1. Бухгалтерский учет
Определение представительских расходов можно найти в Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 г. № 26н. Оно звучит так: «Представительские расходы, связанные с деятельностью организации, – это расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации».
К представительским расходам Минфин относил следующие затраты.
1. Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников).
2. Транспортное обеспечение участников приема.
3. Посещение культурно-зрелищных мероприятий.
4. Буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы.
5. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Если организация командирует своего сотрудника для переговоров в другую организацию, то расходы на осуществление такой встречи не могут считаться представительскими. Ведь представительские расходы – это затраты принимающей стороны, а в данном случае принимающей стороной является организация-партнер.
В бухгалтерском учете не установлено никаких ограничений по видам и размерам представительских расходов. Они включаются в состав расходов по обычным видам деятельности и признаются в том отчетном периоде, в котором возникли, независимо от времени фактической оплаты.
Основное требование – затраты на прием и обслуживание представителей других организаций должны быть связаны с установлением или поддержанием взаимовыгодного сотрудничества. А расходы на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета или ревизионной комиссии, – с работой этих органов организации. Представительские расходы, понесенные организацией, в полном объеме отражаются на счетах учета затрат.
Представительские расходы могут быть учтены в составе расходов по обычным видам деятельности предприятия (п. 5–8 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 33). В этом случае представительские расходы являются текущими и учитываются на счетах 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции со счетами:
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
71 «Расчеты с подотчетными лицами»
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
В некоторых случаях представительские расходы могут быть отнесены на капитальные вложения, если они связаны с капитальным строительством, модернизацией, реконструкцией, приобретением основных средств или нематериальных активов. В этом случае они будут отражаться по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» и включаться в первоначальную стоимость основных средств или нематериальных активов.
Или же представительские расходы могут быть включены в состав прочих расходов, если они связаны с продажей основных средств, нематериальных активов или ценных бумаг. В этом случае сумма указанных расходов будет списана в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы».
Если для проведения представительского мероприятия приобретаются материально-производственные запасы (продукты), то сначала их следует отразить на счете 10 «Материалы» или на счете 15 «Заготовление и приобретение МПЗ» в зависимости от выбранной учетной политики. По мере использования приобретенных ценностей их стоимость списывается со счета 10 на счет учета затрат (26 или 44).
Пример
В ноябре 2007 года ООО «Шанхай» осуществило расходы, которые были связаны со следующими мероприятиями:
- официальные обеды в ресторане по месту нахождения ООО «Шанхай», а также по месту нахождения деловых партнеров организации;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- транспортное обслуживание делегаций;
- посещение театра и концертного зала.
Для организации встречи по месту нахождения ООО «Шанхай» была привлечена специализированная организация. Ей было перечислено по безналичному расчету 8 142 руб., в том числе НДС – 1 242 руб.
Для участия в переговорах по месту нахождения контрагентов были командированы сотрудники ООО «Шанхай». На командировочные расходы им было выдано 4 200 руб. Согласно авансовому отчету, который представили сотрудники ООО «Шанхай» после возвращения из командировки, расходы на поездку составили 4 123 руб.
На приобретение продуктов и напитков в целях проведения буфетного обслуживания из кассы организации было выдано подотчетному лицу 1 000 руб. На основании авансового отчета продукты и напитки оприходованы в качестве МПЗ.
Транспортное обслуживание гостей было поручено специализированной организации, стоимость услуг которой составила 1298 руб., в том числе НДС – 198 руб.
На приобретение билетов в театр и концертный зал было израсходовано 2 300 руб., которые были выданы подотчетному лицу из кассы организации.
В бухгалтерском учете ООО «Шанхай» были сделаны следующие записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– 7 500 руб. (1 000 + 4 200 + 2 300) – из кассы выданы деньги на приобретение продуктов и напитков для буфетного обслуживания, на командировочные расходы и для приобретения билетов в театр и концертный зал;
ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»
КРЕДИТ 51
– 9 440 руб. (8 142 + 1 298) – перечислена предоплата на организацию деловой встречи и на транспортное обслуживание делегации;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
– 1 000 руб. – оприходованы напитки и продукты, приобретенные для буфетного обслуживания гостей;
ДЕБЕТ 50 субсчет 3 «Денежные документы» КРЕДИТ 71
– 2 300 руб. – отражена стоимость билетов в театр и концертный зал, приобретенных через подотчетное лицо;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
– 4 123 руб. – на основании авансового отчета отражены командировочные расходы.
Обратите внимание! В том случае, когда деловую встречу организуют партнеры организации, командировочные расходы, связанные с этой поездкой, не включаются в состав командировочных расходов.
На основании Акта о списании представительских расходов на официальный прием представителей в бухгалтерском учете организации были сделаны следующие записи:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
– 8 000 руб. (9 440 – 1 242 – 198) – отражены расходы на организацию деловой встречи и транспортное обслуживание членов делегации;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 1 440 руб. (1 242 + 198) – на основании полученных счетов-фактур выделена сумма «входного» НДС по расходам на организацию деловой встречи и на транспортное обслуживание;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
– 1 000 руб. – списана стоимость продуктов питания и напитков, использованных в ходе деловой встречи;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 50 субсчет 3 «Денежные документы»
– 2 300 руб. – использованы билеты в театр и концертный зал, приобретенные для участников деловой встречи.
Таким образом, общая сумма представительских расходов составила 11 300 руб. (8 000 + 1 000 + 2 300):
ДЕБЕТ 90 КРЕДИТ 44
– 11 300 руб. – на сумму представительских расходов уменьшены доходы по обычным видам деятельности текущего периода.
2. Налоговый учет
Состав представительских расходов и порядок их признания в целях налогообложения отличается от состава представительских расходов и порядка их признания в бухгалтерском учете.
Определение и состав представительских расходов
Согласно Налоговому кодексу РФ представительские расходы делятся на две группы. Первые из них связаны с приемом (обслуживанием) представителей других организаций, прибывших на переговоры. А вторая группа – с приемом (обслуживанием) членов руководящего органа организации, прибывших на его заседание.
В состав представительских расходов включаются 4 вида затрат предприятия (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
1. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для этих лиц, а также для официальных лиц принимающей организации, которые участвуют в приеме.
По мнению налоговиков, в состав расходов на проведение официального приема включаются только те расходы, которые непосредственно связаны с организацией питания. Следовательно, все остальные расходы не учитываются в составе представительских расходов. Речь в данном случае идет о следующих расходах:
- на аренду помещения;
- на его оформление и украшение;
- на оборудование стендов, проекторов и т.д.
2. Расходы на транспортное обслуживание – доставка гостей к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно.
Если гости будут встречены в аэропорту и на вокзале, а затем доставлены в гостиницу, то расходы на такси нельзя отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Ведь в главе 25 Налогового кодекса РФ четко сказано о транспортировке «к месту проведения представительского мероприятия и обратно».
Пример
ОАО «Кентавр» провело заседание совета директоров, часть участников которого прибыла из других городов на самолете. Организация оплатила им билеты туда!обратно. Бухгалтер учел эти суммы в качестве представительских расходов. Однако налоговый инспектор при проверке указал на то, что представительскими будут только расходы на доставку членов совета директоров из аэропорта до зала заседания и обратно, а авиабилеты по этой статье учесть нельзя.
В то же время такая ошибка для организации не повлечет никаких неблагоприятных последствий. Дело в том, что исключение расходов на перелет из состава представительских расходов вовсе не означает, что их вообще нельзя учесть при расчете налога на прибыль.
Общим собранием акционеров может быть установлена компенсация членам совета директоров расходов, которые связаны с выполнением их обязанностей по руководству ОАО. Следовательно, если общее собрание приняло такое решение, то организация имеет право оплатить перелет. Причем указанные расходы будут абсолютно оправданны.
Таким образом, при наличии документов данные расходы будут полностью соответствовать критериям статьи 252 Налогового кодекса РФ и могут уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль. А провести их можно, к примеру, по подпункту 18 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ в качестве расходов на управление организацией или по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ в качестве «других расходов».
3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.
4. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате принимающей организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Указанные расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Но только в том случае, если приглашение гостей напрямую связано с деятельностью организации и способствует увеличению ее будущих доходов.
Обратите внимание! Для целей налогообложения прибыли состав представительских расходов является закрытым. Это значит, что при расчете налога на прибыль не учитываются расходы принимающей стороны:
- на оплату услуг по оформлению виз, проезда железнодорожным или авиационным транспортом представителей другой организации или совета директоров;
- оплата их проживания во время проведения переговоров или заседания совета директоров в гостиницах или в арендованных квартирах.
- на организацию развлечения, отдыха, профилактики и лечения заболеваний;
- на приобретение цветов, подарков и сувениров для участников приема;
- на обслуживание участников, которые прибыли на заседание ревизионной комиссии;
- на проведение мероприятий по празднованию памятных дат, имеющих отношение как к предприятию, так и к его сотрудникам;
- на проведение корпоративных вечеринок.
Дополнительные расходы по организации банкета (расходы на аренду помещения, на покупку цветов для участников, на оформление помещения) нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Зато можно несколько иначе оформить документально и включить в состав расходов.
Например, можно поручить организацию приема специализированной фирме. При этом необходимо достичь договоренности о том, что арендная плата, стоимость цветов и подарков будет распределена между стоимостью банкетных блюд и напитков. В этом случае никаких претензий со стороны налоговых органов не будет.
Нередко бухгалтер относит к представительским расходам затраты на чай, кофе, коньяк, приобретенные для руководителя и сотрудников организации. При этом главным аргументом для него является тот факт, что эти продукты используются не только работниками предприятия, но и для угощения представителей других организаций.
Учтите, что подобные расходы не указаны в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. А следовательно, не могут быть учтены при расчете налога на прибыль.
Расходы на алкогольную продукцию
Что касается алкогольных напитков, то Налоговое законодательство РФ конкретно не говорит, что расходы на приобретение алкоголя можно отнести к представительским расходам. Но вместе с тем и не запрещает это делать.
В принципе, Налоговый кодекс не уточняет, что понимать под расходами на завтрак, обед, ужин или буфетное обслуживание. В то же время бесспорным является утверждение, что в ходе этих мероприятий употребляются пищевые продукты.
Согласно Общероссийскому классификатору продукции ОК 005-93, который утвержден постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 301, к продукции пищевой промышленности (класс 91 0000) относятся также:
- продукция винодельческой промышленности (подкласс 91 7000);
- продукция ликероводочной, спиртовой, пивоваренной промышленности (подкласс 91 8000).
Специалисты МНС РФ придерживаются иной позиции (письмо МНС от 15 декабря 2003 г. № 02-5-10/127). Они считают, что расходы организации на алкогольную и табачную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, которые учитываются в целях налогообложения прибыли. Но только в тех размерах, которые предусмотрены обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров.
Аналогичной позиции придерживается и Минфин РФ (письмо Минфина от 9 июня 2004 г. № 03-02-05/1/49). Следовательно, если налоговики на местах будут требовать исключить расходы на приобретение спиртных напитков из состава представительских расходов в целях налогообложения, то такие требования можно смело игнорировать. Ведь сейчас именно Минфин РФ может разъяснять, как применять налоговое законодательство. Причем эти разъяснения освобождают налогоплательщика от уплаты штрафа в случае налогового спора (п. 1 ст. 111 Налогового кодекса РФ). Однако ни один нормативный документ в области налогообложения не дает определения понятию «обычаи делового оборота», и уж тем более не устанавливает нормы потребления алкогольных напитков во время официальных приемов.
Если мы обратимся к гражданскому законодательству, то отыщем определение этому понятию в пункте 1 статьи 5 Гражданского кодекса РФ. Обычаем делового оборота является сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не установленное и не зафиксированное документально (ст. 5 Гражданского кодекса РФ).
Таким образом, правила поведения превращаются в обычаи делового оборота в том случае, если обладают следующими признаками:
- сложившиеся, то есть устойчивые и достаточно определенные в своем содержании;
- широко применяемые;
- не предусмотренные законодательством;
- применяемые в какой-либо области предпринимательской деятельности.
В то же время, несмотря на отсутствие таких размеров, количество приобретенных алкогольных напитков должно способствовать реализации цели официального мероприятия – установить или поддерживать взаимовыгодное сотрудничество (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
Поэтому к вопросу о количестве спиртного необходимо подходить осмотрительно, с позиции разумной достаточности. Значит, приобретение слишком большого количества спиртного вряд ли можно считать экономически обоснованными расходами организации.
Количество выпитого алкоголя должно находиться в пределах каких-либо разумных норм употребления спиртных напитков. Например, не более 50–100 граммов водки или коньяка на одного человека, не более 200–300 граммов вина, не более 0,3–0,5 литра пива и т.д.
Организация может разработать и утвердить нормы потребления спиртных напитков при проведении деловых переговоров в расчете на одного человека в сутки. А затем учитывать расходы на алкоголь в качестве отдельной статьи затрат на буфетное или ресторанное обслуживание по каждому официальному приему в зависимости от количества участников официального приема.
В то же время, помните, что никакой регламентации употребления алкогольной продукции налоговым законодательством не установлено.
Порядок признания представительских расходов
В налоговом учете представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Такие затраты включаются в состав косвенных расходов, которые в полном объеме уменьшают доходы от производства и реализации текущего отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 318 Налогового кодекса РФ).
Порядок признания представительских расходов в целях налогообложения зависит от того, каким методом организация признает доходы и расходы – методом начисления или кассовым методом. При методе начисления дата признания представительских расходов – это день утверждения Акта о списании представительских расходов на официальный прием представителей. При кассовом методе доходы и расходы учитываются для целей исчисления налога на прибыль в том периоде, когда они были фактически оплачены (ст. 273 Налогового кодекса РФ). Учтите, что использовать этот метод могут только те организации, у которых сумма выручки от реализации товаров, работ, услуг за предыдущие четыре квартала не превысила в среднем 1 000 000 руб. за каждый квартал.
Представительские расходы, перечисленные в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ, включаются в состав расходов организации в целях налогообложения независимо от следующих условий:
1) место проведения приема представителей других организаций или заседание совета директоров. Прием или заседание может проводиться в том месте, где расположена принимающая организации, или в любом другом месте (в другом городе, в другой стране). При этом необходимо решать вопросы безопасности участников приема и технического обеспечения встречи;
2) количество участников и их состав как со стороны принимающей, так и со стороны контрагента. Организация самостоятельно определяет состав участников встречи;
3) конечный результат переговоров, то есть не имеет значения, подписан или не подписан договор по результатам встречи. В случае
спора с налоговиками судьи обычно встают на сторону налогоплательщиков (например, Постановление ФАС Уральского округа от 17 июля 2004 г. № Ф09-2441/04-АК);
4) цель переговоров. На официальном приеме могут решаться вопросы о реализации продукции (работ, услуг), о приобретении товаров (работ, услуг), совместной деятельности, слиянии предприятии и т.д.
В подпункте 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ речь идет о представительских расходах, которые связаны «с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций».
К сожалению, законодатели не учли, что организация может проводить переговоры с представителями других организаций, но с индивидуальными предпринимателями.
На наш взгляд, если расходы на переговоры с предпринимателем удовлетворяют общим требованиям, установленным налоговым законодательством в отношении представительских расходов, то их можно учесть при расчете налога на прибыль.
Норматив представительских расходов
Представительские расходы являются нормируемыми расходами. Это значит, что при расчете налога на прибыль за отчетный (налоговый) период организация может учесть эти расходы в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда предприятия за этот период.
Расходы и доходы при расчете налога на прибыль учитываются нарастающим итогом в течение года. Поэтому бухгалтеру необходимо пересчитывать сумму расходов, которая укладывается в установленный норматив. Делать это можно ежемесячно тем организациям, которые уплачивают ежемесячные авансовые платежи, или ежеквартально – тем предприятиям, которые перечисляют ежеквартальные авансовые платежи по налогу на прибыль.
Так как в налоговом учете нормируемые расходы учитываются не в полной сумме, то в бухгалтерском учете затраты оказываются выше, чем в налоговом. В то же время расходы, не учтенные в одном отчетном периоде, могут быть признаны в другом отчетном периоде.
Сумма сверхнормативных представительских расходов представляет собой постоянную разницу (п. 4 ПБУ 18/02). Возникшую постоянную разницу можно учитывать как на отдельном субсчете к счету учета затрат, или же отражать обособленно в регистрах аналитического учета.
В первом случае к счету учета затрат открывается два субсчета. Например:
– Субсчет 1 «Расходы, учитываемые в целях налогообложения»
– Субсчет 2 «Расходы, не учитываемые в целях налогообложения».
Во втором случае сумма представительских расходов полностью отражается на синтетическом счете без применения субсчетов. На основании постоянной разницы организация обязана формировать постоянные налоговые обязательства. Такое требование установлено пунктом 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» (ПБУ 18/02), которое утверждено приказом Минфина РФ от 19 ноября 2002 г. № 114н.
Если постоянная разница возникает в течение отчетного года, то в последующие периоды указанная сумма расходов может уложиться в установленный лимит. В этом случае начисленное постоянное налоговое обязательство необходимо уменьшить или вовсе списать.
Представительские расходы в пределах установленных лимитов могут учитываться при расчете налога на прибыль на основании тех же первичных документов, на основании которых они были приняты к бухгалтерскому учету.
В том случае, если сумма представительских расходов в бухгалтерском учете превышает лимит, установленный для целей налогообложения, бухгалтеру необходимо составить еще один документ – бухгалтерскую справку. В ней нужно рассчитать сумму представительских расходов, которая может быть учтена при расчете налога на прибыль.
Пример
Используем условия первого примера.
ООО «Шанхай» перечисляет авансовые платежи по налогу на прибыль ежемесячно, исходя из фактической прибыли.
За 11 месяцев 2007 года расходы организации по оплате труда составили 200 000 руб. Сумма представительских расходов, отраженная в бухгалтерском учете за этот период, равна 11 300 руб. (без учета НДС). Помимо расходов на организацию деловой встречи, транспортного и буфетного обслуживания, в них включены расходы на посещение театра и концертного зала в размере 2 300 руб. Как мы уже говорили выше, в целях налогообложения указанные затраты не относятся к представительским расходам. Более того, они вовсе не учитываются в целях налогообложения.
Поэтому включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией в целях налогообложения, ООО «Шанхай» может представительские расходы в размере 9 000 руб. (11 300 – 2 300).
При расчете налога на прибыль за этот период организация может учесть в составе затрат текущего отчетного периода представительские расходы в размере 8 000 руб. (200 000 руб. х 4%).
Чтобы скорректировать данные бухгалтерского учета для целей налогообложения, в конце ноября бухгалтер ООО «Шанхай» составил следующий расчет:
ООО «Шанхай»
БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА-расчет нормативной величины представительских расходов за 11 месяцев 2007 года
1. Фактическая величина представительских расходов в бухгалтерском учете – 11 300 руб.
2. Представительские расходы, учитываемые в целях налогообложения, – 9 000 руб.
3. Расходы по оплате труда – 200 000 руб.
4. Нормативная величина представительских расходов – 8 000 руб.
5. Сверхнормативная величина представительских расходов – 1 000 руб.
6. Величина представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения, – 8 000 руб.
Главный бухгалтер
ООО «Шанхай» _______________ Краснова А. А.
(подпись)
30 ноября 2007 года
В бухгалтерском учете ООО «Шанхай» были сделаны такие записи:
ДЕБЕТ 26-1 КРЕДИТ 60, 71, 76…
– 8 000 руб. – отражена сумма представительских расходов, которую можно учесть в целях налогообложения;
ДЕБЕТ 26-2 КРЕДИТ 60, 71, 76 ….
– 3 300 руб. (1 000 + 2 300) – отражена сумма представительских расходов, которая не учитывается при расчете налога на прибыль.
Сумма сверхнормативных представительских расходов в размере 1 000 руб. (9 000 руб. – 8 000 руб.), а также величина расходов, связанных с проведением культурно-развлекательных мероприятий, в размере 2 300 руб. является постоянной разницей, на основании которой бухгалтер сформировал постоянное налоговое обязательство:
ДЕБЕТ 99 субсчет «ПНО»
КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 792 руб. (3 300 руб. х 24%) – отражена сумма постоянных налоговых обязательств.
В декабре 2007 года расходы на оплату труда составили 30 000 руб. Следовательно, в целом за год расходы на оплату труда равны 230 000 руб. Величина представительских расходов, осуществленных организацией за отчетный период, не изменилась.
Предельная величина представительских расходов, которую можно учесть в целях налогообложения за 2007 год, составляет 9 200 руб. (230 000 руб. х 4%). Однако расходы на посещение театра и концертного зала не включатся в состав представительских расходов при расчете налога на прибыль.
При расчете налога на прибыль в целом за 2007 год ООО «Шанхай» может учесть представител
3. Документальное оформление
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые были осуществлены организацией.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, заверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.
Поэтому оформлению документов на представительские расходы бухгалтер должен уделить особое внимание. Речь идет как о внутренних распорядительных документах, так и о внешних первичных документах (счета-фактуры, накладные, акты, товарные чеки и т.д.).
Действующие нормативно-правовые акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организации вправе самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.
Внутренняя документация
Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами.
1. Приказ руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели.
2. Программа мероприятий, состав делегации с указанием должностей с приглашенной стороны.
3. Список представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа.
4. Перечень должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий.
5. Порядок выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.
6. Смета представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.
7. Акт (отчетом) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации.
В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы. 8. Отчет об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием – что, кому и сколько вручено.
9. Меню, утвержденное директором столовой, если обед предоставлялся столовой предприятия. Калькуляция должна составляться без наценки.
10. Авансовый отчет с приложением подлинников соответствующих первичных документов: чеки ККМ и товарные чеки с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счета из ресторана, накладные, счета-фактуры, торгово-закупочные акты и т.д.
Перечисленные выше документы составляются под конкретное мероприятие. Все они, за исключением авансового отчета, не имеют унифицированных форм. Поэтому эти документы организация должна разработать самостоятельно. При этом ей следует учитывать, что бухгалтерские документы должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в статье 9 Закона о бухгалтерском учете. Напомним эти реквизиты:
- название документа;
- дату составления;
- наименование организации, от которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
- дату деловой встречи или приема;
- место проведения этого мероприятия;
- программу мероприятий;
- состав участников со стороны организации и представители другой организации;
- цель проведения мероприятия;
- сумму предполагаемых расходов.
Даже если в акте не указаны фамилии, имена и отчества присутствующих представителей организации-партнера.
Обратите внимание!
Цель официальных приемов должна быть приведена в соответствии с теми формулировками, которые приведены в п. 2 ст. 264 НК РФ. Например, цели проведения официального приема могут быть следующие.
1. Обсуждение вопросов об исправлении недочетов в работах по существующим контрактам.
2. Обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам или об увеличении объемов финансирования по этим
контрактам.
3. Обсуждение вопроса о заключении новых контрактов.
4. Обсуждение технических аспектов существующих и предполагаемых контрактов (технические термины и т. д.).
Эти формулировки в качестве типовых, а также другие технические аспекты встречи, рекомендуется отражать во всех внутренних документах организации: в приказе на организацию официального приема, в программе проведения встречи, в отчете о проведенных
переговорах.
Желательно, чтобы формулировка «проведение переговоров» фигурировала и в первичных документах по представительским расходам, которые организация получит от контрагентов.
Для включения представительских расходов в состав затрат по обычным видам деятельности, необходимо, чтобы прослеживалась взаимосвязь между официальным приемом и деятельностью предприятия.
Это может подтверждено:
- заключенными договорами;
- подписанными контрактами, протоколами о намерениях;
- деловой перепиской.
Нередко у бухгалтеров возникает вопрос: в каком размере можно учесть представительские расходы, если фактические затраты отличаются от запланированных?
Мнение налоговиков по этому вопросу следующее. Если фактические затраты будут меньше, чем те, которые предусмотрены программой, то в расходах можно учесть фактические затраты. Но если фактические расходы превысят запланированные, то прибыль можно уменьшить только на сумму запланированных расходов.
На наш взгляд, такая позиция не является верной. В соответствии с пунктом 42 статьи 270 Налогового кодекса РФ на представительские расходы может быть потрачено не более 4% от расходов на оплату труда за тот налоговый (отчетный) период, в котором произведены представительские расходы. Поэтому отнесение затрат к представительским расходам зависит от соблюдения этого лимита.
Никаких других ограничений Налоговым кодексом не установлено.Однако, чтобы избежать споров с налоговыми органами, мы советуем предприятиям закладывать в сметы по представительским расходам большую величину, чем организация хотела бы израсходовать на проведение деловых встреч. В этом случае предприятие обязательно уложится в сумму заранее запланированных представительских расходов.
Первичные документы
После проведения представительских мероприятий организация должна собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные организацией на организацию официального приема.
Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников)
Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета на счет 10 «Материалы» субсчет «Продукты для представительских целей».
Эти продукты списываются на счета учета затрат (26 или 44) на основании:
- товарных накладных типовой унифицированной формы № ТОРГ-12;
- накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы № ТОРГ-13.
Списание других материальных ценностей, например, сувениров, оформляется требованием-накладной типовой унифицированной формы № М-11, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а.
Транспортное обеспечение участников приема
Одним из видов представительских расходов является транспортировка гостей в период проведения переговоров (из аэропорта в гостиницу, из гостиницы к месту переговоров и обратно) (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
Транспортировку делегации может осуществлять специализированная организация, с которой принимающая сторона должна заключить соответствующий договор. После оказания транспортных услуг принимающая сторона должна получить:
- двусторонний Акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком;
- счет на оплату транспортных услуг;
- счет-фактуру на сумму оказанных транспортных услуг;
- путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги.
- путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии;
- авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.
Буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы
В буфетное обслуживание включается, как правило, предложение участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т.д.
Расходы на буфетное обслуживание оформляются:
- счетами;
- договорами на оказание услуг;
- заказ-счетами типовой унифицированной формы № ОП-20, актами на отпуск питания по безналичному расчету типовой унифицированной формы № ОП-22, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 15 декабря 1998 г. № 132.
Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации
Указанные расходы подтверждаются договором и актом приемки-передачи услуг.
Посещение культурно-зрелищных мероприятий
Посещение культурно-зрелищных мероприятий может быть подтверждено накладной на приобретение входных билетов.
1. Какие расходы можно учесть в составе представительских, а какие нельзя.
2. Как документально подтвердить представительские расходы.
3. В каком порядке представительские расходы отражаются в налоговом и в бухгалтерском учете.
Представительские расходы организации напрямую связаны с установлением и поддержанием деловых связей, поэтому их необходимость и значимость очевидны. С этим согласны и законодатели: в Налоговом кодексе РФ представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако вместе с тем указанный вид расходов является одним из самых противоречивых. Налогоплательщики всеми правдами и неправдами пытаются подвести под понятие представительских расходов затраты на самые различные мероприятия (не только официальные, но и развлекательные, спортивные и т.д.), а налоговики, со своей стороны, более пристрастно проверяют состав представительских расходов на предмет «лишних». Большое количество споров налоговых инспекций с налогоплательщиками, которые заканчивались в суде, связаны именно с правильностью включения расходов в состав представительских. Чтобы избежать таких проблем, в этой статье предлагаю разобраться, какие расходы можно уверенно учитывать как представительские и как их подтвердить, а в каких случаях нужно быть готовым отстаивать свою позицию перед проверяющими.
Какие расходы относятся к представительским
Определение представительских расходов, а также их перечень содержатся в п. 2 ст. 264 НК РФ. Согласно этой норме закона, к представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:
- представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества,
- участников организации-налогоплательщика, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
В качестве представительских расходов можно учесть следующие затраты:
1. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
Каких-либо ограничений по месту и времени проведения официального представительского приема Налоговый кодекс РФ не содержит. То есть переговоры могут проводиться как в рабочее, так во внерабочее время, и даже в выходные дни. Место проведения официальной встречи также может быть любым, например, рабочий офис, ресторан, бизнес-центр и т.д. Главное условие – официальный характер проводимого представительского мероприятия, который следует из подтверждающих документов.
! Обратите внимание: Запрещается учитывать в качестве представительских расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний . Поэтому стоит воздержаться от проведения «официальных» приемов в явно развлекательных местах: театре, боулинге, бильярдном клубе, сауне и т.д., тем более, если в них не предусмотрено ресторанное обслуживание, а также в санаториях, здравницах и т.п.
Однако даже проводя прием в «рискованном» месте, есть шанс доказать обоснованность расходов и правомерность их учета в качестве представительских, правда, уже в судебном порядке. В этом случае главным аргументом в защиту налогоплательщика являются подтверждающие документы, из которых следует официальный характер мероприятия и экономическая оправданность понесенных расходов. Например, в Постановлении ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106 суд признал, что расходы на проведение технического семинара на теплоходе с участием иностранной делегации являются обоснованными, и налогоплательщик правомерно учел их в составе представительских расходов.
Нередко представительский прием сопровождается дополнительными затратами, которые не относятся к представительским расходам :
- оформление зала, приобретение призов, дипломов для представителей других организаций, например, для награждения лучших клиентов (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176);
- подарки и сувениры, которые вручаются деловым партнерам в рамках официального приема (Письмо Минфина России от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136);
- организация программы, которая не имеет отношения к официальной части приема, например, выступление приглашенных артистов (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).
2. Расходы на транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.
В соответствии с позицией Минфина, к расходам на транспортное обеспечение относятся затраты на организацию доставки участников непосредственно к месту проведения официального приема. Расходы на покупку авиа- или железнодорожных билетов участникам из других стран или городов, а также расходы на их доставку в гостиницу из аэропорта (вокзала), на проживание в гостинице, на оформление виз не могут быть учтены как представительские (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, Постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).
3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.
В качестве представительских расходов могут быть учтены также расходы на покупку продуктов питания, предназначенных для официального завтрака, обеда или ужина, в том числе на покупку спиртных напитков (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).
Расходы на покупку чая, кофе, сахара, кондитерских изделий, которые предлагаются клиентам вне рамок официального мероприятия, например, в приемной во время ожидания и т.д., относить к представительским расходам достаточно рискованно (Письмо Минфина России от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119).
4. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Документальное подтверждение представительских расходов
Налоговый кодекс РФ не устанавливает четкого перечня документов, которыми налогоплательщики должны подтверждать представительские расходы. Согласно разъяснениям Минфина такими документами могут служить (Письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):
— первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ, услуг (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные, товарные чеки и т.д.);
— документ, в котором устанавливается взаимосвязь между понесенными расходами и проведенным представительским мероприятием. В качестве такого документа можно составить отчет о проведенном мероприятии . Форму такого отчета налогоплательщики вправе разработать самостоятельно, соблюдая при этом требования к первичным документам, установленные в статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В отчете следует указать следующую информацию:
- время и место проведения представительского мероприятия;
- состав участников (представители других организаций и представители самой организации-налогоплательщика);
- сумма расходов на организацию мероприятия;
- итог мероприятия (заключение договоров и соглашений, разработка плана дальнейшего сотрудничества, установление доверительных отношений и т.д.).
Помимо отчета не лишним будет составить такие документы, как:
- приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
- смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина.
Налоговый учет представительских расходов
Налогоплательщики вправе принять к налоговому учету расходы, которые являются экономически обоснованными (то есть направлены на получение дохода) и подтверждены документально. В отношении представительских расходов эти два критерия мы уже рассмотрели. Теперь речь пойдет о порядке налогового учета представительских расходов.
Общая система налогообложения
Для расчета налога на прибыль представительские расходы подлежат нормированию: они включаются в состав прочих расходов в сумме, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проводилось представительское мероприятие. Следует учитывать, что расходы на оплату труда включают в себя не только заработную плату работникам, но и оплату по договорам гражданско-правового характера, затраты на обязательное страхование, дополнительные страховые взносы, добровольное медицинское страхование и т.д. (ст. 255 НК РФ). С увеличением совокупных затрат на оплату труда в течение года возрастает и величина норматива для принятия представительских расходов. То есть если часть представительских расходов, осуществленных, например, в первом квартале, превысила норматив и не была принята к налоговому учету, то в последующих отчетных периодах в течение года она может она может быть учтена при расчете налоговой базы.
«Входной» НДС по представительским расходам принимается к вычету только с той суммы затрат, которая учтена при расчете налога на прибыль, то есть с учетом норматива. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.
Подробнее порядок налогового учета представительских расходов предлагаю рассмотреть на примере.
Пример.
Расходы ООО «Актив» на проведение представительского мероприятия в I квартале составили 23 600,00 руб. (в том числе НДС 3 600,00 руб.). Во IIквартале представительских расходов не было. Расходы на оплату труда в I квартале – 320 000,00 руб., во II квартале – 370 000,00 руб. Порядок налогового учета представительских расходов будет следующим:
в I квартале:
- норматив для учета представительских расходов – 12 800,00 руб. (320 000,00 х 4%);
- норматив меньше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету можно принять 12 800,00 руб.
- НДС, подлежащий вычету – 2 304,00 руб. (12 800,00 х 18%).
в I полугодии:
- норматив для учета представительских расходов – 27 600,00 руб. ((320 000,00 + 370 000,00) х 4%);
- норматив больше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету может быть принята оставшаяся часть 7 200,00 руб. (23 600,00 – 3 600,00 – 12 800,00);
- НДС, подлежащий вычету во II квартале – 1 296,00 руб. (7 200,00 х 18%).
Упрощенная система налогообложения
При УСН представительские расходы не учитываются в целях налогообложения, поскольку они не поименованы в закрытом перечне расходов, установленном статьей 346.16 НК РФ (Письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).
Бухгалтерский учет представительских расходов
В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме. Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей.
|
Дебет счета |
Кредит счета | |
44 «Расходы на продажу» |
Приняты к учету услуги (работы), относящиеся к представительским расходам | |
| 10 «Материалы» | Списаны материальные ценности, использованные при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания) | |
| 90-2 «Себестоимость продаж» | 26 «Общехозяйственные расходы» 44 «Расходы на продажу» |
Представительские расходы списаны на расходы по обычным видам деятельности |
| 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» |
Отражен «НДС» по представительским расходам | |
| 68-НДС «Расчеты по налогам и сборам» | 19 «НДС по приобретенным ценностям» | «Входной» НДС по представительским расходам принят к вычету |
| 91-2 «Прочие расходы» | 19 «НДС по приобретенным ценностям» | Списан на расходы «входной» НДС по представительским расходам, в части превысившей норматив по итогам года |
Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!
, .
В целях развития бизнеса, заключения выгодных договоров и укрепления долгосрочного сотрудничества с партнерами организациям все чаще приходится затрачивать денежные средства на проведение разного рода мероприятий. Можно ли такие затраты признать представительскими расходами и учесть их в целях налогообложения прибыли? Насущная проблема оформления затрат как представительских состоит в том, что такие расходы нужно экономически обосновать и подтвердить документально. Арбитражная практика исходит из критериев пределов разумного возмещения представительских расходов в широком диапазоне судейского усмотрения. Какие документы подтвердят тот факт, что произведенные организацией расходы - представительские, чтобы в дальнейшем избежать претензий со стороны налоговых органов?
рупные компании уделяют серьезное внимание организации встреч и переговоров со своими партнерами по бизнесу. В обычаях делового оборота укоренилась практика проведения различных презентаций и официальных приемов для своих постоянных и потенциальных клиентов.
1. Что сказано в Налоговом кодексе РФ
В соответствии с подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, то есть расходы на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 указанной статьи.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся затраты налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
К представительским расходам относятся, в частности, расходы:
- на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для названных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
- на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- на буфетное обслуживание во время переговоров;
- на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам могут быть отнесены затраты организации, осуществленные в рамках договора консультационных услуг
Например, по одному из споров суд квалифицировал в качестве представительских расходов затраты на проведение переговоров между представителями общества и иностранной фирмы по вопросам делового сотрудничества в рамках договора на оказание консультационных услуг (реструктуризация операционной
деятельности, изменение организационной структуры с целью повышения эффективности, сокращения затрат и развития производства). Позиция арбитражного суда отражена в постановлении ФАС СЗО от 27.01.2006 N А42-8823/04-28 .
Следует обратить внимание на то, что представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Таким образом, представительские расходы относятся к так называемым нормируемым затратам.
Согласно подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета.
2. Анализ общих требований, предъявляемых
к расходам
Теперь проанализируем основные критерии, которым должны удовлетворять любые расходы в налоговом учете. Эти критерии прописаны в п. 1 ст. 252 НК РФ, где сказано, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.
Расходы должны быть обоснованными
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Произведенные расходы организации оформляются должным образом
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:
- документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
- документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Как показывает практика, арбитражные суды разрешают организациям учитывать экономически обоснованные и документально подтвержденные представительские расходы. Так, по одному из дел суд установил, что спорные расходы по командировке понесены обществом в связи с участием генерального директора в инициированном правительством Республики Башкортостан деловом визите официальной делегации и представителей предприятий республики в города Санкт-Петербург и Калининград с целью посещения находящихся там организаций и проведения переговоров с их руководством. Тема визита была непосредственно связана с производственной деятельностью общества. Позиция арбитражного суда отражена в постановлении ФАС УО от 26.04.2007 N Ф09-2970/07-С2 .
Когда представительс -кие расходы экономически целесообразны?
Рассмотрим ситуации, в которых арбитражные суды признавали представительские расходы организации экономически обоснованными.
Так, по одному из арбитражных споров суд указал, что расходы общества соответствуют критериям, установленным подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ и п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах с целью установления и поддержания сотрудничества, подтверждены и экономически обоснованны. Проводимые приемы представителей авиапредприятий — контрагентов общества направлены как на исполнение текущих обязательств по заключенным контрактам, так и на дальнейшее продолжение сотрудничества, при этом на заводские испытания приглашались как конкретные заказчики, так и представители других авиакомпаний (постановление ФАС СЗО от 21.06.2007 N А56-10798/2006 ).
Документальное подтверждение официального визита
Разрешая другой налоговый спор по существу, суд отметил, что официальный характер проводимых мероприятий подтверждается приказами о командировании, в которых устанавливается цель поездки:
проведение переговоров с контр-агентами банка, заключение договоров (что свидетельствует о направленности служебного задания на поддержание сотрудничества с контрагентами банка). Суд установил, что было назначено лицо, исполняющее обязанности отсутствующего сотрудника, а это означает, что визит руководителя банка не носил частный характер, а был официальной поездкой по служебной необходимости. Подтверждением официального характера проводимых мероприятий служат также отчеты о командировке. Таким образом, суд признал правомерным учет банком представительских расходов в связи с тем, что указанные расходы носят официальный характер (постановление ФАС ПО от 12.09.2007 N А57-15382/06 ).
Иногда налоговые органы делают выводы об экономической неоправданности представительских расходов компаний без достаточных к тому оснований. В качестве примера приведем постановление ФАС ПО от 29.03.2007 N А55-10820/06 .
ОАО "Мобильные системы связи — Поволжье" обратилось в арбитражный суд с заявлением о признании недействительным решения налоговой инспекции. В данном решении проверяющие сделали вывод о неправомерном учете обществом суммы оплаты услуг по организации и проведению расширенного производственного совещания руководящего состава и технического персонала общества.
Налоговый орган в суде должен обосновать свою позицию об экономической нецелесообразности расходов налогоплательщика
Арбитражный суд поддержал позицию налогоплательщика. При этом суд исходил из того, что налоговый орган документально не обосновал свой довод об экономической неоправданности указанных услуг и об отсутствии их связи с производственной деятельностью общества, направленной на получение дохода.
Как установил суд, программа проведения расширенного производственного совещания и состав участников совещания свидетельствуют о том, что совещание носило информационный, стимулирующий, рекламный и представительский характер и было направлено на повышение эффективности работы общества в текущем году и на информирование общественности и деловых партнеров о высоких производственных и экономических показателях, достигнутых обществом в прошлом году.
В связи с этим суд посчитал, что в соответствии с подп. 18, 22, 28 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на проведение такого совещания могут учитываться для целей налогообложения прибыли в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Как показывает практика толкования п. 2 ст. 264 НК РФ, в законе не содержится ограниченного перечня представительских расходов. При разрешении вопроса об отнесении спорных расходов к данной категории суд прежде всего будет исходить из их экономической оправданности ().
Расходы должны быть документально подтверждены
При наличии документов, подтверждающих факт несения затрат, организация вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму представительских расходов (постановление ФАС СЗО от 18.04.2007 N А05-10601/2006-22 ). Например, по одному из налоговых споров организация представила суду следующие документы: договор, сметы представительских расходов, подготовленные на основании программ пребывания делегаций, двусторонние акты на обслуживание, счета-фактуры, документы на оплату услуг, калькуляции по организации питания. Оценив эти документы в совокупности, суд квалифицировал затраты налогоплательщика как представительские расходы и признал правомерным отнесение их к прочим расходам (постановление ФАС МО от 19.06.2007 N КА-А40/5440-07 ).
По другому спору в качестве документов, подтверждающих обоснованность представительских расходов, организация представила акт об отнесении затрат к представительским расходам, исполнительную смету, товарные и кассовые чеки, авансовый отчет. Кроме того, общество подтвердило факт официальной встречи генеральных директоров в городе Тюмени, представило имеющиеся у него документы — протокол встречи, копии документов, подписанных в процессе переговоров в офисе общества. Исследовав данные документы, суд признал обоснованным списание налогоплательщиком затрат на представительские расходы. Позиция суда отражена в постановлении ФАС ЗСО от 30.11.2005 N Ф04-8632/2005 (17413-А70-37) .
Необходимо отметить, что отдельные неточности в составлении документов не изменяют правовую природу выплат, связанных с представительскими расходами. Это следует из постановления ФАС ПО от 24.11.2005 N А65-3726/2005-СА1-37 .
Результаты переговоров, подписанные договоры и соглашения, программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов не относятся к первичным учетным документам, и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат (постановление ФАС ПО от 29.03.2005 N А12-18384/04-С36 ).
Налоговое законодательство не требует обязательного включения в перечень представленных обществом документов поименного списка представителей организаций — участников переговоров, программы проведения деловой встречи и др. Данный вывод сделан в постановлении ФАС УО от 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7 .
Фактически понесенные представительские расходы общество должно подтвердить
При отсутствии документов, подтверждающих факт несения представительских расходов, организация не вправе учитывать их при налогообложении прибыли.
В справедливости сказанного убеждает постановление ФАС СКО от 12.03.2007 N Ф08-722/2007-296А . В другом случае арбитражный суд установил, что общество относило на затраты представительские расходы на основании счетов предприятий общественного питания. Между тем данные документы в соответствии с законодательством не относятся к платежным документам, подтверждающим факт осуществления расчетов. При таких обстоятельствах суд сделал вывод, что общество документально не подтвердило понесенные представительские расходы (постановление ФАС ВВО от 10.08.2006 NА29-4238/2005а ).
Аналогичные выводы делают и налоговые органы. По их мнению, при отсутствии документального подтверждения представительские расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, так как не соответствуют принципам признания расходов в указанных целях согласно п. 1 ст. 252 НК РФ. Это следует из письма Управления ФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@ "О налогообложении ЕСН средств, направленных на проведение корпоративных развлекательных мероприятий и официальных приемов".
Расходы должны быть связаны с приносящей доход деятельностью
Чтобы отнести представительские расходы на затраты, уменьшающие налогооблагаемую прибыль организации, необходимо подтвердить их связь с предпринимательской деятельностью фирмы. Например, разрешая налоговый спор, суд сделал вывод, что представительские расходы являются документально подтвержденными, экономически обоснованными, осуществлялись в целях установления и поддержания взаимного делового сотрудничества с контрагентами в течение всего проверяемого периода, то есть связаны с получением доходов. В связи с этим суд признал правомерным их учет в составе прочих расходов (постановление ФАС МО от 19.12.2006 N КА-А40/11391-06 ).
Итак, в тех случаях, когда представительские расходы связаны с производственной деятельностью и являются экономически оправданными, организация вправе учесть их при налогообложении прибыли. Подтверждением тому — постановления ФАС ВСО от 21.03.2007 N А33-4978/2006-Ф02-1370/07; ФАС ЗСО от 11.05.2006 N Ф04-2610/2006(22165-А46-40) .
Например, арбитражный суд установил, что по результатам переговоров были заключены договоры на поставку сырьевых ресурсов на выгодных для общества условиях и не было допущено остановки производственной деятельности из-за отсутствия сырья. Кроме того, представительские расходы подтверждены соответствующими первичными документами. При таких обстоятельствах суд признал правомерным налоговый учет представительских расходов. Позиция арбитражного суда приведена в постановлении ФАС ПО от 01.02.2005 N А57-1209/04-16 .
3. Какими документами можно подтвердить
представительские расходы
Существенные недос -татки в документальном оформлении расходов вызовут затруднения при доказывании их правомерности
Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случаях использования приобретенных на стороне товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.
В отчете о представительских расходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, отражаются:
- цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
- дата и место проведения;
- программа мероприятий;
- состав приглашенной делегации;
- участники принимающей стороны;
- величина расходов на представительские цели.
Об этих документах говорится в письме Управления ФНС России по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.2 "Об отнесении к представительским расходам затрат на приобретение продуктов и одноразовой посуды для организации официального приема и буфетного обслуживания клиентов при проведении деловых переговоров и презентаций услуг".
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Об этом Минфин России заявил в письме от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807.
В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т.д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм. Данная правовая позиция изложена в письме Управления ФНС России по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851 "О налогообложении налогом на прибыль командировочных и представительских расходов".
Таким образом, расходы по проведению официального приема должны быть документально подтверждены, в том числе протоколом мероприятия с указанием лиц, участвующих в мероприятии. При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налого-обложения прибыли, так как не соответствуют принципам признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ. Данные выводы сделаны в письме Управления ФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@ "О порядке учета представительских расходов организации при определении налоговой базы по налогу на прибыль".
При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить сам договор, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами. Об этом сказано в письме Управления ФНС России по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115 "Об учете в целях налогообложения прибыли представительских расходов на проживание в гостинице".
4. Учет расходов по проведению заседаний руководящих органов
В п. 2 ст. 264 НК РФ прямо указано, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
Могут ли налоговые органы запретить организации учитывать расходы, прописанные в законе?
Арбитражные суды в таких случаях встают на защиту прав налогоплательщиков. Так, суд признал обоснованным налоговый учет расходов по оплате стоимости перелета акционера и членов правления общества для участия в общем собрании акционеров (постановление ФАС ПО от 31.08.2006 N А65-18519/2005-СА2-22 ).
5. Учет затрат на организацию встреч с представителями СМИ
Определенные трудности в квалификации расходов возникают у компаний, устраивающих презентации для журналистов. По мнению налоговых органов, данные затраты нельзя учитывать при налогообложении прибыли. Однако суды считают иначе. Проиллюстрируем сказанное на следующем примере из арбитражной практики — постановлении ФАС ЦО от 12.01.2006 N А62-817/2005 .
ОАО "Производственное объединение "Кристалл"" обратилось в арбитражный суд с заявлением о признании незаконным решения налоговой инспекции.
Стоимость транспорт -ных услуг по перевозке представителей партнеров возможно учесть при налогообложении прибыли при наличии существенных аргументов
Арбитражный суд поддержал заявленные требования и сделал вывод, что общество правомерно отнесло к представительским расходам стоимость транспортных услуг по перевозке журналистов.
Как установил суд, общество проводило семинар "Российский рынок драгоценных камней.
Производство, торговля, потребление: конфликт или консенсус?". Для участия в семинаре были приглашены журналисты ведущих СМИ России. В рамках утвержденного плана мероприятий по проведению семинара обществом был заключен договор перевозки журналистов из г. Москвы на предприятие в г. Смоленск для участия в семинаре и обратно.
Необходимость участия журналистов в проводимом мероприятии была обусловлена рекламной политикой общества, а также установлением долгосрочных хозяйственных связей с ведущими печатными и телевизионными агентствами для размещения рекламных материалов общества, опубликования статей о его деятельности.
Данные обстоятельства были подтверждены представленными объединением документами, удостоверяющими проведение семинара (план мероприятий, список приглашенных лиц, договор перевозки, служебная записка отдела маркетинга).
В другом случае суд также отнес к представительским расходам затраты компании на организацию встречи с журналистами региональных и местных СМИ, которая проводилась с целью установления и поддержания сотрудничества (постановление ФАС СЗО от 28.11.2005 N А42-7239/04-28 ).
6. Можно ли считать представительскими расходами
затраты на проживание в гостинице
Вопрос о том, относятся ли к представительским расходам затраты на проживание в гостинице представителей другой организации, является спорным.
По мнению финансового ведомства, расходы на оплату проживания участников иностранной делегации не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли, так как данный вид расходов не предусмотрен п. 2 ст. 264 НК РФ. Данная точка зрения приведена в письме Минфина России от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235.
Финансовые и налого -вые органы едины в своей позиции об отнесении расходов на проживание в гостинице к представительским, но суды имеют свое мнение
Столичные инспекторы также считают, что организация не вправе учитывать в составе представительских расходов затраты на проживание в гостинице официальных лиц — деловых иностранных партнеров, которые приехали на официальную встречу в целях установления и поддержания долгосрочного сотрудничества.
Это сказано в письме Управления ФНС России по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115 "Об учете в целях налогообложения прибыли представительских расходов на проживание в гостинице".
Однако арбитражные суды придерживаются другого мнения по данной проблеме, разрешая компаниям отражать в налоговом учете рассматриваемые затраты. Проиллюстрируем сказанное на следующем примере из арбитражной практики — постановлении ФАС ЗСО от 01.03.2007 N Ф04-9370/2006(30552-А81-27) .
ООО "Геойлбент" обратилось в арбитражный суд с заявлением к налоговой инспекции о признании недействительным ее решения. Причиной возникновения спора послужило то, что проверяющие органы признали неправомерным учет обществом расходов на проживание в гостинице представителей других организаций.
Арбитражный суд установил, что приглашенные представители других организаций являются руководителями юридических лиц — участников общества, которые прибыли на заседание руководящего органа налогоплательщика, а также представителями юридических лиц, прибывшими для участия в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.
При этом суд пришел к выводу, что понятие "обслуживание" в смысле п. 2 ст. 264 НК РФ имеет широкий спектр, куда в соответствии с положениями ст. 11 НК РФ можно отнести в том числе и обеспечение жильем как условие нормального существования человека, прибывшего из другого населенного пункта.
В итоге налогоплательщику удалось выиграть этот судебный спор.
7. Вправе ли организация учесть расходы
на алкогольную продукцию
Минфин России считает, что расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, которые учитываются в размере, не превышающем четырех процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок).
Влияние обычаев делового оборота на осуществление затрат организацией
При этом в ст. 5 ГК РФ под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное
законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.
Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 09.06.2004 N 03-02-05/1/49. Аналогичные выводы были сделаны и в письме Минфина России от 19.11.2004 N 03-03-01-04/2/30.
Позднее Минфин России подтвердил свою позицию по данному вопросу, указав, что расходы на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков, для организации официального приема иностранной делегации, проводимого в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, могут быть учтены в составе представительских расходов (письмо Минфина России от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136).
Налоговые органы поддерживают позицию финансового ведомства по данному вопросу. По их мнению, в представительские расходы могут включаться затраты организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема. Об этом чиновники заявили в письме Управления МНС России по г. Москве от 27.09.2004 N 26-12/62972 "Об отнесении расходов на приобретение алкогольной продукции для официального приема к представительским расходам".
Доказывать свою позицию о том, что расходы на покупку алкогольной продукции относятся к представи -тельским расходам, организации придется в суде
Несмотря на единодушие финансовых и налоговых органов по анализируемому вопросу, инспекции предъявляют компаниям претензии, связанные с налоговым учетом расходов на покупку спиртных напитков. Подтверждением тому служат постановления ФАС СЗО от 26.12.2005 N А44-2051/2005-9; ФАС ЗСО от 29.06.2005 N Ф04-1827/2005(12476-А27-33) .
В качестве примера приведем постановление ФАС СЗО от 12.05.2005 N А56-24907/04 . Налоговая инспекция провела выездную проверку соблюдения ООО "Издательский дом "Пресс-ком"" законодательства о налогах и сборах, в ходе которой выявила ряд налоговых правонарушений. В частности, налогоплательщику вменено в вину необоснованное отнесение к представительским расходам, уменьшающим полученные доходы, затрат по оплате спиртных напитков.
По мнению проверяющих, затраты на алкогольную продукцию при проведении официального приема представителей других организаций не относятся к представительским расходам, поскольку не предусмотрены п. 2 ст. 264 НК РФ, который содержит исчерпывающий перечень расходов на представительские цели.
Издательский дом не согласился с подобной трактовкой закона и обжаловал решение налогового органа в судебном порядке.
Арбитражный суд признал несостоятельным довод инспекции о том, что п. 2 ст. 264 НК РФ содержит исчерпывающий перечень расходов на представительские цели. При этом суд подчеркнул, что инспекция не оспаривала того факта, что реальные затраты общества на приобретение спиртных напитков связаны с проведением официального приема и обслуживанием представителей других организаций, что в силу подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ относится к представительским расходам, уменьшающим полученные доходы налогоплательщика.
В результате суд вынес решение в пользу налогоплательщика.
Схожий подход к решению рассматриваемого вопроса прослеживается и в постановлении ФАС ЦО от 16.12.2005 N А68-АП-456/11-04 . По этому делу суд отметил, что нормы ст. 264 НК РФ не детализируют перечень затрат, которые относятся к представительским расходам, а также не определяют перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов. Таким образом, расходы на приобретение алкогольной продукции при соблюдении требований законодательства по характеру представительских расходов могут быть отнесены в расходы предприятия.
Аналогичные выводы сделаны в постановлении ФАС СЗО от 25.04.2005 N А56-32729/04 , в котором суд посчитал, что расходы на алкогольную продукцию являются расходами на проведение официального приема в виде обеда.
По делу, рассмотренному ФАС Уральского округа, основанием для доначисления налога на прибыль организации послужил вывод проверяющих о занижении налогооблагаемой базы на сумму произведенных затрат на алкогольную продукцию при проведении официального приема представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Арбитражный суд отметил, что п. 2 ст. 264 НК РФ не определяет перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, и признал решение инспекции недействительным (постановление ФАС УО от 12.07.2005 N Ф09-2878/05-С7 ).
Определить, относятся ли расходы организации к представительским или на организацию развлечений и отдыха, поможет суд
Практика показывает, что в состав представительских расходов могут включаться также суммы затрат по оплате посещения представителями организаций-партнеров ресторанов, кафе, пивных баров, несмотря на то что налоговые инспекторы полагают, что эти расходы связаны с
организацией развлечений и отдыха. Подтверждением тому — постановление ФАС МО от 12.09.2005 N КА-А40/8426-05 .
8. Какие затраты нельзя учитывать
как представительские расходы
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Кроме того, п. 42 ст. 270 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы не учитываются затраты в виде представительских расходов в части, превышающей их размеры, предусмотренные п. 2 ст. 264 НК РФ.
Таким образом, п. 2 ст. 264 НК РФ устанавливает, что не все расходы, понесенные налогоплательщиком, подпадают под определение представительских расходов для целей налого-обложения главы 25 НК РФ (постановление ФАС ЗСО от 06.04.2006 N Ф04-1149/2006(21261-А81-35) .
Можно ли учесть в затратах организации расходы на приобретение сувениров?
Финансовое ведомство полагает, что расходы на приобретение сувениров для иностранной делегации не могут быть учтены в составе представительских расходов, поскольку они не предусмотрены п. 2 ст. 264 НК РФ. Об этом Минфин России заявил в письме от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136.
По мнению московских инспекторов, если проведенные мероприятия (например, ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли. Об этом чиновники сообщили в письме Управления ФНС России по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/95338 "Об условиях и порядке учета расходов на ужин в ресторане при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль".
Минфин России считает, что расходы на завтраки, обеды, ужины, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет собственных средств. Данная точка зрения приведена в письме Минфина России от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/157.
Стоимость проезда представителей иностранных организаций к месту проведения официального мероприятия и обратно не относится к представительским расходам
Столичные контролеры убеждены, что налоговым законодательством не предусмотрена возможность признания в качестве представительских расходов для целей налогообложения прибыли российской организации ее затрат на транспортное обеспечение доставки представителей иностранной фирмы к месту проведения официального мероприятия на территории Российской Федерации в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества.
Следовательно, согласно главе 25 НК РФ стоимость авиационных и железнодорожных билетов, а также визовая поддержка сотрудников иностранной компании по пути следования из иностранного государства до границ Российской Федерации и непосредственно по ее территории не учитываются принимающей стороной в целях налогообложения прибыли и не относятся к представительским расходам. Данные выводы сделаны в письме Управления ФНС России по г. Москве от 11.11.2004 N 26-12/73173 "О налогообложении представительских расходов".
К экономически необоснованным расходам суды причисляют затраты на гостеприимство
В одном из своих писем Минфин России рассмотрел следующую ситуацию. Основным направлением деятельности банка является ипотечное кредитование физических лиц. Клиенты — физические лица, как и представители организаций, приглашаются на переговоры с целью установления сотрудничества и заключения кредитных договоров.
Во время переговоров и консультаций с физическими лицами о порядке и условиях выдачи кредитов регламентом работы с клиентами банка предусмотрено, что каждый час сотрудник банка обязан предложить клиенту питьевую воду, чай, кофе, конфеты, печенье. В связи с этим возникает вопрос, правомерно ли включать затраты на приобретение названных товаров в расходы для целей налогообложения прибыли и учитывать их как представительские расходы (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК).
По мнению чиновников, отнесение на расходы затрат по приему и обслуживанию клиентов — физических лиц НК РФ не предусмотрено. А раз так, то расходы по приему клиентов банков — физических лиц не могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Об этом Минфин России заявил в письме от 24.11.2005 N 03-03-04/2/119.
Отдельные арбитражные суды считают экономически необоснованными расходы на приобретение цветов для украшения мест проведения переговоров. Так, суд установил, что налогоплательщик не доказал факт необходимости соблюдения обычаев делового оборота при организации встреч деловых партнеров (постановление ФАС ВВО от 15.03.2006 N А29-1822/2005а ).
Между тем другие арбитражные суды решают этот вопрос иначе. Например, ФАС Поволжского округа признал правомерным включение в состав представительских расходов суммы затрат на приобретение и вручение цветов (постановление ФАС ПО от 01.02.2005 N А57-1209/04-16 ).
Журнал "Арбитражное правосудие в России" N 5/2008, О.А. МЯСНИКОВ, юрисконсульт PricewaterhouseCoopers CIS Law Offi ces B.V., кандидат юрид. наук
В условиях современного предпринимательского рынка трудно представить себе организацию, которая существовала бы обособленно, не имея каких-либо связей с другими субъектами хозяйственной деятельности. Приобретая сырье, осуществляя процесс производства и реализации продукции, хозяйствующий субъект устанавливает определенные экономические связи. Занимаясь бизнесом, организация нередко проводит встречи и приемы представителей других организаций, в результате проведения которых заключает необходимые ему сделки. Однако проведение таких встреч влечет за собой определенные затраты. Такие затраты, являясь по своей сути коммерческими, составляют, так называемые, представительские расходы, которые принимаются в целях налогообложения в размере не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда.
В налоговом учете понятие представительских расходов установлено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ):
«К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».
Помимо определения, указанный пункт содержит перечень представительских расходов, согласно которому таковыми являются:
- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Перечень представительских расходов закрытый и расширению не подлежит.
Заметим, что налоговое законодательство запрещает учитывать в качестве представительских расходов расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Напоминаем, что расходы (и в бухгалтерском и в налоговом учете) должны быть документально подтверждены. Обращаем Ваше внимание на то, что оформление первичных документов, связанных с представительскими расходами состоит фактически из трех последовательных этапов:
1) оформление общих документов;
2) оформление документов, связанных с конкретным мероприятием;
3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
В соответствии с ПБУ 10/99 в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности.
Принимая к учету данные расходы, бухгалтер организации в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета отражает их по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» в корреспонденции с кредитом счетов:
- счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
- счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Признание представительских расходов в бухгалтерском учете на основании пункта 18 ПБУ 10/99 производится в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени их оплаты.
Как правило, представительские расходы осуществляются подотчетными лицами, поэтому признание представительских расходов осуществляется по мере утверждения авансового отчета подотчетного лица.
При определении финансового результата представительские расходы списываются на счет 20 «Основное производство» или сразу относятся на счет 90 «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж» (в зависимости от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике организации).
Рассмотрим на конкретном примере, каким образом в бухгалтерском учете организации отражаются представительские расходы.
Пример 1.
Предположим, что ООО «Мелена» провело в феврале 2006 года деловые переговоры с представителями ООО «Радуга», в результате которых было достигнуто соглашение об организации совместного производства мебели. ООО «Мелена» организовало официальный обед в ресторане, стоимость обслуживания составила 11 800 рублей с учетом НДС. Счет в ресторане был оплачен подотчетным лицом, ответственным за проведение официальной встречи. При обслуживании участников встречи был оплачен счет транспортной организации за предоставленные услуги. Сумма, выставленного счета по транспортным услугам составила 1 180 рублей, в том числе НДС. Услуги транспортной организации были оплачены с расчетного счета.
Допустим, что других расходов при проведении переговоров не было. Таким образом, сумма представительских расходов в данной ситуации у ООО «Мелена» составила 12 980 рублей, в том числе НДС.
При утверждении авансового отчета бухгалтер организации отразит в бухгалтерском учете следующее:
Корреспонденция счетов | Сумма, рублей | ||
Дебет | Кредит |
||
| Принят к вычету НДС по транспортным расходам | |||
| Принят к вычету НДС | |||
В связи с изменениями, внесенными в статью 172 НК РФ Федеральным законом от 22 июля 2005 года №119-ФЗ «О внесении изменений в главу 21 части второй налогового кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений актов законодательства Российской Федерации о налогах и сборах», вступившими в действие с 1 января 2006 года применение вычета по НДС по товарам (работам, услугам), имущественным правам не обусловлено оплатой поставщикам.
Достаточно, чтобы товары (работы, услуги), имущественные права предназначались для использования в налогооблагаемой деятельности, были приняты на учет, и у покупателя на руках имелся надлежащим образом оформленный счет – фактура.
НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
Главой 25 НК РФ представительские расходы отнесены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подпункт 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ).
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль, в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Именно такое правило установлено абзацем 3 подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Обратите внимание!
Представительские расходы в части превышения предельного размера, установленного НК РФ, относятся налогоплательщиком в состав расходов, не учитываемых при налогообложении (пункт 42 статьи 270 НК РФ).
Датой признания представительских расходов у налогоплательщиков, использующих метод начисления, в соответствии с пунктом 5 статьи 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.
Напоминаем, что в соответствии с пунктом 3 статьи 318 НК РФ база для исчисления предельной суммы представительских расходов определяется налогоплательщиком, нарастающим итогом с начала налогового периода.
Пример 2.
(В рассматриваемом примере суммы приведены без учета налога на добавленную стоимость).
Транспортное обслуживание участников переговоров – 1000 рублей.
Билеты в театр – 1000 рублей.
Буфетное обслуживание в театре составило 1200 рублей.
Анализируя данные затраты организации, бухгалтер организации должен исключить из состава представительских расходов, относящихся к данной встрече, сумму, связанную с посещением театра, так как расходы, связанные с организацией развлечений, а именно: стоимость билетов в театр, доставка участников делегации в театр и буфетное обслуживание в театре, не относятся к представительским в целях налогообложения прибыли. Следовательно, сумма расходов организации, в целях налогообложения признаваемых представительскими, составит 11 000 рублей.
Предположим, что в 1 квартале 2006 года расходы на оплату труда в ООО «Мелена» составили 235 000 рублей, следовательно, норматив представительских расходов будет равен 235 000 рублей х 4% = 9 400 рублей. Норматив по величине меньше, чем сумма фактических затрат - 11 000 рублей. Следовательно, ООО «Мелена» в целях налогообложения сможет принять представительские расходы в пределах норматива (9 400 рублей), а величина 1 600 рублей (11 000 рублей – 9 400 рублей) при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль учтена не будет.
ОТРАЖЕНИЕ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ РАЗНИЦ, ВОЗНИКАЮЩИХ В УЧЕТАХ ПО ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИМ РАСХОДАМ
Так как представительские расходы в бухгалтерском учете принимаются в полном объеме, а в налоговом учете признаются в размере не превышающем 4% от суммы расходов на оплату труда, то это приводит к разнице между бухгалтерской и налоговой прибылью.
Причем в отношении представительских расходов не всегда можно сразу сказать однозначно, какая разница будет возникать у налогоплательщика – постоянная или временная. Исключение составляет лишь случай, когда расходы, произведенные налогоплательщиком, не могут считаться с точки зрения НК РФ представительскими. Такая разница сразу признается постоянной, формирует постоянное налоговое обязательство, представляющее собой сумму налога, приводящую к увеличению налога на прибыль в отчетном периоде.
Может случиться и так, что в одном отчетном периоде норматив представительских расходов будет меньше суммы фактических затрат, и налогоплательщик примет в расходы сумму представительских расходов в пределах норматива, а в следующем отчетном периоде размер норматива увеличится, ведь он зависит от суммы расходов на оплату труда, которая определяется нарастающим итогом. Иначе говоря, не исключен вариант, что в следующем отчетном периоде налогоплательщик сможет учесть в качестве расходов всю сумму представительских расходов, включая и ранее не учтенную.
Отражение в учете постоянной и временной разницы рассмотрим на условиях вышеприведенного примера.
Пример 3.
(В примере суммы приведены без учета налога на добавленную стоимость).
ООО «Мелена» в феврале 2006 года провело переговоры с ООО «Радуга» с целью организации совместного производства мебели. Предположим, что затраты организации на проведение данных переговоров составили:
Затраты на официальный прием (обед в ресторане) – 10 000 рублей.
Транспортное обслуживание участников переговоров – 1 000 рублей.
В ходе переговоров была предусмотрена культурная программа, а именно посещение местного драматического театра.
Билеты в театр – 1 000 рублей.
Доставка участников в театр и обратно - 500 рублей.
Буфетное обслуживание в театре составило 1 200 рублей.
Таким образом, общая сумма затрат по приему делегации у ООО «Мелена» составила 13 700 рублей.
Анализируя данные затраты организации, бухгалтер организации должен исключить из состава представительских расходов, относящихся к данной встрече, сумму, связанную с посещением театра, так как расходы, связанные с организацией развлечений, а именно: стоимость билетов в театр, доставка участников делегации в театр и буфетное обслуживание в театре, не относятся к представительским в целях налогообложения прибыли. Таким образом, сумма в размере 2 700 рублей формирует постоянную разницу и бухгалтер должен отразить в учете постоянное налоговое обязательство в размере 2 700 рублей х 24% = 648 рублей.
Сумма расходов организации, в целях налогообложения признаваемых представительскими, составит 11 000 рублей.
Предположим, что в 1 квартале 2006 года расходы на оплату труда в ООО «Мелена» составили 235 000 рублей, следовательно, норматив представительских расходов будет равен 235 000 рублей х 4% = 9 400 рублей. Норматив по величине меньше, чем сумма фактических затрат - 11 000 рублей. Следовательно, ООО «Мелена» в целях налогообложения сможет принять представительские расходы в пределах норматива (9 400 рублей), а величина 1 600 рублей (11 000 рублей – 9 400 рублей) будет признана вычитаемой временной разницей и бухгалтер должен отразить в учете сумму отложенного налогового актива в размере 1600 рублей х 24% = 384 рубля.
Рабочим планом счетов бухгалтерского учета организации закреплено, что к балансовому счету:
- 68 «Расчеты по налогам и сборам» открыт субсчет 68-1 «налог на прибыль»;
- 99 «Прибыли и убытки» открыт субсчет 99-2 «Постоянное налоговое обязательство».
ВЛИЯНИЕ НОРМЫ ПО ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИМ РАСХОДАМ НА НОРМИРОВАНИЕ ДРУГИХ ВИДОВ НАЛОГОВ
Отметим, что нормирование представительских расходов не оказывает влияния на исчисление и уплату НДФЛ и ЕСН.
С налогом на добавленную стоимость дело обстоит иначе.
Как мы уже отмечали, пунктом 7 статьи 171 НК РФ установлено следующее:
«В случае, если в соответствии с главой 25 настоящего Кодекса расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам».
Иначе говоря, если налогоплательщик, осуществляя представительские расходы, уплачивает сумму налога, предъявленного ему поставщиками при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав, то он имеет право на вычет «входного» налога, но только в размере, соответствующем нормативу представительских расходов, установленного пунктом 2 статьи 264 НК РФ.
Сумма «входного» налога, относящаяся к сверхнормативным представительским расходам не учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Это следует из пункта 1 статьи 170 НК РФ и пункта 49 статьи 270 НК РФ.
Для того, чтобы налогоплательщик имел возможность реализовать свое право на применение вычета у него должны быть выполнены следующие требования, установленные пунктом 1 статьи 172 НК РФ, а именно:
- приобретенные товары (работы, услуги) должны использоваться в налогооблагаемой деятельности;
- товары (работы, услуги) должны быть приняты на учет;
- у налогоплательщика должен быть счет-фактура, оформленный надлежащим образом.
Напомним, что до 1 января 2006 года это требование было обязательным, и налогоплательщик не вправе был получить вычет по сумме налога без факта оплаты товаров (работ, услуг) поставщику.
Рассмотрим на примере.
Пример 4.
Предположим, что ООО «Мелена» провело в феврале 2006 года деловые переговоры с представителями ООО «Радуга», в результате которых было достигнуто соглашение об организации совместного производства мебели. ООО «Мелена» организовало официальный обед в ресторане, стоимость обслуживания составила 17 700 рублей с учетом НДС. Счет в ресторане был оплачен подотчетным лицом, ответственным за проведение официальной встречи. При обслуживании участников встречи был оплачен счет транспортной организации за предоставленные услуги. Сумма, выставленного счета по транспортным услугам составила 1 180 рублей, в том числе НДС. Услуги транспортной организации были оплачены с расчетного счета.
Допустим, что других расходов при проведении переговоров не было. Таким образом, фактическая сумма представительских расходов в данной ситуации у ООО «Мелена» составила 18 880 рублей, в том числе НДС.
Предположим, что сумма расходов на оплату труда в организации с начала года составила 250 000 рублей.
По итогам работы за отчетный период организация может включить в состав расходов, учитываемых при налогообложении, представительские расходы в размере не превышающие 10 000 рублей = (250 000 рублей х 4%). Следовательно, представительские расходы, не учитываемые в составе расходов, составят ((17 700 – 2700) + (1 180 – 180)) – 10 000 рублей = 6 000 рублей.
В соответствии с Положениями ПБУ 18/02 указанная сумма представляет собой вычитаемую временную разницу, и в бухгалтерском учете отражается отложенный налоговый актив в размере 6 000 рублей х 24% = 1 440 рублей.
Сумма «входного» налога, которую налогоплательщик вправе принять к вычету составит 10 000 рублей х 18% = 1 800 рублей.
Оставшаяся сумма «входного» налога, не принятая к учету в феврале, продолжает числиться на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».
До конца текущего года указанная сумма может быть:
- принята к вычету, если фактическая сумма представительских расходов не превысит предельный размер;
- списана в бухгалтерском учете в состав внереализационных расходов, если фактическая сумма представительских расходов окажется больше, установленного норматива.
При наступлении второго из указанных случаев, организация должна будет в бухгалтерском учете признать сумму НДС, не принятого к вычету, постоянной разницей и соответственно начислить постоянное налоговое обязательство.
Рабочим планом счетов бухгалтерского учета организации закреплено, что к балансовому счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» открыты:
- субсчет 68-1 «Налог на прибыль»;
- субсчет 68-2 «Налог на добавленную стоимость».
Корреспонденция счетов | Сумма, рублей | ||
Дебет | Кредит |
||
| Принят счет за транспортное обслуживание участников переговоров | |||
| Учтен НДС, предъявленный к оплате транспортной организацией | |||
| Принят авансовый отчет по представительским расходам | |||
| Учтен НДС по представительским расходам | |||
| Прията к вычету сумма НДС, соответствующая предельному размеру представительских расходов | |||
| Отражена сумма отложенного налогового актива (6 000 рублей х 24%) | |||
| Оплачен счет транспортной организации | |||
Многие организации рано или поздно сталкиваются с таким понятием, как представительские расходы. В статье разберемся, что это за расходы, что к ним относится и как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете.
Начнем с того, что определимся, какие расходы можно отнести к представительским? Тут все просто, открываем ст.264 2 части НК РФ (скачать его, кстати, можно ) и читаем. Краткие выводы из этой статьи:
К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и обслуживание:
- представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры с целью дальнейшего сотрудничества;
- участников совета директоров или другого руководящего органа;
В частности, к представительским расходам можно отнести:
- расходы на завтрак, обед, ужин для вышеуказанных лиц и официальных представителей налогоплательщика;
- транспортирование вышеуказанных лиц до места проведения переговоров, приемов, обедов и прочих официальных мероприятий и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- услуги переводчиков, если они оказаны сторонней организацией.
К представительским расходам НЕ относятся расходы на организацию отдыха, развлечений, а также профилактики и лечения заболеваний.
Также статья 264 п.2 НК РФ оговаривает, что представительские расходы в целях расчета базы для налога на прибыль принимаются не в полном объеме, а только в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда в отчетном периоде, к которому относятся представительские расходы.
Как и любые другие расходы, представительские расходы нужно подтвердить документально.
Учет представительских расходов в бухгалтерии
Представительские расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности. Для торгового предприятия они списываются в дебет счета 44 «Расходы на продажу», для производственного в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».
Проводки по учету представительских расходов (счет 26)
Если оплата представительских расходов происходит лично представителем организации, то ему выдаются денежные средства под отчет, при этом составляется проводка Д26 (44) К71.
Услуги сторонних организаций оформляется проводкой Д26 (44) К60, Д26 (44) К76.
Представительские расходы относятся к тому отчетному периоды, в котором они были утверждены, независимо от их оплаты.
Налоговый учет представительских расходов
Эта группа расходов относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Как уже выше было сказано, для целей налогообложения можно учесть только сумму расходов, не превышающую 4% от суммы расходов на оплату труда. Представительские расходы свыше этих 4% не учитываются при определении . Сравнивая величину представительских расходов с величиной расходов на , берутся данные, полученные нарастающим итогом с начала налогового периода.
Основная сложность при учете представительских расходов заключается в том, что в бухгалтерии они учитываются в полном объеме, а при налогообложении их величина ограничивается 4% от оплаты труда. То есть возникают различия при определении прибыли в бухгалтерском и налоговом учетом. Чтобы разобраться с этим моментом, рассмотрим пример учета представительских расходов.
Пример расчета представительских расходов
| В мае 2013 года организация встречала своих партнеров, были запланированы следующие мероприятия по этому поводу: официальный обед в ресторане, культурное мероприятие - посещение сауны.
В связи с этим организация имела следующие расходы:
Согласно НК РФ расходы на посещение сауны мы не можем признать в качестве представительских расходов, также как и доставку партнеров в сауну и обратно. Общая сумма представительских расходов составила 24000 руб. Для организации всех мероприятий ответственному сотруднику были выданы деньги под отчет в размере 60000 руб. По окончании мероприятия сотрудник сдал в бухгалтерию , в котором отчитался о потраченной сумме, к авансовому отчету были приложены все необходимые документы, подтверждающие расходы. Услуги транспортной компании оплачивались организацией с расчетного счета. |
Бухгалтерский учет представительских расходов (счет 26)
60 000 Д71 К50 - выданы денежные средства сотруднику под отчет.
50 000 Д44 К71 - принят авансовый отчет по представительским расходам.
10 000 Д50 К71 - подотчетным лицом сданы остатки аванса в кассу предприятия.
8000 Д44 К76 - получен счет на оплату от транспортной компании, осуществлявшей доставку партнеров.
8000 Д76 К51 - оплачен счет транспортной компании.
Отчетный период - полугодие.
С начала года сумма расходов на оплату труда составила 350000 руб.
Максимальная величина представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения, составляет 350 000 * 4% = 14000 руб. В нашем примере величина представительских расходов 24000 руб. То есть при расчете налога на прибыль мы можем уменьшить налоговую базу только на 14000 руб. Оставшиеся 10000 руб. учтены не будут.