Порядок работы с документами, отправляемыми за пределы предприятия, включает следующие основные этапы:

1. регистрация;
2. оформление почтовых реквизитов;
3. конвертование (упаковка);
4. сортировка;
5. отправка;
6. помещение контрольного экземпляра в дело. Содержание работ и нормы времени на их выполнение представлены в табл. 3*.

Таблица 3
Содержание работ и нормы времени на обработку исходящих документов предприятия
Документ, предназначенный для отправки, сдается ответственным исполнителем в делопроизводство в полностью оформленном виде и не менее чем в двух экземплярах (включая сопроводительные письма. - Авт.). Документ, исполненный ненадлежащим образом, возвращается исполнителю на доработку. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный штамп ("Исходящий № ”). После этого све
дения о документе вносятся в журнал учета. Оформ" Нормы времени на работы по ДОУ управленческих структур... М.: Минтруд России, 2002.

ление почтовых реквизитов на конверте (упаковке) осуществляется в соответствии со сведениями, предоставленными ответственным исполнителем документа. Конверты (упаковки) также обеспечиваются необходимым количеством знаков почтовой оплаты.
Письма подлежат отправке в конвертах установленного образца. Бандероли и посылки отправляются в упаковке, обеспечивающей сохранность вложения до момента их получения адресатом[‡‡‡]. На заказную корреспонденцию, а также на корреспонденцию, направляемую в 4 и более адреса, составляется расчет рассылки. Документы, подготовленные к отправке в течение дня, подлежат сортировке: часть из них отправляется обычным порядком через узел связи, а наиболее важные и срочные направляются адресатам с курьерами (посыльными).
Передача за пределы предприятия информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсо^ грамм, телефонограмм, электронных сообщений E-mail осуществляется с помощью средств электрической связи. Особенности приема и обработки документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи, отражены в приложении 2. Документы, поступившие в делопроизводство, должны отправляться адресатам, как правило, в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
Телеграммы принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по
каналам телефонной связи на основании подписанного соответствующим должностным лицом текста телефонограммы. Контрольные экземпляры отправленных документов (включая сопроводительные письма) подшиваются в дело. По истечении сроков постоянного хранения указанные документы передаются в архив или уничтожаются в установленном порядке.

1. Порядок работы с внутренними документами

Порядок работы с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:

1. получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;
2. изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;
3. составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать. - Авт.)-,
4. согласование проекта документа (при необходимости - корректировка по результатам согласования. -Авт.);
5. представление документа на подпись (утверждение);
6. передача на регистрацию (при необходимости - также на тиражирование. - Авт.);
7. передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе;
8. помещение в дело.

Содержание работ и нормы времени на их выполнение представлены в табл. 4[§§§].
Из распоряжения на подготовку документа ответственному исполнителю должно быть ясно, в ка-

Таблица 4
Содержание работ и нормы времени на обработку внутренних документов предприятия

№ нор мы	Наименование работы	Значение нормы, ч на 1 ед.
2.5	Разработка типовых текстов управленческих документов:
	1) приказ руководителя предприятия	14,5
	2) приказ (распоряжение) начальника структурного подразделения	6,0
	3) протокол заседания	4,6
	4) служебное письмо (инициативное)	1,25
	5) служебное письмо (ответное)	1,2
	6) письмо-извещение	0,45
	7)сопроводительное письмо	0,1
	8) служебная записка	0,15
3.1	Подготовка квартального плана:
	два вопроса (раздела)	5,2
	три вопроса	7,4
	четыре вопроса	9,6
	пятьвопросов	11,8
	шесть и более вопросов	14,0

ком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект документа, с кем (при необходимости) согласовать, кому представить на подпись (утверждение). В отдельных случаях уточняется состав документов, необходимых для подготовки проекта, порядок их получения и использования в работе.
При изучении материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе, ответственный исполнитель, как правило, использует:

1. нормативно-правовые акты и организационнораспорядительные документы по данному вопросу;
2. документы служебной переписки;
3. справочные документы (служебные записки, акты, отчеты и пр.).

В необходимых случаях результаты изучения документов отражаются в рабочих записях, выписках
и пр. На основании указанных записей формируется черновик документа. После набора текста и печати черновика документа его содержание редактируется и корректируется. Уточненный вариант черновика документа оформляется в соответствии с установленными на предприятии требованиями, после чего распечатывается не менее чем в двух экземплярах.
Контрольный экземпляр ответственный исполнитель хранит у себя до минования в нем надобности. Первый экземпляр, если это необходимо, направляется на согласование. Результаты согласования отражаются на оборотной стороне последнего листа проекта документа (в виде виз и замечаний) или в "Листе согласования" (если проект подлежит согласованию с 4 и более должностными лицами или структурными подразделениями. -Авт.).
По результатам согласования в проект документа вносятся дополнительные уточнения. Проект документа вновь распечатывается, после чего представляется на подпись (утверждение) руководителю предприятия (через делопроизводство или секретариат. -Авт.)[****].
Подписанный (утвержденный) документ передается в делопроизводство для регистрации (путем простановки на первом листе документа штампа “Инв, № ” и внесения данных о документе в жур
нал учета) и, если это необходимо, тиражирование. Контрольный экземпляр документа подшивается в дело (хранится отдельно в делопроизводстве). Копия подписанного (утвержденного) документа в обязательном порядке передается должностному лицу
(в структурное подразделение), осуществлявшее подготовку соответствующего проекта.
Прочие экземпляры документа выдаются под роспись должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в практической работе. По миновании надобности документ возвращается в делопроизводство с отметкой о приеме. По истечении сроков постоянного хранения указанные документы передаются в архив или уничтожаются в установленном порядке.

• Входящие . Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.
• Исходящие . Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу... в срок до...").
• Внутренние . Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно безусловно необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.
Прежде всего все документы, проходящие через общий отдел обладают уникальным регистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

Регистрация документов

Цели регистрации

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Номенклатура дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения.

Рассмотрим ее основные функции:

§ Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.

§ Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.

§ Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.

§ Номенклатура дел - учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.

§ Номенклатура дел - основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Виды номенклатур дел

Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Оформление дел

Оформление дел.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Сотрудник, ответственный за формирование дел в текущем делопроизводстве, обязан подшить все исполненные документы в соответствующие дела согласно номенклатуре.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет) должны быть подобраны в хронологическом порядке и подшиты в три- четыре прокола в твердую обложку или переплетены. Металлические скрепки из дел удаляются. Листы в деле, кроме листов с заверительными надписями и чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются, но каждому тому отдельно. В конце дела, на отдельном листе, делается заверительная надпись, в которой указывается количество содержащихся в деле листов, дата и подпись лица, нумеровавшего листы.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: могут храниться в скоросшивателях, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела и включает указание индексов документов, краткого содержания, дат и номеров листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Обложка при заведении дел оформляется в соответствии с ГОСТ 17914-72 согласно.

На обложках дел постоянного, долговременного и временного сроков хранения указываются:

полное наименование организации;

наименование структурного подразделения, где сформировалось дело;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела по номенклатуре дел:

номер тома (если дело состоит из нескольких томов);
дата начала и окончания дела (датой начала дела считается дата первого документа, помещенного в деле, а датой окончания - дата последнего документа);

количество листов в деле, согласно заверительной надписи (указывается после окончания дела), кроме дел временного хранения, документы в которых не нумеруются.

По окончании календарного года в оформление обложек дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), заведенных по номенклатуре дел, вносятся необходимые уточнения:

если название структурного подразделения изменилось или дело передано для окончания в другое подразделение, на обложке вписывается новое название структурного подразделения;

в заголовках дел, содержащих распорядительные документы (приказы, указания, протоколы) указываются их номера;

для переписки, сформированной в дело из нескольких томов, заголовок в каждом томе уточняется указанием корреспондента, территории и т.п., каждый том датируется (число, месяц, год начала и окончания тома);

если в деле имеются документы - приложения за более ранние годы, чем год образования дела, на его обложке под датой делается оговорка: "имеются документы за..... годы"; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;

при внесении дел в опись на обложке дела проставляется номер дела по описи и по согласованию с архивом организации, номер описи и фонда.

Надписи на обложках дел следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. По вопросам, связанным с оформлением дел. подлежащих передаче на государственное хранение, необходимо консультироваться с архивом организации железнодорожного транспорта.

Ответственность за организацию хранения документов учреждения ,

включая первичные учетные документы, несет руководитель учреждения. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты. Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена также ст. 27 Федерального закона N 125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Заверительная надпись

согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – запись, содержащая указание количества и физического состояния листов дела, подлежащего постоянному или долговременному хранению. Согласно параграфу 6.2.9 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры России от 08.11.2005 № 536, заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Личное дело работников

Личное дело на каждого сотрудника формируется в отдельной папке, представляя собой удобную форму систематизации персональных данных.

Ведение личных дел не является обязательным требованием для всех организаций. Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (п. 1.5 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Особенности порядка оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

На практике личные дела обычно заводятся на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников. Если организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательной информации целесообразно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, следует соблюдать правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

* Необходимо обратить внимание на то, что коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Помимо этого, существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п. 3.4.7 Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается:

· руководителем отдела кадров;

· руководителем организации, если в организации нет отдела кадров.

Порядок ведения личных дел сотрудников, а также уполномоченные лица за их ведение могут быть прописаны в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.

На практике в состав личного дела, как правило, включаются следующие документы:

1. внутренняя опись документов дела;

2. личный листок по учету кадров;

3. анкета;

4. дополнение к личному листку по учету кадров;

5. автобиография;

6. заявление о приеме на работу;

7. копия документа, удостоверяющего личность;

8. копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

9. копия ИНН;

10. должностная инструкция;

11. копии документов об образовании;

13. личные заявления работника;

14. трудовой договор;

15. копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

16. аттестационные листы;

17. отзывы должностных лиц о работнике;

18. справки о состоянии здоровья;

19. фотографии;

20. лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Порядок движения личного дела сотрудника с момента его открытия до закрытия следующий:

1. Личное дело оформляется на каждого сотрудника (если организация не определила конкретный перечень должностей), принятого по трудовому договору, и заводится при его приеме на работу.

2. Личное дело ведется в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации.

3. Личное дело закрывается с увольнением сотрудника, но продолжается храниться в организации.

Личное дело на первоначальном этапе включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу сотрудника, поскольку оно заводится после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело сотрудника пополняется другими документами, которые располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Завершается личное дело последним документом в папке - копией приказа о расторжении трудового договора. Данный порядок следует из п. 3.5.3 и п. 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Организация работы с исходящими документами

Обработка исходящих документов, подлежащих отправке почтовой связью, осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Порядок передачи телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов с помощью средств электрической связи и досылки бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом имеющихся технических и программных средств.

Основные этапы обработки исходящих документов включают:

Составление текста проекта исходящего документа;

Согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами путем визирования проекта документа;

Подписание (в случае необходимости – утверждение) документа;

Регистрацию в журнале или на карточке и проставление индексов;

Отправку документа адресату;

Подшивку копии исходящего документа в дело.

Для отправки принимаются только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы с указанием дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен данный документ.

Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Организация работы с внутренними документами

Внутренние документы (приказы, инструкции, правила, докладные и объяснительные записки и др.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации. Порядок их прохождения включает следующие стадии:

Составление проекта документа;

Согласование (визирование) документа;

Подписание документа руководителем;

Регистрация документа;

Размножение и доставка копии документа исполнителям;

Контроль исполнения документа;

Подшивка исполненного документа в дело.

На этапе исполнения документа работа с внутренними документами ведется по схеме работы с входящими документами, включая:

Передачу документа исполнителю;

Контроль исполнения;

Исполнение документа;

Подшивку исполненного документа в дело.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству. После подписания документы регистрируются. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов рассылаются в соответствующие структурные подразделения.

Прием и передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение дело производства в конкретном структурном подразделении, с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме. Наиболее важные документы (в том числе поставленные на контроль) передаются под расписку через подразделение, контролирующее исполнение данного документа, или секретаря организации.

Особенности организации работы с кадровыми документами

Важнейшей функцией кадровой службы являются учет и ведение справочного аппарата кадровой документации. Поскольку все документы по личному составу имеют особую социальную значимость, они подлежат строгому учету и регистрации.

В кадровом делопроизводстве используются разные формы регистрации:

Журнальная;

Карточная;

Автоматизированная электронная.

Журнальная форма используется для регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, движения и выдачи трудовых книжек. Вместе с документами по личному составу эти журналы сдаются в архив, где хранятся 75 лет.

Для учета движения кадров могут также использоваться журналы регистрации приема на работу, переводов работников, увольнения с работы. Однако при внедрении автоматизированных систем в работу кадровых служб необходимость в ведении таких журналов отпадает.

Главным справочным массивом, к которому сотрудники кадровой службы обращаются постоянно, являются личные учетные карточки работников. Для работников, на которых в организациях не ведется личное дело, личная карточка является единственным заменяющим его учетным документом.

В небольших организациях (фирмах) личные карточки стоят по алфавиту фамилий, в крупных – систематизируются по структурным подразделениям, а внутри них – по алфавиту фамилий. При увольнении работника сто личная карточка вынимается из картотеки и после дооформления перемещается в картотеку уволенных работников, где она хранится до подготовки к сдаче в архив.

Особенности работы с кадровыми документами проявляются в процессе осуществления основных кадровых процедур приема на работу, перевода, увольнения работника, каждая из которых оформляется цепочкой документов. Эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами (например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром при заключении трудового договора с лицами, не достигшими возраста 18 лет, а также иными лицами в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

При переводе на другую постоянную работу работник пишет заявление о переводе, на основании которого вносятся изменения в трудовой договор и составляется приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5, который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник знакомится с текстом приказа под расписку. На основании приказа соответствующие записи вносятся в трудовую книжку и личную карточку работника.

Поощрения документируются приказом, изданным на основании докладной записки (представления) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие сведения в трудовую книжку и личную карточку работника.

Увольнение работника также отражается в цепочке документов, начиная с заявления или служебной записки, на основании которых составляется приказ с указанием причины увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. После подписания руководителем приказ регистрируется, соответствующая запись производится в трудовой книжке, личной карточке и лицевом счете (рис. 5.3).

Рис. 53.

Все записи о работе, награждениях, поощрениях, внесенные в трудовую книжку в период работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или кадровой службы и печатью организации.

Работник знакомится с текстом приказа и ставит свою роспись. Копия приказа об увольнении и заявление работника (служебная записка) помещаются в личное дело, после чего оно закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение. Личная карточка перемещается в картотеку уволенных работников и ставится по алфавиту фамилий. Трудовая книжка выдается на руки уволенному в день увольнения под роспись в журнале регистрации трудовых книжек.

Исходящие – документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение.

Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы.

Обработка исходящих документов включает:

составление чернового документа;

подготовку проекта документа;

его согласование (визирование);

удостоверение документа;

отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления всех необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями, вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Сотрудник службы ДОУ обязан:

проверить правильность оформления проекта документа в соответ­ствии с установленными правилами;

проставить исходящий регистрационный индекс;

при необходимости заверить печатью (после регистрации); обработать документ для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

сортировку;

вложение в конверты;

адресование;

сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно про­верить:

правильность оформления документов (наличие подписи, даты, ре­гистрационного индекса, отметку о категории отправления);

наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соот­ветствии количества экземпляров количеству адресатов;

правильность адресования, наличие номера записи, если документ от­правлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе со­ставляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия со­трудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Внутренние документы – это докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения -входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;

протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Объем документооборота – это общее количество документов, поступающих в организацию и создаваемых в ней за определенный период. Как правило, этим периодом является календарный год. Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов на участках их первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам службы ДОУ и в структурных подразделениях.

При подсчете документооборота надо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, как в подлинниках, так и в копиях, изготовленными средствами оперативной полиграфии и оргтехники. Подсчет и анализ документооборота надо проводить 1 раз в год, для этого рекомендуется создавать специальную группу сотрудников под руководством службы ДОУ.

Методика подсчета документооборота следующая: подсчет количества документов производится в местах их регистрации по регистрационно-контрольным формам.

Нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения.

Количество копий определяется по журналам машинописных или оперативных работ в копировально-множительном бюро.

Подсчет тиражей – по журналам регистрации заказов на копировально-множительные работы.

Самостоятельно учитываются заявления, предложения, жалобы граждан.

Документы на машиночитаемых носителях подсчитывают по журналам учета документов на машиночитаемых носителях.

Подсчет документооборота целесообразно проводить раздельно по каждому структурному подразделению и по системам документации (обще управленческой и отраслевой).

Результаты должны суммироваться так, чтобы исключить повторный подсчет одного и того же документа. Рекомендуется при подсчете пользоваться карточками формата А5 и А6, содержащими следующие графы: наименование вида документа, тираж, количество листов, количество экземпляров.

Учет документооборота позволяет:

Определить загрузку организации в целом.

Определить соответствия маршрутов движения документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц.

Позволяет разработать мероприятия по совершенствованию обработки документов в целом и в отдельных операциях.

Позволяет установить оптимальный объем информации, необходимый для аппарата управления.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.

дипломная работа , добавлен 16.10.2013


Работа с входящими, исходящими и внутренними документами. Составление организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Передача документов на исполнение, контроль исполнительской дисциплины. Система электронного документооборота.

отчет по практике , добавлен 11.08.2015


Составление и оформление справочно-аналитических документов. Порядок движения документов: расчет документоооброта, блок-схема работы с входящими и исходящими документами. Положение о подразделении фирмы. Должностная инструкционная карта экономиста.

контрольная работа , добавлен 25.02.2014


Технология работы с документами: прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, информационно-справочная работа, систематизация (формирование дел) и текущее хранение. Экспертиза ценности документов и порядок передачи дел в архив.

курсовая работа , добавлен 16.05.2012


Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.

контрольная работа , добавлен 22.08.2013


Современная кадровая служба и организация ее работы на примере ООО "Строитель". Структура, функции и сотрудники кадровой службы. Документирование кадровой деятельности. Оформление пенсии. Работа с исходящими и входящими документами. Хранение документов.

дипломная работа , добавлен 02.03.2009


Особенности составления и оформления документов по организации. Описание организационных форм делопроизводства. Характеристика средств техники для работы с текстовыми документами. Методика и пример написания и оформления протокола общего собрания.

контрольная работа , добавлен 30.12.2011


Организационная структура и функции Администрации г. Новочебоксарска, ее нормативно-правовой статус. Технология организации работы с документами. Прием, обработка, регистрация, контроль исполнения. Система организационной и распорядительной документации.

дипломная работа , добавлен 19.11.2011