Подскажите, а есть пример как правильно должен быть оформлен путевой лист, с учетом того что рабочий день 8 часов. Может есть у кого пример, ото у нас были раньше заполнены по одному примеру, а сейчас в Гаи говорят, что есть ошибки. А вот как правильно ни кто не говорит, помогите разобраться, очень хотелось бы посмотреть примеры.
Подскажите, а есть пример как правильно должен быть оформлен путевой лист, с учетом того что рабочий день 8 часов.
Как хотите, так и заполняйте. 152-й приказ определяет только те реквизиты, которые должны присутствовать обязательно. Всё лишнее можно тупо убрать. Время, чтобы не заморачиваться, ставите не более 9-и часов с обедом, т.к. тут возникает ещё плюс один "подпольный" час - время подготовительно-заключительных работ. Скиньте свой лист мне на почту, а я поправлю.
Сразу вопрос. Вам положено выписывать листы? Вы организация перевозчик? Если нет - то путёвка Ваш внутренний документ, как хочу, так и рисую.сейчас в Гаи говорят, что есть ошибки.
Здравствуйте.
Помогите пожалуйста советом. Ситуация следующая:
Есть юр.лицо, которое является собственником грузового ТС. Заключаем долгосрочный договор с ИП (водитель) для перевозки грузов на этом ТС. В день может совершать до 5 рейсов. Вопросы такие:
1) Кто оформляет путевые листы, юр.лицо или ИП? И по какой форме должен быть путевой лист?
2) Допустим грузоподъёмность авто 3 Т, а в день он должен перевезти 6 Т. Должно ли где-то в путевом листе отражаться, что этот объём он везёт двумя рейсами?
3) Можно ли организовать такую схему - выписать путевой лист на 1 месяц, в графах где указывается маршрут проставить отметку - "Согласно маршрутному листу" и выдавать на каждый день водителю маршрутный лист с адресами всех?
4) В штате юр.лица есть ответственный по транспорту, может ли он ставить свою отметку в путевом листе? Так же у юр.лица имеется заключенный договор с мед.организацией, их отметка имеет место быть?
Заранее спасибо за ответы.
Здравствуйте.
Помогите пожалуйста советом.
Заранее спасибо за ответы.
Вопросов много, устанешь отвечать. Если кратко. Транспорт - собственность организации, которая перемещает своё имущество (грузы) для собственных нужд. Водитель, он же ИП - обычный водитель, только отношения с ним оформлены таким образом. Если есть желание, то можете выписывать путевой лист. Ваша организация, как я понял, не осуществляет такой вид деятельно, как оказание услуг по перевозке грузов. Поэтому путевой лист не обязателен. Тем-более не нужны никакие накладные, кроме как при перевозке леса и сыпучих материалов. И то, тут применяются другие нормы законодательства. Проще - показать, что Вы не украли груз. В остальных случаях - презумпция невиновности. Пусть доказывают, что Вы стырили. Также, согласно ч.1 ст.20 проводить предрейсовый осмотр такая организация не обязана. Медик нужен, т.к. это требование обязательно. Если нет путёвки, то подтверждение прохождения пусть ищут в журнале у медика.
О правильном оформлении путёвки, если есть желание её выписывать, читайте 152-й приказ Минтранса.
Самое интересное будет после. Господа гаишники почти поголовно не читают приказы. И свято верят, что если у тебя в кузове мешок со скрепками, перевозимый из своих складов и офисов, то это уже коммерческая перевозка грузов. Огорчает и массовое наличие подобных "умных" судей. Помните, где живёте. Практически так и осталось по-понятиям.
Добрый день!
Нужен ли мне путевой лист если я езжу на легковом автомобиле организации, который мне предоставлен в пользование круглосуточно?
При себе есть доверенность и договор использования транспортного средства, где указано, что я использую автомобиль для выполнения должностных обязанностей (нет указания, что это НЕ перевозки грузов/пассажиров).
Могу ли я перевозить в автомобиле родственников/коллег/друзей или различные товары или материалы (как для рабочих, так и для личных целей)? И должен ли я доказывать инспектору ДПС, что я не занимаюсь коммерческими перевозками (что является поводом для обязательного наличия путевого листа)?
Все почитал. Мне не понятна одна штука: какая разница для сотрудника ДПС, когда я везу старый диван, холодильник и шкаф себе на дачу, на 200 км., как физическое лицо, или на те же 200 км., я везу с накладными как ИП на своей газели, которая зарегистрирована на меня, как на физ. лицо, 4 полеты кабеля к примеру? Когда я везу диван для себя я менее опасен на дороге?))) Каким образом медсестра, поставившая штамп в 6,00 утра, проверившая давление, 120/80, может отвечать за то, что у меня в 12,00 случился сердечный приступ, или я по своей тупости набухался в 13,00???)) У меня, к примеру система налогообложения ЕНВД, зачем мне путевой лист? Меня остановили, где путевка? Зачем вам путевка инспектор, у меня ЕНВД, налоги я плачу фиксированные, ни чего не скрываю, я ИП? Что происходит, что за бред?
Ты сам ответил - бред. Тупость и палочная система. Правовое государство только по новостным каналам.
Илья-60, Поддерживаю вопрос.
По-закону, по крайней мере до 21 декабря т.г. ничего не нужно. "По-понятиям" - очень нужен путевой со всеми вытекающими. Дело в том, что гаишники законов не читают. Суды полностью на стороне госорганов.
Возможен ли следующий порядок объяснений сотруднику ГИБДД:
Я управляю автомобилем принадлежащем организации, на меня, как на физ. лицо, выписана доверенность на право управления. Соответственно по доверенности автомобилем управляет физ. лицо, а не сотрудник организации. К физ. лицам не применим перечень документов применимый к водителям юр. лиц.
Вроде все в рамках логики и закона, возможно такое?
Ключевая фраза "автомобилем принадлежащем организации ". Вдальнейшем всё зависит от того, на кого нарвёшься. Чтобы было понятно, в настоящее время путевой лист нужен исключительно для юрлиц и ИП, и только в тех случаях, когда они занимаются перевозкой грузов и пассажиров. И "перевозка" понимается по ГК РФ и Уставу автотранспорта, проще: в ОКВЭД должен быть прописан вид деятельности, как оказание услуг по перевозке. Плюс должны быть документы, подтверждающие перевозку (накладные, билеты, договор и т.п.). В остальных случаях это уже не перевозка, а перемещение грузов и людей для обеспечения собственных нужд организации. Но необразованные гаишники этого не понимают, они читают определение из ПДД. Но ПДД описывает эти случаи как процесс, но не как деятельность. В этом и разница.
Думаю, что ты всё понял. А вот теперь попробуй это всё доказать гаишнику, трудоустроенному по объявлению.
У мировых судов хватает наглости отменять международные договоры РФ. Если будет интересно, выложу краткую выписку из моего обжалования по ДОПОГ, когда мировая судья положила даже на положение ДОПОГ, указания самого Минтранса и ГИБДД РФ, и удовлетворила прихоти безграмотного инспектора УГАДН.
Добрый вечер, если контролер не пропустил автомобиль в рейс по техническим неисправностям, а водитель уехал без подписи контролера, отвечает ли контролер что водитель выехал в рейс?
Руслан , здравствуйте.
Контролер не несет ответственности, т.к. он не выпускал автомобиль в рейс.
Удачи на дорогах!
Читаю и офигеваю. Так всё обыденно, как-будто и должно так быть. "Контролёр выпустил"... А то, что выпуск должны делать только перевозчики, как-то забывается. Сами себе геморой находим?
Михаил-188
Здравствуйте! Поясните пожалуйста как быть с отметками медработника и контроллера если машина остается на ночь у водителя дома, и пройти с утра врача и контроллера можно только при прибытии на работу?
Всем добрый день!
Сейчас очень популярна тема Каршеринга в которой нет ни путевых листов, ни отметок медика и контроллера, а используется договор аренды.
Правильно ли я понимаю, что если у водителя (т.е. физ.лица) есть договор аренды на управляемое транспортное средство, то ему не нужен путевой лист со всеми вытекающими?
Михаил , здравствуйте.
Возможны 2 варианта. Либо оставлять автомобиль в организации, либо проходить осмотр и контроль до выезда, а лишь затем ехать на работу.
Удачи на дорогах!
Илья , здравствуйте.
А чего именно Вы хотите добиться в данном случае? Например, если человек работает водителем, то ему в любом случае нужно проходить предрейсовый медицинский осмотр.
Добрый день. Путевой выписывается на срок не более 1 месяца, как поступать в ситуации, если водитель в рейсе, а срок действия путевого истек?
Добрый день, Максим!
В моем случае "водитель", это не профессия. Это торговый представитель, у которого в пользовании есть автомобиль организации, но т.к. он разъездной, то проходить ежедневно медика и механика нет возможности. Хочу найти правильную формулу, как для ГИБДД, так и для налоговой (но об этом не здесь).
Мой вопрос в том, можно ли организации предоставить авто сотруднику в аренду и отпадет ли при этом необходимость путевых листов, как при каршеринге?
Laffi , здравствуйте.
Не совсем понятно, почему произошло расхождение длительности маршрута и путевого листа.
В общем случае если путевой лист закончился, то следует оформить новый.
Удачи на дорогах!
Илья , здравствуйте.
Если автомобиль используйте человеком только для передвижения (он не перевозит пассажиров и грузы), то можно оформить договор аренды. В этом случае машина будет использоваться как личная, т.е. не потребуются медицинские осмотры и технический контроль.
Удачи на дорогах!
Доброго времени суток! вопрос такой, грузоперевозки,Автомобиль оформлен на моего отца как на физ лицо, работать на нем буду непосредственно я, у отца и у меня есть ИП, кого конкретно прописывать в реквизитах в оформлении путевого листа? как я понимаю мне необходимо будет оформить между мной и отцом договор аренды ТС?
Далее, из курсов пройденной программы обучения на специалиста ОБДД,Контролера и Диспетчера (имею дипломы) точно помню слова преподавателя,что диспетчер для самого себя Путевой лист выписать не может!, как быть в данной ситуации??? как контролер и как водитель в графах я могу расписаться, а вот в поле для Диспетчера как быть?
Костя , здравствуйте.
1. Если Вы будете заниматься грузоперевозками для своего ИП, то следует указывать в путевом листе Вас. Вы можете оформить договор аренды автомобиля, чтобы исключить возможные вопросы.
2. Обязательные реквизиты путевого листа перечислены на . Подпись диспетчера не является обязательной в путевом листе, данное поле можно убрать из бланка.
Удачи на дорогах!
Александр-731
Добрый день! Я ИП, перевозка пассажиров легковым такси. Как быть с путевым листом. Я должен его сам себе выписывать? А также медосмотр и техническое состояние автомобиля проставлять? Или как быть в данном случае и на какой период я могу выписывать путевой лист, если все-таки это надо делать? Спасибл
Александр , здравствуйте.
При работе в такси путевой лист является обязательным. Оформить его Вы можете самостоятельно. Вы можете проводить самостоятельно, если у Вас есть соответствующее образование. Медицинский осмотр следует проходить у врача.
Путевой лист может быть выписан на срок до месяца.
Удачи на дорогах!
Виталий-124
Добрый день, подскажите, если собственик авто "камаз или другой вид грузового транспорта" физ лицо, везет груз в прицепе, работая на юр. лицо, Груз принадлежит юр. лицу. Водителю выдан путевой лист, пройден мед осмотр, но сотрудки ДПС выписывают штраф за недействительный путевой лист ссылаясь на то что "Отсутствует ТО на прицеп" следовательно мастер не имел право выписать путевой лист. Правомерны ли действия сотрудника ДПС. ТО на тягач имеется вместе с полисом осаго
У меня ип, грузоперевозки,нужен ли путевой лист,если да,то могу ли ставить сам печать и отметку о мед осмотре и тех осмотре в нём?
Виктор-124
"Виталий-124" , Максим . Из сообщения сложно понять за что конкретно наложен штраф и на кого.
Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ. Оформление путевого листа для арендованного автомобиля.
Вопрос: Наше предприятие арендует личные автомобили у своих сотрудников. С ними заключены договора аренды авто и предоставление услуг по управлению.Сотрудники оформляют один путевой лист для легкового авто на месяц.Вопрос:1. Делать ли в этом путевом листе отметки медика и механика?2. Необходимо ли регистрировать путевые листы в журнале учета, если мы не является транспортным предприятием и эти автомобили арендуем?3. Нам сотрудники/арендодатели предоставили нормы расхода топлива, но они не соответствуют данным Миннтранса, а многих авто там просто нет. Какие нормы нам применять? и можем ли мы утвердить нормы, предоставленные владельцами авто, без привязки к данным Минтранса?
Ответ:
1. Да, в путевом листе должны быть проставлены отметки механика и медицинского работника. По общему правилу при выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Также перед выездом водитель должен пройти предрейсовый осмотр, по результатам которого в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».
2. Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, организации следует делать записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8). Такой журнал следует вести в том числе и для регистрации путевых листов, оформленных по арендованным автомобилям.
3. Для экономического обоснования расходов на ГСМ организация может использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России, или же самостоятельно разработать внутренние нормы на основе тех, которые предоставили арендодатели. То есть те нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие ), носят рекомендательный характер, применять их не обязательно.
При этом лимиты следует утвердить приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива.
Обоснование
Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ
Организация может использовать:
1. унифицированные формы;
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом .
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра - запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).
Даты и время предрейсового контроля автомобиля проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О. Порядок проведения контроля утвержден приказом Минтранса России от 6 апреля 2017 № 141 .
Это предусмотрено пунктами , , и Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 № 835н , пунктами , Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152 .
Отметку о предрейсовом контроле технического состояния в путевых листах нужно было ставить и до вступления в силу приказа Минтранса России от 6 апреля 2017 № 141 . Это требование прописано в пункте 29 Правил, утвержденных приказом Минтранса России от 15 января 2014 № 7 .
Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника .
Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют .
Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов - для каждого водителя.
Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.
Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.
Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 № ВАС-16222/08 , постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 № А32-24509/2007 , от 27 августа 2008 № Ф08-5063/2008).
В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 № ВАС-11880/13 , постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 № Ф09-946/09-С5 , Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 № А46-11958/2009).
Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой . В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 № ШС-37-3/6848 .
Внимание: Использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 № 03-04-05/28243 .
Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).
Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152).
Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные. Организация применяет общую систему налогообложения
Налог на прибыль
Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ
При расчете налога на прибыль расходы на бензин учитывайте в зависимости от того, в какой деятельности используете транспорт. Если машины эксплуатируют для оказания автотранспортных услуг, то стоимость ГСМ отнесите к материальным расходам ().
Когда же транспортное средство используют просто для нужд организации (например, для перевозки сотрудников), то расходы включите в состав прочих, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Это подтверждает Минфин России в письмах от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71 , от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61 .
Для расчета налога на прибыль топливо принимайте к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 НК РФ). При этом сумму НДС, выделенную в чеке, исключите из налоговой базы (п. 1 ст. 170 НК РФ).
Если затраты на приобретение ГСМ отнесли к материальным расходам, то списывайте их с учетом метода оценки материалов , который применяете в организации (п. 8 ст. 254 НК РФ).
Когда же речь идет о прочих расходах, стоимость учтенного бензина списывайте по фактической стоимости приобретения без НДС (подп. 11 п. 1 ст. 264 , п. 1 ст. 170 НК РФ).
Ситуация: нужно ли при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм
Нет, не нужно.
Дело в том, что при расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А те нормы , которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть применять их не обязательно. Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 и от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12 .
Главбух советует: для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать нормы , рекомендованные Минтрансом России. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы.
Выбрав второй вариант, утвердите лимиты приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Сезонные нормы установите исходя из климатических условий в районе эксплуатации автомобиля. Для этого можно воспользоваться таблицей значений зимних надбавок по регионам России . Издавать каждый сезон приказы не нужно. Если зимний сезон наступит раньше, то руководитель может своим приказом изменить срок действия зимних надбавок.
Чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат задокументируйте актом контрольного заезда (в произвольной форме).
Также в качестве ориентира можете использовать нормы расхода топлива, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р .
А организациям узкоспециализированной направленности, использующим спецтехнику, стоит воспользоваться нормами, утвержденными отраслевыми ведомствами. Например, для предприятий лесной промышленности это Нормы расхода горюче-смазочных материалов на механизированные работы, выполняемые в лесном хозяйстве , утвержденные приказом Рослесхоза от 13 сентября 1999 г. № 180 .
Если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011 .
Следует отметить, что ранее контролирующие ведомства придерживались иной точки зрения. Суть ее в том, что организации, использующие служебные автомобили, обязаны соблюдать установленные Минтрансом России нормы . Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только на автомобили, для которых нормы не установлены (письма Минфина России
Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника. Оформление путевых листов при аренде автомобиля у сотрудника для осуществления служебных поездок.
Вопрос: Дополнение к вопросу № 1078737 от 18.07.2017 г. Как правильно заполнить путевой лист в таком случае? Поездки осуществляются, в основном, в пределах города. Автопарка у нас нет, поэтому таких должностей, как медицинский работник и контролер технического состояния автотранспортных средств на предприятии нет.
Ответ: При аренде автомобиля у сотрудника для осуществления на нем служебных поездок также в обязательном порядке необходимо оформлять путевые листы. В путевом листе в обязательном порядке должна быть указана информация о показаниях спидометра на момент выезда и возвращения, информация о пройденном маршруте. К путевому листу прикладываются расходные документы (чеки, квитанции), подтверждающие расход на ГСМ, Подробный порядок заполнения путевого листа приведен ниже в рекомендации.
Также в путевом листе в обязательном порядке должны стоять отметки о прохождении водителем медосмотра и о проведении техосмотра автомобиля перед выездом. Если в самой организации не организовано проведение медосмотра и техосмотра, то за данными услугами возможно обратиться в стороннюю специализированную организацию.
При отсутствии путевых листов, либо при некорректно заполненных путевых листах (отсутствие медосмотра, техосмотра), возможны следующие последствия:
При проведении проверки на дороге органы ГИБДД остановят транспорт и могут не допустить его к дальнейшему передвижению (так как транспорт специализированный, перевозятся грузы) и затем оштрафуют организацию;
Расходы по данному транспорту (сумму компенсации, цену аренды, затраты на ГСМ и пр.) организация не сможет учесть в составе налоговых расходов;
Со стоимости ГСМ, которые организация оплачивала водителю без документального подтверждения, могут доначислить НДФЛ как на доходы сотрудника в натуральной форме по ГСМ, приобретенным организацией, и использованным сотрудником в личных целях (так как без путевых листов служебный характер поездок доказан не будет).
Обоснование
Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника
Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства , но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена Трудового кодекса РФ.
Путевые листы
Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы
Да, нужно.
По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).
Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.
При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:
- не удерживать НДФЛ с суммы компенсации ;
- учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и при расчете единого налога на упрощенке .
Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406 , от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 , УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447 . Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).
Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения
Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:
- подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
- свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
- обосновывающие расчет суммы компенсации;
- подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.
Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).
Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011 , Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694 , Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).
Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.
Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ
Путевой лист
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).
Организация может использовать:
- унифицированные формы;
- самостоятельно разработанные путевые листы . Например: упрощенная форма путевого листа легкового автомобиля , путевой лист грузового автомобиля с повременной или сдельной оплатой.
Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице . Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.
Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 . При этом они не являются обязательными к применению .
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом .
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра - запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).
Даты и время предрейсового контроля автомобиля проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О.
Это предусмотрено пунктами , , и Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 № 835н , пунктами , Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152 .
Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. .
Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют .
Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов - для каждого водителя.
Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.
Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.
Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 № ВАС-16222/08 , постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 № А32-24509/2007 , от 27 августа 2008 № Ф08-5063/2008).
В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 № ВАС-11880/13 , постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 № Ф09-946/09-С5 , Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 № А46-11958/2009).
Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника
Кто проводит медосмотры
Организовать проведение медосмотров сотрудников обязан работодатель, заключив соответствующий договор с медицинским учреждением (п. 6 Порядка, утвержденного ). При этом медучреждение должно иметь лицензию на медицинскую деятельность ().
Также работодатель может проводить медосмотры (например, предрейсовые) в собственном медпункте при условии, что медпункт имеет лицензию на медицинскую деятельность и право на проведение предварительных и периодических медосмотров (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ , Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н).
Ситуация: должна ли организация при проведении медосмотров (в т. ч. предрейсовых) в собственном медпункте получать лицензию на этот вид деятельности. Проведение медосмотров не является основной деятельностью организации
Да, должна.
Медицинская деятельность является лицензируемой (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ). Медосмотры (в т. ч. предрейсовые) относятся к услугам медицинской деятельности, подлежащим лицензированию (перечень к Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2012 г. № 291). Никаких исключений для медицинской деятельности для собственных нужд законодательство о лицензировании не предусматривает. Поэтому при проведении медосмотров (в т. ч. предрейсовых) в собственном медпункте необходимо получить лицензию на данный вид деятельности.
О необходимости получать лицензию для проведения медосмотров указано и в пункте 8 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н .
Ситуация: вправе ли сотрудник организации (например, бухгалтер), имеющий диплом о медицинском образовании, проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей. Организация не имеет собственного медпункта
Нет, не вправе.
Организации всех форм собственности и предприниматели, имеющие автомобильный транспорт, обязаны организовать проведение обязательных предрейсовых медосмотров водителей (п. 1 ст. 20 , Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).
Организовать проведение обязательного медосмотра организация может либо в собственном медпункте, либо по договору с медицинским учреждением. Медицинское учреждение, с которым заключен договор на проведение медосмотров, должно иметь лицензию на этот вид деятельности (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ).
Если организация самостоятельно проводит предрейсовый медосмотр, необходимо, чтобы это делали только медицинские работники при проведении медосмотра самостоятельно.
Правильный путевой лист оправдает расходы на ГСМ и зарплату водителя
Из этой статьи вы узнаете:
— как изменился состав реквизитов путевого листа;
— какие реквизиты нужны обязательно;
— можно ли работать по путевым листам старого образца;
— как исправить ошибку в путевом листе?
Минтранс России изменил состав реквизитов путевого листа (приказ от 18.01.2017 № 17). Печать компании больше не нужна, а вот отметка о техконтроле стала обязательной.
Проверьте форму путевки. Если в бланке нет отметки о техконтроле, вы не вправе использовать путевой лист. Он не отвечает новым требованиям.
ОБРАЗЕЦ ОТМЕТКИ О ПРЕДРЕЙСОВОМ ТЕХНИЧЕСКОМ ОСМОТРЕ
Предрейсовый техосмотр должен проводить специалист, аттестованный в транспортной инспекции (п. 14.3 приказа Минтранса России от 28.09.2015 № 287). Это может быть механик или мастер. Если в штате нет такой должности, проводите техосмотр в стороннем сертифицированном техцентре. Его специалист проставит отметку о техосмотре на путевом листе.
Если с машиной все в порядке, в путевке контролер запишет или поставит штамп «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» либо «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен», распишется и укажет фамилию (образец 1 ниже).
Отвечает Александр Сорокин,
заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России
«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в
Вопрос: Как оформляется путевой лист при аренде автомобиля?
Ответ: По нашему мнению, при аренде автомобиля с экипажем путевые листы целесообразно оформлять арендодателю. При аренде автомобиля без экипажа путевые листы целесообразно оформлять арендатору с указанием сведений о владельце транспортного средства (об арендаторе).
Обоснование:
В процессе предпринимательской деятельности арендовать транспортные средства возможно как с экипажем, так и без него. Оба способа аренды автомобиля имеют свои нюансы правового регулирования и порядка оформления путевого листа.
При аренде транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 Гражданского кодекса РФ). При этом расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, несет арендатор, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем (ст. 636 ГК РФ).
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).
Обязательные реквизиты путевого листа
При перевозке пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями должен оформляться путевой лист, который служит для учета и контроля транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Устав)).
Унифицированные формы путевых листов
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Обязательные реквизиты и порядок). Требования данного документа обязательны в том числе для организаций, эксплуатирующих легковые автомобили для собственных нужд (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529 по делу N А33-12312/2013). Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка):
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве, в том числе "Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства";
- сведения о водителе.
Отметим, что проставление в путевом листе печати организации необязательно (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка).
Путевой лист оформляется в одном экземпляре на каждое транспортное средство.
Оформление путевого листа при аренде транспортного средства с экипажем
Устав, Обязательные реквизиты и порядок не позволяют определенно распределить бремя обязанности по заполнению путевых листов между арендодателем, являющимся собственником предоставленного в аренду транспортного средства, и арендатором, временно владеющим и пользующимся транспортным средством по договору аренды транспортного средства с экипажем (или без экипажа) (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.02.2004 N А10-1621/03-16-Ф02-231/04-С1).
На наш взгляд, из указанных документов следует, что путевые листы необходимы той организации, работники которой фактически осуществляют работы на транспорте или спецтехнике. Путевые листы подтверждают, что автомобиль работал, а не простаивал, в то же время путевые листы являются документальным обоснованием расходов на ГСМ (Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).
Поскольку при аренде с экипажем арендодатель является работодателем водителя и, соответственно, несет расходы на выплату заработной платы своему работнику, полагаем, что именно арендодателю целесообразно оформлять путевые листы на поездки автомобиля по распоряжению арендатора (Постановления Арбитражного суда Московского округа от 08.07.2016 по делу N А41-47161/2015, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 28.01.2016 N Ф08-10220/2015 по делу N А61-1223/2015). Рекомендуем определить порядок оформления путевых листов в договоре аренды. По нашему мнению, если стороны договора аренды согласуют, что путевые листы оформляет арендодатель, то арендатору следует иметь их копии в целях подтверждения расходов на приобретение ГСМ (и наоборот). Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему.
Отметим также, что при аренде автомобиля с экипажем штамп о предрейсовом медицинском осмотре должен ставить арендодатель, так как фактически водитель не является работником арендатора. Соответственно, арендатор не несет ответственности за охрану его труда и здоровья. В остальном путевой лист заполняется как обычно. Таким образом, путевой лист целесообразно оформлять арендодателю.
Оформление путевого листа при аренде транспортного средства без экипажа
При аренде автомобиля без экипажа арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он фактически эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ. Если же в договоре аренды автомобиля без экипажа прописано, что расходы на ГСМ несет арендодатель, то арендодателю следует иметь копии путевых листов в целях подтверждения расходов на приобретение ГСМ. Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему. Путевой лист при аренде заполняется как обычно, только в поле "Организация" проставляются сведения о владельце машины, в данной ситуации об арендаторе, его наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН (ОГРНИП) (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка).
Таким образом, при аренде автомобиля без экипажа в путевом листе должны быть указаны сведения (в том числе ОГРН) именно об арендаторе, так как он владеет автомобилем на праве аренды и осуществляет его эксплуатацию. Также соглашением сторон может быть предусмотрен порядок передачи копий путевых листов, выписанных арендатором, в адрес арендодателя.
См. также:
Как оформить путевой лист при длительной командировке водителя на срок более месяца?
...Обязана ли организация указывать в путевом листе дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, если она не оказывает услуги по перевозке?
ООО на общем режиме. В штате предприятия есть водитель, который возит генерального директора. Автомобиль в организации отсутствует. Понимаем, что зарплату с налогами водителя могут при проверке не принять в расходы на прибыль. Мы можем взять автомобиль в аренду у физ.лица с выплатой ему арендной платы. Обязательно ли надо будет выписывать путевой лист на автомобиль, проходить водителю медика,указывать маршруты, выплачивать суточные при командировках? ГСМ списывать не будем, так как автомобиль заправляет директор лично.
При расчете налога на прибыль учитываются документально подтвержденные и экономически обоснованные расходы. Это значит, что если работник использует арендованное предприятием ТС в личных целях, то учесть его при расчете налога нельзя. Если нет документов, подтверждающих понесенные траты, например, на ремонт колеса, то учесть в расходах такие траты тоже нельзя.
Соответственно, Вам необходим документ, который докажет производственное направление использования машины. Обычно таким документом является путевой лист. Сведения о медосмотре являются обязательным реквизитом путевого листа. И если такой реквизит не заполнен, то налоговая может посчитать документ составленным с нарушением. И исключит из расходов затраты на бензин. Кроме того, за отсутствие отметки о медосмотре Вас может оштрафовать Росздрав или ГИБДД.
Информация о пути следования нужна как раз для того, чтобы было видно, куда ездил сотрудник. Если такой информации не будет, налоговая опять же укажет на отсутствие документального подтверждения расходов.
Можно попытаться использовать для подтверждения пути следования автомобиля другие документы – например, отчеты водителя, приказы о направлении в ту или иную организацию. Тем более, что Вам нужно подтвердить не расход ГСМ (раз не собираетесь его списывать), а только маршрут следования. Есть судебная практика в пользу налогоплательщиков. Но скорее всего, использование другого документа вместо путевого листа приведет к спору с проверяющими.
Выплата суточных при командировках никак не связана с выписыванием или не выписыванием путевых листов. Эта обязанность возложена на организацию Трудовым Кодексом Российской Федерации при направлении работника в командировку. И даже если Ваш работник отправится в командировку на самолете или поезде, суточные все равно нужно будет оплачивать.
Обоснование
Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные
Путевой лист
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).
Главбух советует : если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.
Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.
Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60 , от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66 ,Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).
Организация может использовать:
Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице . Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.
Унифицированные образцы путевых листов утверждены . При этом они не являются обязательными к применению .
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом .
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).
.
Главбух советует : Если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.
На практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в компании нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела. В этом случае организация допускает нарушение.
Дело в том, что предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры должны проводить:
– медицинские работники, которые имеют высшее и (или) среднее специальное образование (в т. ч. сотрудники, состоящие в штате организации);
– или медицинские или иные организации, осуществляющие медицинскую деятельность при наличии соответствующей лицензии.
При этом обязанность организовывать проведение обязательных предрейсовых и послерейсовых осмотров возлагается на организацию.
Это предусмотрено пунктами и Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н .
Исходя из этого проведение предрейсовых (послерейсовых) осмотров иными лицами является нарушением, за которое организацию могут оштрафовать.
Внимание: если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя ().
А за этим последует административный штраф:
Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.
Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:
Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243 .
Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).
Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).
Ситуация: как часто нужно оформлять путевой лист автомобиля
Такая периодичность зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.
Если речь идет об автотранспортном предприятии, то путевые листы оформляйте ежедневно. Поскольку в этом случае такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 .
Организации же, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 , письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).
Данные приборов учета
Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354 .
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Какие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль
При расчете налога на прибыль сумму полученных доходов можно уменьшить на сумму понесенных расходов (). Расходы учтите в денежной форме (п. 3 ст. 274 НК РФ).
Условия признания расходов
Все расходы организации, признаваемые в налоговой базе, должны одновременно быть:
Если хотя бы одно из условий не выполняется, расход для целей налогообложения не признавайте.
Такой порядок предусмотрен;
Нины Ковязиной , заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Нужно ли проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей, если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд
Предрейсовые медосмотры проводить нужно, а послерейсовые нет.
Организации, деятельность которых связана с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать и проводить обязательные медицинские осмотры водителей (п. 1 ст. 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Обязательные медосмотры водителей включают в себя обязательные предварительные, периодические (не реже одного раза в два года), предрейсовые и послерейсовые медосмотры (абз. 5 п. 1 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).
При этом обязательные предрейсовые медосмотры организация обязана проводить в течение всего времени работы сотрудника в качестве водителя (кроме водителей, которые управляют автотранспортом, выезжающим по вызову экстренных оперативных служб). А обязательные послерейсовые медосмотры нужно проводить в течение всего времени работы сотрудника водителем, но только если его работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов. Об этом сказано в пункте 3 статьи 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ.
Таким образом, поскольку использование машины для управленческих нужд не связано с перевозкой пассажиров и опасных грузов, послерейсовые медосмотры водителей не проводятся.
Внимание: за нарушение порядка проведения обязательных медицинских осмотров водителей предусмотрена административная ответственность.
Размер штрафа по Кодекса РФ об административных правонарушениях составляет:
- для граждан – от 1000 до 1500 руб.;
- для должностных лиц организации (например, руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;
- для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.