Документ, который подтвердит расходы компании на топливо, как раз и есть путевой лист. Поэтому не столь важно, кто является хозяином автомобиля: если расходы понесены из средств предприятия, то правильно отразить их в налоговом отчёте поможет именно путевка.
Естественно, сотрудник возьмётся за поручение, попросив оплатить ему бензин. Поэтому автоматически получается, что его личная машина в аренде, но нужен ли путевой лист? В этой ситуации нужен не только путевой лист, но и договор аренды автомобиля фирмой у частного лица.
Все о путевых листах: образцы и правила заполнения
Путевой лист (п/л, путевка) относится к первичной учетной документации, которую ведут все компании и частные предприниматели, связанные с эксплуатацией автотранспортных средств. Если собственник ТС – предприятие, данный документ служит подтверждением права управления. Если машина частная и применяется для рабочих поездок, п/л помогает просчитать затраты. Проверкой путевок занимается трудовая инспекция, ГИБДД, ФНС. Знание новых правил заполнения путевых листов в 2019 году позволит избежать ошибок и возможных штрафов за несоблюдение стандартов. В данной статье содержится максимально полная и достоверная информация о корректном заполнении п/л, сроках его действия, а также приведен заполненный новый образец.
Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации. Путевой лист может быть выдан на месяц (30 дней), 1 рабочий день либо на 1 поездку. Новыми правилами заполнения п/л в 2019 году предусмотрена возможность продления периода его действия.
Путевой лист для подтверждения аренды авто не нужен
Однако налоговики придерживаются иного мнения. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1 налоговые органы пришли к выводу, что помимо договора аренды компании необходимо иметь иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора. В их число фискалы включили:
Как видите, Минфин России в своих разъяснениях даже не упоминает о путевых листах, якобы необходимых для подтверждения расходов по аренде. И это очевидно. Ведь они могут подтвердить только обоснованность расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.
Путевой лист для арендованного легкового автомобиля
- Маршрут и цель поездок. Для обоснования их производственной направленности
- Количество израсходованного горючего
- Путь пройденный автомобилем, на основании показаний спидометра
- Дата заполнения путевого листа
- Срок на который документ выписывается
- Информация о транспортном средстве
- Данные о водителе грузового автомобиля
- Данные о владельце транспортного средства
Путевой лист – основной документ учета работы водителя, выдаваемый каждый день, в котором указывается маршрут, пробег, а также проверяется способность водителя, к выходу в рейс. В установленных законом случаях водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе путевой лист и по требованию сотрудников полиции передавать его им для проверки.
Путевой лист для арендованного автомобиля
Основное отличие от предыдущего варианта – в этой ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производятся силами компании-арендодателя, поскольку у вас нет с ними трудовых отношений. Каким образом будет производиться этот учет, обычно подробно прописывается в договоре. Возможно, арендодатель потребует копии путевых листов или будет снимать показания спутниковых систем слежения.
Представим ситуацию, что у вас нет своих машин и вы берете автомобиль или автотехнику в аренду. Кто при этом оплачивает расходы на ГСМ? Вы сами. Нужно ли учитывать трудочасы водителя на арендованном авто? Несомненно. На ком лежит ответственность, если водитель не сможет представить сотруднику ГИБДД путевой лист? На компании, которая использует в данный момент автомобиль. Соответственно, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль? Очевидно, да.
Путевой лист арендованного легкового автомобиля
Сумму арендной платы можете ничем не обосновывать, в данном случае действует свобода договора. Путевые листы необходимы, чеки на бензин - если вы работаете по УСН 15% д-р. Для подтверждения достаточно акта, но это также могут быть различные системы заявок, которые вы сами разрабатываете и оговариваете в договоре.
Может ли ИП предоставлять в аренду автомобиль с услугами по управлению юридическому лицу? Как составить договор аренды, чем обосновать сумму арендной платы и услуги водителя? Какими документами подтверждается выполнение услуг помимо акта выполненных услуг? Автомобиль грузопассажирский, планируется использование его для перевоза людей и материалов. Нужны ли путевые листы и чеки на бензин, чтобы подтвердить предпринимателю свой расход?
Используем автомобиль сотрудника в служебных целях
Компенсация (в пределах установленных норм) уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Как быть, если большую часть рабочего дня сотрудник находится в разъездах? А ведь именно так чаще всего и происходит. Получается, что установленная законодательством норма компенсации покрывает лишь малую долю фактических расходов на эксплуатацию автомобиля. В этом случае работнику невыгодно получать компенсацию. Что делать? Заключить с ним договор аренды транспортного средства.
Заключаем договор аренды
Если работник использует собственное авто по служебной необходимости, организация может выплатить ему компенсацию. Как правило, в эту сумму уже входит возмещение затрат по эксплуатации (амортизация, затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт).
Компенсация выплачивается на основании следующих документов:
Ведение путевых листов для арендованного легкового автомобиля
Вначале напомним: по договору аренды одна сторона (арендодатель) передает другой стороне (арендатору) за плату и на определенный срок в пользование имущество для осуществления хозяйственной деятельности (ч. 1 ст. 759 ГКУ и ч. 1 ст. 283 ХКУ). Арендодателем может выступать любое физическое лицо (при этом вовсе не обязательно, чтобы оно было субъектом предпринимательской деятельности), имеющее в собственности автомобиль, независимо от того, состоит ли оно в трудовых отношениях с предприятием, арендующим у него автомобиль. Договор найма ТС составляется в письменной форме (п. 1 ст. 799 ГКУ), и если участником такого договора выступает физическое лицо, то договор подлежит нотариальному удостоверению (п. 2 ст. 799 ГКУ). Если договор не удостоверен нотариально, он считается недействительным. Вследствие этого предприятие-арендатор рискует утратить право на включение в состав ВР расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией ТС, арендованного у физлица. Под сомнением также будет налоговый кредит по суммам НДС, указанным в этих расходах.
Согласно пп. 5.4.10 Закона о прибыли, обычному налогоплательщику разрешено относить на ВР только «50 процентов расходов на приобретение горюче-смазочных материалов для легковых автомобилей и оперативную аренду легковых автомобилей». При этом он освобождается от обязанности доказывать связь таких расходов с хозяйственной деятельностью. При использовании автомобиля (как собственного, так и арендованного) путевые листы служебного автомобиля типовой формы №3 необходимо оформлять, за небольшим исключением, на каждый рабочий день или смену (п. 2.1 Инструкции №74) 1 . На основании таких оформленных путевых листов по окончании отчетного периода (месяца) комиссия предприятия составляет акт на списание ГСМ, который утверждается руководителем предприятия. Именно этот акт и является основанием для списания с учета ГСМ бухгалтерией предприятия. То есть любое списание ГСМ (как связанное с хозяйственной деятельностью в трактовке Закона о прибыли, так и не связанное с ней) осуществляется на основании путевых листов исходя из фактического пробега автомобиля согласно Нормам №43 2 .
Как оформить путевой лист легкового автомобиля (образец)
Путевой лист является документом строгой отчетности и необходим для фиксирования расхода ГСМ, расчета заработной платы водителям, начисления амортизации на автомобиль, учета затрат на автопарк и т. д. То есть его потребность аргументируется экономической стороной вопроса. Больше всего он нужен бухгалтерии и сотрудникам налоговой инспекции.
Исходя из вышеизложенного, делаем вывод о том, что путевой лист нужен только на те автомобили, которые используются в интересах организации и относятся к ее автопарку. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и применяется только в личных целях, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.
Зачем нужен путевой лист при аренде автомобиля? (Часть 1)
Однако важно не только правильно заполнять путевые листы. На основании п.17 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов.
Кроме этого, любой руководитель предприятия хочет контролировать затраты компании, и путевой лист идеально подходит для этой задачи. Путевой лист легкового автомобиля (Типовая форма №3, утверждённая постановлением Госкомстата России), содержит полную информацию о поездке: пробег, расход топлива, маршрут, дата и время поездки. Благодаря чему можно в любой момент проверить, было ли целевым использование каждого арендованного автомобиля.
05 Авг 2018 1593ООО на общем режиме. В штате предприятия есть водитель, который возит генерального директора. Автомобиль в организации отсутствует. Понимаем, что зарплату с налогами водителя могут при проверке не принять в расходы на прибыль. Мы можем взять автомобиль в аренду у физ.лица с выплатой ему арендной платы. Обязательно ли надо будет выписывать путевой лист на автомобиль, проходить водителю медика,указывать маршруты, выплачивать суточные при командировках? ГСМ списывать не будем, так как автомобиль заправляет директор лично.
При расчете налога на прибыль учитываются документально подтвержденные и экономически обоснованные расходы. Это значит, что если работник использует арендованное предприятием ТС в личных целях, то учесть его при расчете налога нельзя. Если нет документов, подтверждающих понесенные траты, например, на ремонт колеса, то учесть в расходах такие траты тоже нельзя.
Соответственно, Вам необходим документ, который докажет производственное направление использования машины. Обычно таким документом является путевой лист. Сведения о медосмотре являются обязательным реквизитом путевого листа. И если такой реквизит не заполнен, то налоговая может посчитать документ составленным с нарушением. И исключит из расходов затраты на бензин. Кроме того, за отсутствие отметки о медосмотре Вас может оштрафовать Росздрав или ГИБДД.
Информация о пути следования нужна как раз для того, чтобы было видно, куда ездил сотрудник. Если такой информации не будет, налоговая опять же укажет на отсутствие документального подтверждения расходов.
Можно попытаться использовать для подтверждения пути следования автомобиля другие документы – например, отчеты водителя, приказы о направлении в ту или иную организацию. Тем более, что Вам нужно подтвердить не расход ГСМ (раз не собираетесь его списывать), а только маршрут следования. Есть судебная практика в пользу налогоплательщиков. Но скорее всего, использование другого документа вместо путевого листа приведет к спору с проверяющими.
Выплата суточных при командировках никак не связана с выписыванием или не выписыванием путевых листов. Эта обязанность возложена на организацию Трудовым Кодексом Российской Федерации при направлении работника в командировку. И даже если Ваш работник отправится в командировку на самолете или поезде, суточные все равно нужно будет оплачивать.
Обоснование
Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные
Путевой лист
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).
Главбух советует : если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.
Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.
Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60 , от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66 ,Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).
Организация может использовать:
Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице . Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.
Унифицированные образцы путевых листов утверждены . При этом они не являются обязательными к применению .
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом .
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).
.
Главбух советует : Если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.
На практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в компании нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела. В этом случае организация допускает нарушение.
Дело в том, что предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры должны проводить:
– медицинские работники, которые имеют высшее и (или) среднее специальное образование (в т. ч. сотрудники, состоящие в штате организации);
– или медицинские или иные организации, осуществляющие медицинскую деятельность при наличии соответствующей лицензии.
При этом обязанность организовывать проведение обязательных предрейсовых и послерейсовых осмотров возлагается на организацию.
Это предусмотрено пунктами и Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н .
Исходя из этого проведение предрейсовых (послерейсовых) осмотров иными лицами является нарушением, за которое организацию могут оштрафовать.
Внимание: если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя ().
А за этим последует административный штраф:
Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.
Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:
Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243 .
Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).
Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).
Ситуация: как часто нужно оформлять путевой лист автомобиля
Такая периодичность зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.
Если речь идет об автотранспортном предприятии, то путевые листы оформляйте ежедневно. Поскольку в этом случае такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 .
Организации же, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 , письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).
Данные приборов учета
Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354 .
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Какие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль
При расчете налога на прибыль сумму полученных доходов можно уменьшить на сумму понесенных расходов (). Расходы учтите в денежной форме (п. 3 ст. 274 НК РФ).
Условия признания расходов
Все расходы организации, признаваемые в налоговой базе, должны одновременно быть:
Если хотя бы одно из условий не выполняется, расход для целей налогообложения не признавайте.
Такой порядок предусмотрен;
Нины Ковязиной , заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Нужно ли проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей, если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд
Предрейсовые медосмотры проводить нужно, а послерейсовые нет.
Организации, деятельность которых связана с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать и проводить обязательные медицинские осмотры водителей (п. 1 ст. 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Обязательные медосмотры водителей включают в себя обязательные предварительные, периодические (не реже одного раза в два года), предрейсовые и послерейсовые медосмотры (абз. 5 п. 1 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).
При этом обязательные предрейсовые медосмотры организация обязана проводить в течение всего времени работы сотрудника в качестве водителя (кроме водителей, которые управляют автотранспортом, выезжающим по вызову экстренных оперативных служб). А обязательные послерейсовые медосмотры нужно проводить в течение всего времени работы сотрудника водителем, но только если его работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов. Об этом сказано в пункте 3 статьи 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ.
Таким образом, поскольку использование машины для управленческих нужд не связано с перевозкой пассажиров и опасных грузов, послерейсовые медосмотры водителей не проводятся.
Внимание: за нарушение порядка проведения обязательных медицинских осмотров водителей предусмотрена административная ответственность.
Размер штрафа по Кодекса РФ об административных правонарушениях составляет:
- для граждан – от 1000 до 1500 руб.;
- для должностных лиц организации (например, руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;
- для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.
Для подтверждения расходов в виде арендных платежей компании достаточно иметь договор аренды и акт приема-передачи арендованного транспортного средства. Правда, специалисты Минфина России считают, что у компании для подтверждения расходов по аренде должны быть также документы, подтверждающие оплату арендных платежей (письмо от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763). При этом финансисты не требуют наличия ежемесячных актов оказания услуг по договору аренды. Как видите, Минфин России в своих разъяснениях даже не упоминает о путевых листах, якобы необходимых для подтверждения расходов по аренде. И это очевидно. Ведь они могут подтвердить только обоснованность расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. Однако налоговики придерживаются иного мнения. Так, в письме УФНС России по г.
Подтверждаем затраты на авто, арендованное у работника
Внимание
Поскольку в рассматриваемой ситуации арендодатель является работодателем водителя и, соответственно, несет расходы по выплате заработной платы своему сотруднику, то в данном случае полагаем, что именно арендодателю целесообразно оформлять путевые листы на поездки автомобиля по распоряжению арендатора (постановления АС Московского округа от 12.05.2017 N Ф05-3596/17 по делу N А41-28801/2016, от 08.07.2016 г. N Ф05-8647/16 по делу N А41-47161/2015, АС Северо-Кавказского округа от 28.01.2016 N Ф08-10220/15 по делу N А61-1223/2015, постановления ФАС Уральского округа от 21.12.2010 N Ф09-10614/10-С5 по делу N А76-45677/2009-18-1170/208, ФАС Северо-Западного округа от 18.01.2008 N А56-15033/2007).Заметим, примерный перечень документов, которые понадобятся организации, арендующей транспортное средство с экипажем, приведен в письме УФНС по г.
Путевой лист для подтверждения аренды авто не нужен
Важно
Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ) (смотрите также письма Минфина России от 22.03.2017 N 03-03-06/1/16317, от 16.02.2016 N 03-03-06/1/8312, от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, от 27.05.2014 N 03-03-10/25243).Например, необходимость оформления путевого листа при перевозке грузов продиктована ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав). Поэтому составление его является обязательным.Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п.
14 ст.
Путевые листы на арендованный транспорт
Также путевой лист является контролем работы водителя и является документом строгой отчетности, когда осуществляется коммерческая деятельность. Назад к содержанию КТО АРЕНДАТОР, ИМЕЕТ ЛИ ЭТО ЗНАЧЕНИЕ ДЛЯ НАЛИЧИЯ ПУТЕВОГО ЛИСТА Не столь важно, кто является «временным хозяином» транспортного средства, важность имеет лишь цель аренды транспорта.
Инфо
Аренда коммерческого автомобиля без головной боли подразумевает в себя и отточенную систему действий по получению необходимых документов в компании Platinum Motors. Кем бы не осуществлялась коммерческая деятельность, необходимым условием работы будет наличие путевого листа.
Если расходы несет предприятие, но правильно отразить все в налоговом отчете, так же поможет именно путевой лист.
Из указанных документов следует, что путевые листы необходимы той организации, сотрудники которой фактически осуществляют работы на транспорте или спецтехнике. Путевые листы подтверждают, что техника работала, а не простаивала, в то же время путевые листы являются документальным обоснованием расходов на ГСМ (письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).В рассматриваемом случае расходы на ГСМ несет Арендатор.
С учетом этого, по нашему мнению, порядок оформления путевых листов стороны договора должны определить в договоре аренды.
Путевые листы на арендованное тс без экипажа
Назад к содержанию ПОПУЛЯРНЫЕ ВОПРОСЫ О ПУТЕВЫХ ЛИСТАХ Как же быть, когда осуществляется аренда спецтехники с экипажем, кто должен оформлять путевые листы? При аренде транспортного средства с экипажем обязанности по поддержанию имущества в надлежащем состоянии, осуществление текущего и капитального ремонта, а также предоставление необходимых принадлежностей возлагаются на арендодателя (статья 632 ГК РФ). Меня недавно остановили сотрудники ГАИ и потребовали путевой лист, я предъявил им все документы кроме него, они сказали, что нужно возить с собой договор аренды вместо путевого листа, или я что-то не так понял? Путевой лист и договор аренды это совершенно разного рода документы.
Путевые листы на арендованное тс без экипажа с
Устава).Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, для осуществления, в частности, перевозок грузов автомобильным транспортом. Его обязательные реквизиты и порядок заполнения должны применяться всеми юридическими лицами, эксплуатирующими, в частности, грузовые автомобили (ч.
1 ст. 6 Устава, п.п. 2, 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152, далее — Приказ N 152).Согласно п.
Нет, налоговые органы не имели права исключать из состава расходов суммы арендной платы только из-за того, что у вас отсутствовали путевые листы. Неправомерность действий налоговиков можно доказать в суде.
Объясним подробнее. При расчете налога на прибыль арендные платежи учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Основание - подп. 10. п. 1 ст. 264 НК РФ. Датой признания в налоговом учете таких расходов является дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но, как известно, для признания расходов они должны быть документально подтверждены. Таково требование ст. 252 НК РФ.
Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1, в числе которых указаны копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.По нашему мнению, если стороны договора аренды согласуют, что путевые листы оформляет арендодатель, то арендатору следует иметь их копии в целях подтверждения расходов на приобретение ГСМ. Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТаудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТКоролева Елена 2 июня 2017 г.
Представим такую ситуацию: начальник скажет вам забрать с аэропорта нового сотрудника на только что арендованном вами автомобиле, а после этого просит съездить на другой конец города за канцтоварами для фирмы, т.к автомобиль компании находиться на ремонте. А вы попадаете в пробки мегополиса и тратите большое количество бензина.
Вы логично будете ждать возмещения потраченных средств на бензин, и в данном случае путевой лист был бы очень полезен. Если же при перевозке канцтоваров без путевого листа вас остановят работники транспортного контроля, то вам придется объяснять им, что вы не занимались коммерческой деятельностью в данный момент.
Минфин России также в своих разъяснениях не упоминает о путевых листах, якобы необходимых для подтверждения расходов по аренде. А вот штрафы за отсутствие путевого листа будут разница в зависимости от того кто арендатор.
Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ. Оформление путевого листа для арендованного автомобиля.
Вопрос: Наше предприятие арендует личные автомобили у своих сотрудников. С ними заключены договора аренды авто и предоставление услуг по управлению.Сотрудники оформляют один путевой лист для легкового авто на месяц.Вопрос:1. Делать ли в этом путевом листе отметки медика и механика?2. Необходимо ли регистрировать путевые листы в журнале учета, если мы не является транспортным предприятием и эти автомобили арендуем?3. Нам сотрудники/арендодатели предоставили нормы расхода топлива, но они не соответствуют данным Миннтранса, а многих авто там просто нет. Какие нормы нам применять? и можем ли мы утвердить нормы, предоставленные владельцами авто, без привязки к данным Минтранса?
Ответ:
1. Да, в путевом листе должны быть проставлены отметки механика и медицинского работника. По общему правилу при выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Также перед выездом водитель должен пройти предрейсовый осмотр, по результатам которого в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».
2. Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, организации следует делать записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8). Такой журнал следует вести в том числе и для регистрации путевых листов, оформленных по арендованным автомобилям.
3. Для экономического обоснования расходов на ГСМ организация может использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России, или же самостоятельно разработать внутренние нормы на основе тех, которые предоставили арендодатели. То есть те нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие ), носят рекомендательный характер, применять их не обязательно.
При этом лимиты следует утвердить приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива.
Обоснование
Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ
Организация может использовать:
1. унифицированные формы;
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом .
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра - запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).
Даты и время предрейсового контроля автомобиля проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О. Порядок проведения контроля утвержден приказом Минтранса России от 6 апреля 2017 № 141 .
Это предусмотрено пунктами , , и Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 № 835н , пунктами , Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152 .
Отметку о предрейсовом контроле технического состояния в путевых листах нужно было ставить и до вступления в силу приказа Минтранса России от 6 апреля 2017 № 141 . Это требование прописано в пункте 29 Правил, утвержденных приказом Минтранса России от 15 января 2014 № 7 .
Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника .
Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют .
Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов - для каждого водителя.
Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.
Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.
Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 № ВАС-16222/08 , постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 № А32-24509/2007 , от 27 августа 2008 № Ф08-5063/2008).
В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 № ВАС-11880/13 , постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 № Ф09-946/09-С5 , Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 № А46-11958/2009).
Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой . В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 № ШС-37-3/6848 .
Внимание: Использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 № 03-04-05/28243 .
Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).
Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152).
Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные. Организация применяет общую систему налогообложения
Налог на прибыль
Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ
При расчете налога на прибыль расходы на бензин учитывайте в зависимости от того, в какой деятельности используете транспорт. Если машины эксплуатируют для оказания автотранспортных услуг, то стоимость ГСМ отнесите к материальным расходам ().
Когда же транспортное средство используют просто для нужд организации (например, для перевозки сотрудников), то расходы включите в состав прочих, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Это подтверждает Минфин России в письмах от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71 , от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61 .
Для расчета налога на прибыль топливо принимайте к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 НК РФ). При этом сумму НДС, выделенную в чеке, исключите из налоговой базы (п. 1 ст. 170 НК РФ).
Если затраты на приобретение ГСМ отнесли к материальным расходам, то списывайте их с учетом метода оценки материалов , который применяете в организации (п. 8 ст. 254 НК РФ).
Когда же речь идет о прочих расходах, стоимость учтенного бензина списывайте по фактической стоимости приобретения без НДС (подп. 11 п. 1 ст. 264 , п. 1 ст. 170 НК РФ).
Ситуация: нужно ли при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм
Нет, не нужно.
Дело в том, что при расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А те нормы , которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть применять их не обязательно. Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 и от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12 .
Главбух советует: для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать нормы , рекомендованные Минтрансом России. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы.
Выбрав второй вариант, утвердите лимиты приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Сезонные нормы установите исходя из климатических условий в районе эксплуатации автомобиля. Для этого можно воспользоваться таблицей значений зимних надбавок по регионам России . Издавать каждый сезон приказы не нужно. Если зимний сезон наступит раньше, то руководитель может своим приказом изменить срок действия зимних надбавок.
Чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат задокументируйте актом контрольного заезда (в произвольной форме).
Также в качестве ориентира можете использовать нормы расхода топлива, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р .
А организациям узкоспециализированной направленности, использующим спецтехнику, стоит воспользоваться нормами, утвержденными отраслевыми ведомствами. Например, для предприятий лесной промышленности это Нормы расхода горюче-смазочных материалов на механизированные работы, выполняемые в лесном хозяйстве , утвержденные приказом Рослесхоза от 13 сентября 1999 г. № 180 .
Если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011 .
Следует отметить, что ранее контролирующие ведомства придерживались иной точки зрения. Суть ее в том, что организации, использующие служебные автомобили, обязаны соблюдать установленные Минтрансом России нормы . Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только на автомобили, для которых нормы не установлены (письма Минфина России
получен
гонорар
39%
Добрый день.
Выписывать путевые листы должно лицо в чьем фактическом обладании находится транспортное средство - в Вашем случае арендатор.
Так согласно ст. 6 ФЗ от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»
1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.
2. Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Т.е. выписанный путевой лист предоставляет возможность осуществления соответствующих видов перевозок, связан с учетом топлива и не привязан к уплате налогов.
В свою очередь в
Приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152
«Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»
отмечается, что
3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства ;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
Общаться в чате
юрист, г. Саратов
Общаться в чате0 0
Общаться в чате
Бесплатная оценка вашей ситуации
юрист, г. Саратов
Общаться в чате1 0
получен
гонорар
39%
Здравствуйте. Считаю что заполнять всё равно должны. Путевой лист заполняется по общему правилу арендодателем. Либо устанавливается договором эта обязанность.
Инструкция Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983
(ред. от 28.11.1997)
«О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом»
14. Основным первичным документом учета работы грузового автомобиля является путевой лист.
Путевой лист является документом строгой отчетности, изготавливается типографским способом с учетной серией и типографским номером.
Формы путевого листа для грузового автомобиля и порядок их заполнения устанавливаются согласно приложениям N 4, 5, 6, 7.
15. Все государственные, кооперативные и общественные предприятия, организации и учреждения, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы.
Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается.
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»
Путевой лист грузового автомобиля
(форма N 4-п)
В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельца автотранспорта и заказчики.
Путевые листы по формам N 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.
Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.
Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.
получен
гонорар
23%
Здравствуйте, Лариса!
кто должен выписывать путевые листы? Арендатор или Арендодатель?
Выписывать путевые листы должен тот, кто фактически эксплуатирует машину. В вашем случае есть договор аренды, на основании которого вы используете машину. Следовательно, путевые листы должны составляться вами - арендатором.
Если Арендатор, то обязан ли он их вообще заполнять, ведь он на ЕНВД и учёт расходов не ведёт, расчёты с Арендодателем производятся на основании актов выполненных работ.
А вот вопрос о том, должны ли вообще составляться путевые листы достаточно сложен. С одной стороны вы, применяя ЕНВД, действительно, не имеете необходимости подтверждать расходы. Вы также освобождены от обязанности вести бухгалтерский учет и соблюдать требования бухгалтерского законодательства относительно составления первичных учетных документов.
Но с другой стороны путевой лист составляется не только чтобы подтвердить расход, а, например, для правильного расчета с водителем по заработной плате и по потраченным им деньгам на гсм. Кроме того, путевые листы также используются в спорах с налоговыми органами об обоснованности применения ЕНВД и т.д.
Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.
Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.
Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику.
К счету прилагают соответствующий отрывной талон.
Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.