи четырех мероприятий .
Первое мероприятие — это движение топлива. Километраж, литраж, списание.
Остальные три мероприятия это мероприятия, связанные с обеспечением Безопасности Дорожного Движения. Другими словами, если ваша организация эксплуатирует автомобиль, то включается момент обязательности ведения деятельности по обеспечению БДД.
И эти три мероприятия обязательны для внесения в путевой лист, причем при каждом выпуске служебного автомобиля на линию (в командировку).
Второе мероприятие — это подписи ответственного лица за техническое состояние и эксплуатацию автомобиля. То есть отметка об отсутствии технических неисправностей при выпуске на линию.
Согласно Постановления Минтруда РФ от 12 мая 2003 г. N 28 «Об утверждении Межотраслевых правил по охране труда на автомобильном транспорте» «…п. 2.3.1.7. Работодатель обязан выпускать на линию технически исправные АТС, что подтверждается подписями в путевом листе работника, ответственного за выпуск АТС на линию, и водителя …».
Третье и Четвертое мероприятие вы можете подробно изучить в специальном видео-семинаре «Путевой лист и командировка». Это девятая часть Полного Курса «Как обеспечить БДД без специальных знаний».
В итоге, если вы выдадите путевой лист на 30 дней, то где в путевом листе ежедневно вы будете ставить отметки трех мероприятий, связанных с обеспечением БДД?
В этом случае ваш Путевой Лист превратиться в решето. Поэтому не нужно фокусироваться на том, как упростить себе работу. Надо сфокусироваться на том как выполнить ее на 100%.
Теперь вернемся к вопросу о директоре с путевым листом. Если вы скажете, что водителем является директор и это вас как то смущает, то я вам скажу, что нет такого закона где было бы написано, что если директор выполняет работу по профессии водителя, то есть работу по управлению служебным автомобилем, то он может не выполнять требований законодательства (даже если он арендован у него же).
Не все руководители понимают, что как только автомобиль появляется в зоне действия организации, то тем самым автомобиль попадает в правовое поле, а точнее сказать в поле зрения надзорных органов. И уже не важно, что этим автомобилем управляет директор, и не важно что это его собственный автомобиль, который он же отдал в аренду собственной организации.
Что делать руководителю (директору, генеральному директору, начальнику)? Понятно что директор хочет решить некоторые личные вопросы с помощью организации, но здесь надо просто определиться либо/либо
ВЫВОД:
1. Либо, если руководитель ездит по своим делам и сам заправляется, то не надо отдавать его в аренду. Пусть ездит на здоровье без передачи в аренду.
2. Либо, если руководитель решил отдать в аренду свой автомобиль и сам на нем ездить, то необходимо организовать все мероприятия, (движение топлива, расходы на эксплуатацию, обеспечение БДД). Потому что с договором аренды приходят и требования законодательства по обеспечению БДД.
Вопрос от читательницы Клерк.Ру Светланы Астаниной (г. Москва)
Нужно ли вести путевой лист на арендованный автомобиль у частного лица? Наше предприятие находится на ОСН.
Да, путевой лист на арендованный у физического лица автомобиль для признания расходов в целях исчисления налога на прибыль оформлять необходимо.
В соответствии со ст. 646 ГК РФ при заключении договора аренды автомобиля без экипажа обязанность по оплате расходов на содержание транспортного средства, его страхование, а также иных расходов, возникающих в связи с его эксплуатацией, согласно общему правилу также возлагается на арендатора.
Следовательно, Ваше предприятие имеет право включать эксплуатационные расходы, включая затраты на ГСМ, в состав затрат, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.
В соответствии с нормами гл. 25 НК РФ осуществленные организацией расходы уменьшают налогооблагаемый доход организации, если выполнены требования п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть указанные расходы экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Первичным документом, подтверждающим использование приобретенного бензина, является путевой лист, в котором содержится вся необходимая информация о работе автотранспорта, включая информацию о расходе ГСМ.
Требования к порядку оформления путевых листов содержатся в Приказе Министерства транспорта Российской Федерации «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 г. № 152, который распространяется на лиц (организации и предпринимателей), эксплуатирующих легковые автомобили.
При отсутствии путевых листов существует высокий риск непризнания налоговыми органами в целях налогообложения не только затрат на ГСМ, но и стоимости арендной платы, обслуживания автомобиля, поскольку Вы не сможет подтвердить использование автомобиля в деятельности, приносящей доход (их соответствия критериям ст. 252 НК РФ).
Кроме того, существует риск, что при отсутствии путевых листов, подтверждающих использование автомобиля и, соответственно, расход ГСМ для нужд предприятия, налоговый орган может попытаться включить стоимость ГСМ в доход того работника, который получил деньги на их приобретение из кассы организации (Письмо УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 г. № 28-11/097861).
Получить персональную консультацию Антона Денисова в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить . Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.
Ген. директор ООО «АУДИТ-СТД»,
НП «Аудиторская Ассоциация Содружество»
При аренде автомобиля у сотрудника заключается договор аренды. Отношения сторон при аренде транспортных средств регулируются п. 3 гл. 34 ГК РФ и могут строиться по одному из двух вариантов:
Организации нужен только автомобиль. При этом в штате уже есть водитель, либо сотрудник, для которого арендуют автомобиль. В такой ситуации следует заключать договор аренды автомобиля без экипажа. По нему сотрудник передает организации право использовать его автомобиль, но не оказывает никаких возмездных услуг, связанных с его управлением.
Если аренда автомобиля осуществляется в производственных целях, целесообразно в договоре предусмотреть, все расходы арендатора, связанные с его содержанием (включая ремонт и страхование). Таким
образом, арендатор сможет при наличии правильно оформленных документов выше указанные расходы и расходы по эксплуатации (стоимость бензина, масла и т. п.) учесть при расчете налога на прибыль.
Так, арендная плата списывается по пп. 10 п. 1
ст. 264 НК РФ, стоимость ремонта машины - по п. 2
ст. 260 НК РФ, расходы на ГСМ - по пп. 11 п. 1
ст. 264 НК РФ, сумма страхования - по пп. 1 п. 1 и п. 2
ст. 263 НК РФ.
Но для того, чтобы все перечисленные расходы можно было учесть при расчете налога на прибыль, необходимо выполнить требования ст. 252 НК РФ: затраты должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и понесены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Остановимся подробнее на документальном подтверждении расходов, так как расходы признаются документально подтвержденными, если они оформлены в соответствии с законодательством РФ, то есть по правилам бухгалтерского учета. Согласно ст. 9 ФЗ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» к бухучету принимаются документы, составленные по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. А документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ. Одним из документов, подтверждающих расходы, является путевой лист. Он подтвердит сумму расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ). Формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78. Все реквизиты путевого листа, включая расход бензина исходя из марки топлива, должны быть заполнены правильно. Иначе данные о расходовании ГСМ будут искажены.
Если организация не оказывает транспортных услуг на постоянной основе, в ее штате нет должности водителя и сотрудники используют автомобили согласно должностным инструкциям в служебных целя - в этом случае можно разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на ГСМ. В нем должны быть все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ. Главное, зафиксировать форму такого документа в учетной политике. Путевой лист можно составлять один раз в месяц, если такая периодичность позволит организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ.
Таким образом, затраты на техническое обслуживание арендованного у сотрудника автомобиля, текущий ремонт, а также затраты на приобретение ГСМ исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода ГСМ в производственных целях и стоимости его приобретения) могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.
Стоимость аренды автомобиля у физического лица без НДС, так как гражданин не является плательщиком этого налога. Следовательно, вопрос о возмещении НДС отпадает сам собой.
Арендатор, являясь налоговым агентом, обязан исчислить, удержать у сотрудника и уплатить в бюджет налог на доходы физических лиц:
- по ставке 13% - для резидентов (если сотрудник находится в России более 183 календарных дней в течение 12 последних месяцев). При этом он имеет право на стандартные налоговые вычеты;
- по ставке 30% - для нерезидентов.
Удержанный с дохода НДФЛ уплачивается в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня её перечисления на счёт работника.
Не относятся к объекту налогообложения выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав). К таким договорам относятся договоры аренды имущества, в том числе договоры аренды транспортного средства без экипажа. Поэтому арендная плата, причитающаяся сотруднику за аренду имущества, в том числе транспортного средства без экипажа, не облагается страховыми взносами. Она также не облагается взносами на обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (ст. 5 Федерального закона от 24 июля 1998 года № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Если компания не оказывает транспортные услуги, то, согласно постановлению ФАС Московского округа от 03.10.13 № А40-78836/12, вести путевые листы она не обязана. Однако, отсутствие путевых листов для подтверждения эксплуатации арендованных автомобилей, не лишает компанию права списывать расходы на основании каких-либо документов.
Проблема заключается в том, что хотя плата за аренду транспортных средств включена в расходы, их эксплуатация не подтверждается путевыми листами. По этой причине инспекторы имеют право говорить о незаконном уменьшении облагаемой прибыли. В своих выводах они руководствуются положениями письма УФНС России по г. Москве от 30.04.08 № 20-12/041966.1.
Чтобы избежать лишних проблем путевые листы лучше заполнять. Если в них имеются ошибки или листы вообще отсутствуют, то для признания расходов придется собрать большую доказательную базу.
Так же, при отсутствии путевых листов, подтверждающих расход ГСМ для нужд компании, существует риск того, налоговая инспекция может попытаться включить стоимость горюче-смазочных материалов в доход того сотрудника, который получил средства на их приобретение.
Обязательное наличие путевых листов определено постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении фор документации в автомобильном транспорте».Уже из названия становиться ясно, что данное постановление предназначено для лиц, оказывающих услуги перевозки, а так же для лиц получающих грузы при помощи автотранспорта. Исключение составляет ситуация, если арендованные автомобили используются в служебных целях для разъездов сотрудников. В этом случае приказ Минтранса России от 18.09.08 № 152, устанавливающий порядок заполнения путевых листов не применим.
В соответствии со ст. 646 ГК РФ при заключении договора аренды автомобиля без экипажа обязанность по оплате расходов на содержание автомобиля, его страхование, и прочие иные расходы, возникшие в связи с его эксплуатацией, возлагаются на арендатора.
Обычно путевые листы используются для проведения расчетов с водителями и определения фактического пробега автотранспорта. В случае же расчета арендной платы пробег автомобиля значения не имеет.
Для подтверждения факта аренды автомобилей, арендатор может предъявить акты об оказании услуг и акты о передаче машин арендодателем. Так же имеет смысл учесть и трудовые договоры, где прописывается факт разъездного характера работы сотрудников и обязательства компании обеспечить их необходимым транспортом.
Вообще, в подобных спорах доказательством могут считаться и другие документы: заявки сотрудников на выделение машины, разъездные ведомости, акты о пробеге транспорта с подробным описанием маршрута и пр.
Отсутствие путевых листов или наличие в них каких-то недочетов не является основанием для отказа в признании затрат на аренду