2.1. Арендодатель обязуется:

2.1.1. Оплачивать расходы по содержанию Автомобиля, его страхованию, в том числе в соответствии с правилами ОСАГО, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включая приобретение горюче-смазочных материалов (бензина и т. д.).

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с пп. 4.1, 4.2 Договора.

2.2.2. Своими силами осуществлять:
- управление Автомобилем;
- его коммерческую и техническую эксплуатацию.

2.2.3. Поддерживать Автомобиль в рабочем состоянии.Арендатор по закону обязан проводить текущий и капитальный ремонт арендованного авто, поэтому об этом можно не писать в договор ест. 644 ГК РФ

А вот если вы готовы взять на себя еще и расходы на эксплуатацию автомобиля, то обязанности сторон могут выглядеть так.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендодатель обязуется:

2.1.1. Передавать Арендатору не позднее 4-го числа месяца, следующего за месяцем использования Автомобиля, документы, подтверждающие расходы, которые обязан оплачивать Арендатор в соответствии с п. 2.2.4 настоящего Договора.

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.4. Оплачивать расходы, связанные с эксплуатацией Автомобиля для нужд Арендатора:
- на горюче-смазочные материалы и другие расходуемые материалы и принадлежности;
- на мойку Автомобиля и химчистку его салона;
- на платную парковку Автомобиля;
- на страхование, в том числе в соответствии с правилами ОСАГО. Во избежание споров с налоговиками по учету расходов в прибыли лучше в договоре подробнее указывать, какие именно расходы по эксплуатации и страхованию берет на себя ваша компания

В зависимости от распределения расходов на эксплуатацию автомобиля в договоре аренды по-разному будет оформлен порядок расчетов.

Так, если в договоре прописано, что арендодатель сам оплачивает расходы на содержание авто, то работодатель-арендатор будет выплачивать работнику только арендную плату. Никакие документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию автомобиля, от работника вам не понадобятся.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 50 000 (пятьдесят тысяч) руб. в месяц.

4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.

А вот если расходы на арендаторе, то можно предусмотреть такой порядок расчетов.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц.

4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль и сумму расходов, потраченную Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля,Можно договориться:
<или>
<или> ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления денег на личный банковский счет Арендодателя.

Или записать так.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем состоит:
- из постоянной части в размере 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц;
- из переменной части в размере суммы, потраченной Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля.

4.2. Арендатор обязан вносить постоянную часть арендной платы за Автомобиль ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.

4.3. Переменную часть арендной платы Арендатор обязан выплачивать вместе с выплатой зарплаты за месяц, в котором использовался автомобиль.Можно договориться:
<или> о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
<или> о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца - об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника

Если арендуем авто с водителем

В таком случае работник должен передать машину, сам управлять ею и обслуживать еест. 632 ГК РФ .

Договор № 14
аренды транспортного средства с экипажем

г. Москва

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с п. 4.1 Договора.

2.2.2. Нести расходы по страхованию Автомобиля.По закону страховать автомобиль должен арендодател ьст. 637 ГК РФ . Но договором можно предусмотреть эту обязанность за арендатором

4. Порядок расчетов

4.1. Плата за пользование Автомобилем составляет
20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц и складывается:
- из арендной платы за пользование Автомобилем - 15 000 руб.;
- из вознаграждения за услуги по управлению Автомобилем - 5000 руб.Платежи по договору аренды с экипажем лучше разбить на две составляющие. Иначе проверяющие из фондов посчитают, что со всей суммы арендной платы по договору аренды с экипажем нужно удержать страховые взносы как с вознаграждения за услуги водител ястатьи 634 , 636 ГК РФ ; Постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012

Акт приема-передачи автомобиля

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Владея транспортом даже по договору аренды, организация должна становиться на учет в Росприроднадзоре и вносить плату за загрязнени еПисьмо Росприроднадзора от 05.10.2010 № СМ-06-01-31/7167 .

При получении автомобиля по договору аренды (с экипажем или без экипажа) нужно составить и подписать с работником акт приема-передачи. Законодательством его форма не установлена, поэтому разработайте ее самостоятельно. Нужно проверить, чтобы в акте были перечислены и совпадали с указанными в договоре аренды основные технические характеристики передаваемого автомобиля, по которым его можно безошибочно опознать (марка и модель, регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)).

В акте можно также описать техническое и внешнее состояние передаваемого работником автомобиля. К примеру, так.

3. Транспортное средство осмотрено Арендатором. Техническое состояние удовлетворительное, транспортное средство технически исправно.
Внешнее состояние:
- имеется неглубокая царапина длиной 10 см на передней дверце со стороны пассажира;
- на переднем бампере автомобиля есть незначительные потертости.
Иных видимых повреждений нет.Обычно такое описание делается для того, чтобы впоследствии арендодатель не мог потребовать с компании возмещения за дефекты, которые имелись на его автомобиле до передачи машины в ваше пользование

4. Показания одометра при передаче транспортного средства: 42 524 км.

5. Топливо в баке: бензин АИ 95 в количестве 28 л.

«Маршрутные» документы

Из таких документов видны регулярность использования автомобиля, маршрут движения и время его использования. Поэтому с их помощью вы можете подтвердить:

• факт использования арендованной машины в деятельности компании;
• расходы на ГСМ.

Если у вас не транспортная компания, то вы можете попросить работников, пользующихся арендованными авто, заполнять путевые листы по «вашей» неунифицированной форме. Они могут содержать информацию как за 1 день, так и за неделю или за меся цПисьмо Минфина от 30.11.2012 № 03-03-07/51 .

Во избежание споров с проверяющими из ПФР и ФСС следите за тем, чтобы работники полноценно заполняли путевые листы. Напомним, что фонды пытаются рассматривать любые выплаты по договорам аренды транспорта как скрытую форму оплаты труда их собственников, на которую нужно начислять страховые взнос ыПостановление ФАС УО от 26.09.2013 № Ф09-9857/13 . А суды могут встать на сторону проверяющих, доначислить взносы и оштрафовать за занижение базы по ним, если у вас, например, нет путевых листов или в них записана ложная информаци я.

Еще для подтверждения служебного маршрута можно составлять справку или отчет о движении автотранспорта по сведениям GPS-навигатор аПисьмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 . В этом документе указывайте характеристики автомобиля, время начала и окончания движения, время стоянки, пробег в километрах.

«Расходные» документы

Если по договору вы обязаны оплачивать работнику расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, то, помимо «маршрутных» документо вПисьма Минфина от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763 , от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118 , вам понадобятся документы, подтверждающие все расходы. Например, чеки на покупку ГСМ или омывающей жидкости, на оплату мойки, парковки или страховки автомобиля.

Если вы договорились с работником, что его расходы на эксплуатацию сданного в аренду авто будут оплачиваться из выданных ему авансом в подотчет денег, то в учете вы проведете это так:

Если же вы договорились, что работник сначала тратит на эксплуатацию машины свои деньги, а вы по итогам месяца их ему возмещаете, то в бухучете вы:

• сначала примете к учету затраты на эксплуатацию автомобиля (Дт счета 10 «Материалы» – Кт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);
• затем выдадите работнику деньги из кассы или перечислите их на его счет (Дт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кт счета 50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)).

Кадровые документы

С их помощью можно, в частности, урегулировать, кто и для каких целей использует арендованный автомобиль. К примеру, это может быть приказ руководителя компании такого содержания.

ООО «Темный лес»

ПРИКАЗ № 8

г. Москва

О закреплении арендованного автомобиля

В связи с необходимостью обеспечить сохранность и целевое использование арендованного автомобиля в деятельности ООО «Темный лес»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить руководителя отдела снабжения Белкина А.С. ответственным за содержание и эксплуатацию арендованного легкового автомобиляФонды видят в выплатах по договорам аренды авто скрытую форму оплаты труда арендодателя, с которой нужно уплатить страховые взносы. И суды могут поддержать инспекторов из фондов, если в компании, в частности, не назначен работник, который должен ездить на арендованном автомобил еПостановление АС УО от 09.07.2015 № Ф09-3788/15 . Поэтому лучше не полениться сделать лишний приказ, чтобы не спорить с фондами, хотя обязанности издавать подобные документы законодательством не предусмотрено марки Volkswagen Golf, регистрационный знак - А 341 АМ 67 rus, идентификационный номер (VIN) - WVWZZZ2KZ2W044335.

2. Поручить руководителю отдела снабжения Белкину А.С.:
- оформлять документы, связанные с содержанием и эксплуатацией закрепленного за ним легкового автомобиля;
- передавать указанные документы в бухгалтерию не позднее 3-го числа месяца, следующего за расчетным.

Документ, который подтвердит расходы компании на топливо, как раз и есть путевой лист. Поэтому не столь важно, кто является хозяином автомобиля: если расходы понесены из средств предприятия, то правильно отразить их в налоговом отчёте поможет именно путевка.

Естественно, сотрудник возьмётся за поручение, попросив оплатить ему бензин. Поэтому автоматически получается, что его личная машина в аренде, но нужен ли путевой лист? В этой ситуации нужен не только путевой лист, но и договор аренды автомобиля фирмой у частного лица.

Все о путевых листах: образцы и правила заполнения

Путевой лист (п/л, путевка) относится к первичной учетной документации, которую ведут все компании и частные предприниматели, связанные с эксплуатацией автотранспортных средств. Если собственник ТС – предприятие, данный документ служит подтверждением права управления. Если машина частная и применяется для рабочих поездок, п/л помогает просчитать затраты. Проверкой путевок занимается трудовая инспекция, ГИБДД, ФНС. Знание новых правил заполнения путевых листов в 2019 году позволит избежать ошибок и возможных штрафов за несоблюдение стандартов. В данной статье содержится максимально полная и достоверная информация о корректном заполнении п/л, сроках его действия, а также приведен заполненный новый образец.

Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации. Путевой лист может быть выдан на месяц (30 дней), 1 рабочий день либо на 1 поездку. Новыми правилами заполнения п/л в 2019 году предусмотрена возможность продления периода его действия.

Путевой лист для подтверждения аренды авто не нужен

Однако налоговики придерживаются иного мнения. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1 налоговые органы пришли к выводу, что помимо договора аренды компании необходимо иметь иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора. В их число фискалы включили:

Как видите, Минфин России в своих разъяснениях даже не упоминает о путевых листах, якобы необходимых для подтверждения расходов по аренде. И это очевидно. Ведь они могут подтвердить только обоснованность расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.

Путевой лист для арендованного легкового автомобиля

• Маршрут и цель поездок. Для обоснования их производственной направленности
• Количество израсходованного горючего
• Путь пройденный автомобилем, на основании показаний спидометра
• Дата заполнения путевого листа
• Срок на который документ выписывается
• Информация о транспортном средстве
• Данные о водителе грузового автомобиля
• Данные о владельце транспортного средства

Путевой лист – основной документ учета работы водителя, выдаваемый каждый день, в котором указывается маршрут, пробег, а также проверяется способность водителя, к выходу в рейс. В установленных законом случаях водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе путевой лист и по требованию сотрудников полиции передавать его им для проверки.

Путевой лист для арендованного автомобиля

Основное отличие от предыдущего варианта – в этой ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производятся силами компании-арендодателя, поскольку у вас нет с ними трудовых отношений. Каким образом будет производиться этот учет, обычно подробно прописывается в договоре. Возможно, арендодатель потребует копии путевых листов или будет снимать показания спутниковых систем слежения.

Представим ситуацию, что у вас нет своих машин и вы берете автомобиль или автотехнику в аренду. Кто при этом оплачивает расходы на ГСМ? Вы сами. Нужно ли учитывать трудочасы водителя на арендованном авто? Несомненно. На ком лежит ответственность, если водитель не сможет представить сотруднику ГИБДД путевой лист? На компании, которая использует в данный момент автомобиль. Соответственно, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль? Очевидно, да.

Путевой лист арендованного легкового автомобиля

Сумму арендной платы можете ничем не обосновывать, в данном случае действует свобода договора. Путевые листы необходимы, чеки на бензин - если вы работаете по УСН 15% д-р. Для подтверждения достаточно акта, но это также могут быть различные системы заявок, которые вы сами разрабатываете и оговариваете в договоре.

Может ли ИП предоставлять в аренду автомобиль с услугами по управлению юридическому лицу? Как составить договор аренды, чем обосновать сумму арендной платы и услуги водителя? Какими документами подтверждается выполнение услуг помимо акта выполненных услуг? Автомобиль грузопассажирский, планируется использование его для перевоза людей и материалов. Нужны ли путевые листы и чеки на бензин, чтобы подтвердить предпринимателю свой расход?

Используем автомобиль сотрудника в служебных целях

Компенсация (в пределах установленных норм) уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Как быть, если большую часть рабочего дня сотрудник находится в разъездах? А ведь именно так чаще всего и происходит. Получается, что установленная законодательством норма компенсации покрывает лишь малую долю фактических расходов на эксплуатацию автомобиля. В этом случае работнику невыгодно получать компенсацию. Что делать? Заключить с ним договор аренды транспортного средства.

Заключаем договор аренды

Если работник использует собственное авто по служебной необходимости, организация может выплатить ему компенсацию. Как правило, в эту сумму уже входит возмещение затрат по эксплуатации (амортизация, затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт).
Компенсация выплачивается на основании следующих документов:

Ведение путевых листов для арендованного легкового автомобиля

Вначале напомним: по договору аренды одна сторона (арендодатель) передает другой стороне (арендатору) за плату и на определенный срок в пользование имущество для осуществления хозяйственной деятельности (ч. 1 ст. 759 ГКУ и ч. 1 ст. 283 ХКУ). Арендодателем может выступать любое физическое лицо (при этом вовсе не обязательно, чтобы оно было субъектом предпринимательской деятельности), имеющее в собственности автомобиль, независимо от того, состоит ли оно в трудовых отношениях с предприятием, арендующим у него автомобиль. Договор найма ТС составляется в письменной форме (п. 1 ст. 799 ГКУ), и если участником такого договора выступает физическое лицо, то договор подлежит нотариальному удостоверению (п. 2 ст. 799 ГКУ). Если договор не удостоверен нотариально, он считается недействительным. Вследствие этого предприятие-арендатор рискует утратить право на включение в состав ВР расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией ТС, арендованного у физлица. Под сомнением также будет налоговый кредит по суммам НДС, указанным в этих расходах.

Согласно пп. 5.4.10 Закона о прибыли, обычному налогоплательщику разрешено относить на ВР только «50 процентов расходов на приобретение горюче-смазочных материалов для легковых автомобилей и оперативную аренду легковых автомобилей». При этом он освобождается от обязанности доказывать связь таких расходов с хозяйственной деятельностью. При использовании автомобиля (как собственного, так и арендованного) путевые листы служебного автомобиля типовой формы №3 необходимо оформлять, за небольшим исключением, на каждый рабочий день или смену (п. 2.1 Инструкции №74) 1 . На основании таких оформленных путевых листов по окончании отчетного периода (месяца) комиссия предприятия составляет акт на списание ГСМ, который утверждается руководителем предприятия. Именно этот акт и является основанием для списания с учета ГСМ бухгалтерией предприятия. То есть любое списание ГСМ (как связанное с хозяйственной деятельностью в трактовке Закона о прибыли, так и не связанное с ней) осуществляется на основании путевых листов исходя из фактического пробега автомобиля согласно Нормам №43 2 .

Как оформить путевой лист легкового автомобиля (образец)

Путевой лист является документом строгой отчетности и необходим для фиксирования расхода ГСМ, расчета заработной платы водителям, начисления амортизации на автомобиль, учета затрат на автопарк и т. д. То есть его потребность аргументируется экономической стороной вопроса. Больше всего он нужен бухгалтерии и сотрудникам налоговой инспекции.

Исходя из вышеизложенного, делаем вывод о том, что путевой лист нужен только на те автомобили, которые используются в интересах организации и относятся к ее автопарку. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и применяется только в личных целях, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.

Зачем нужен путевой лист при аренде автомобиля? (Часть 1)

Однако важно не только правильно заполнять путевые листы. На основании п.17 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов.

Кроме этого, любой руководитель предприятия хочет контролировать затраты компании, и путевой лист идеально подходит для этой задачи. Путевой лист легкового автомобиля (Типовая форма №3, утверждённая постановлением Госкомстата России), содержит полную информацию о поездке: пробег, расход топлива, маршрут, дата и время поездки. Благодаря чему можно в любой момент проверить, было ли целевым использование каждого арендованного автомобиля.

По договору аренды транспортного средства без экипажа (в аренду сдаёт свой личный автомобиль директор организации), на автомобиле ездят сам директор по служебной необходимости и сотрудники к клиентам. 1. Обязательно ли заполнять путевой лист на поездк и, или возможно обойтись только Договором аренды, в стоимость арендной платы включить средние ежемесячные расходы на ГСМ и не выписывать путевые листы и оплату ГСМ. 2. Если не возможно, то как выпускать ТС, если в штате нет мед. работника, отметка которого обязательна в путевом листе?

Да, обязательно.

Если заключен договор аренды с экипажем , то договор может содержать условие, о том, что расходы на топливо оплачиваются арендодателем. В этом случае арендатор путевые листы может не составлять.

Однако, если заключен договор аренды без экипажа , то расходы на топливо несет арендатор (ст. 646 ГК РФ). А так как расходы на ГСМ подтверждаются только путевыми листами, то, следовательно, их необходимо оформлять.

Выпуск транспорта без отметки медработника грозит рисками исключения расходов на аренду и топливо из налогооблагаемой базы. Налоговики считают, что путевые листы заполнять нужно, в том числе и на арендованные автомобили. Поскольку именно «путевки» позволят определить, как регулярно используется транспорт, а также выявить маршрут его движения. Что касается подтверждения расходов на ГСМ, то отметки о предрейсовом осмотре относятся к обязательным реквизитам, следовательно, без отметки медработника, путевые листы считаются не надлежаще заполненными.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Справочник. Особенности правового регулирования аренды транспортного средства с экипажем и без экипажа

Если договором не предусмотрено иное.

Ситуация: Когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных за наличный расчет

Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают. Это объясняется тем, что основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ (письма Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161 , от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/117 , п. 1 ст. 252 НК РФ). После того как путевой лист проведен по учету, стоимость израсходованных по нему ГСМ можно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. К путевому листу должны быть приложены чеки АЗС.

При покупке ГСМ за наличный расчет к моменту фактического получения топлива его стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом. Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2 ,подпункта 3 пункта 7 статьи 272, пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Однако из этого правила есть одно исключение. Если организация использует метод начисления и расходы на ГСМ признаются прямыми, ГСМ можно учесть только по мере реализации услуг, в себестоимость которых они включены (абз. 6 п. 1 , абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ).

Статья «На арендованные автомобили путевые листы можно не оформлять»

Отсутствие у фирмы путевых листов на арендованные автомобили не лишает ее возможности учитывать расходы на аренду .* Поскольку подтверждением данных затрат являются акты об оказании услуг и другие документы. К такому благоприятному выводу пришли судьи (постановление ФАС Московского округа от 03.10.2013 № А40-78836/12). И несмотря на то что данное разъяснение они адресовали плательщикам налога на прибыль, оно имеет значение и для «упрощенцев». Поскольку компании на УСН также обязаны подтверждать свои расходы документами (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

В спорном деле рассматривалась следующая ситуация. Компания включила в расходы плату за аренду автомобилей. Но их эксплуатацию не подтвердила путевыми листами. Из-за этого налоговики сняли затраты и обвинили фирму в незаконном завышении своих расходов.

Арбитры доводы контролеров отклонили. И пояснили свою позицию следующим. Путевые листы введены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Из названия этого документа ясно, что оформлять их обязаны фирмы, которые оказывают транспортные услуги по перевозке и отправке грузов.

В данном случае компания не занимается такой деятельностью. А арендованный автомобиль использует в качестве служебного транспорта для разъезда работников. Следовательно, оформлять путевые листы для подтверждения расходов на аренду не обязательно.

Поэтому, несмотря на данное решение суда, не исключено, что налоговики будут настаивать на наличии путевых листов и не принимать без них затраты.

Статья. Нормы списания топлива в налоговом учете

Путевой лист, который является первичным учетным документом, признается основанием для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли. На основании путевых листов, в частности, списываются расходы на ГСМ, поэтому показатели путевого листа должны содержать необходимую информацию о расходе топлива.

Напомним, что среди обязательных реквизитов, утвержденных приказом Минтранса России № 152 , указаны такие как:

• показания одометра при выезде автотранспорта из гаража и при возвращении в него;
• дата и время выезда с постоянной стоянки и возвращения на нее;
• дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

Все перечисленные показатели имеются в унифицированных формах путевых листов.

Кроме того, в путевом листе налоговые органы обязательно проверяют заполнение данных о маршруте движения и при отсутствии таковых не принимают в расходы стоимость списанного горючего.

О необходимости правильного заполнения путевых листов свидетельствует многочисленная арбитражная практика.

Судьи в большинстве случаев признают, что основанием для учета в расходах стоимости ГСМ является надлежаще оформленный путевой лист.

Также работодатель может проводить медосмотры (например, предрейсовые) в собственном медпункте при условии, что медпункт имеет лицензию на медицинскую деятельность и право на проведение предварительных и периодических медосмотров* (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ , п. 4 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н).

эксперт Колосова Наталья

Путевой лист является документом, составляемым одновременно как для целей налогообложения в качестве документального подтверждения экономической обоснованности понесенных расходов предприятия на топливо, так и в целях безопасности дорожного движения.

Документами, подтверждающими использование арендованного транспортного средства (ТС) в производственной деятельности организации-арендатора, являются (письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1), в том числе:

• заявки на использование арендованных автомобилей;
• копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения автомобилей и время их эксплуатации.

По общему правилу в соответствии с требованиями пункта 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090, водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и показывать по требованию сотрудников полиции для проверки, в том числе, путевой лист.

Правила и порядок заполнения путевых листов изложены в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

По общему правилу номер путевого листа указывается в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В путевом листе проставляются дата выдачи, печать или штамп юридического лица (индивидуального предпринимателя), владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании (п. 12 приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152, Указания по заполнению и применению формы № 3 спец, предусмотренной Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78).

Таким образом, для Арендатора транспортных средств путевой лист является необходимым документом как для целей налогообложения в качестве подтверждения понесенных расходов на топливо, так и в целях безопасности дорожного движения. Однако Арендатор не имеет права выписывать путевые листы, т. к. транспортные средства зарегистрированы на вашу организацию. Поэтому путевой лист для арендатора выписывает ваша организация.

Обращаем внимание, в связи с вступлением с 01 января 2013 года в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" Минфин России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 разъясняет, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Получить подробную информацию о заключении договора аренды транспортного средства без экипажа, а также о налоговых последствиях, возникающих у арендодателя и арендатора можно в справочнике "Договоры: условия, формы, налоги" в справочнике "Юридическая поддержка" в ИС ИТС

В данной статье мы рассмотрим вопрос, нужен ли путевой лист для арендованного автомобиля. Далеко не всегда компании, занимающиеся перевозкой грузов или пассажиров, а также организации, которые предоставляют своим сотрудникам служебный транспорт, имеют собственный автопарк. Зачастую предприниматели используют привлеченный транспорт. Как быть в такой ситуации, расскажет наш материал.

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист является первичным бухгалтерским документом и необходим для бухгалтерской отчетности в части подтверждения расходов на топливо, учета отработанных водителем часов, начисления амортизации машин по пробегу и времени использования. А также для подтверждения по запросу сотрудника ДПС, что водитель в данный момент едет не по частным делам, а находится при исполнении трудовых обязанностей.

За отсутствие такого документа предусмотрен в размере 500 рублей или предупреждение инспектора (ст. 12.3 КоАП РФ).

Путевые листы обычно выписывают или специальные сотрудники отдела логистики (диспетчеры), или сотрудники отдела бухгалтерии. Бланки путевых листов существуют для каждого вида транспорта в зависимости от габарита и функции и продаются в канцелярских магазинах. Можно также установить специализированную программу, которая предназначена для отслеживания движения и печати бланков путевых листов.

Если автомобиль арендован

Самые распространенные варианты замены собственному транспорту:

• Покупка готовой услуги по перевозке.
• Аренда машины с выполнением работ своими силами.
• Аренда машины с экипажем для выполнения работ.

Представим ситуацию, что у вас нет своих машин и вы берете автомобиль или автотехнику в аренду. Кто при этом оплачивает расходы на ГСМ? Вы сами. Нужно ли учитывать трудочасы водителя на арендованном авто? Несомненно. На ком лежит ответственность, если водитель не сможет представить сотруднику ГИБДД путевой лист? На компании, которая использует в данный момент автомобиль. Соответственно, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль? Очевидно, да.

При аренде автомобиля все равно потребуется оформление путевых листов для подтверждения трудочасов водителя и затраченного топлива.

Теперь рассмотрим ситуацию, когда вы арендуете автомобиль с экипажем. В этом случае, тем не менее, опять же возникает необходимость затрат на топливо и расходные материалы для машины. Учесть и списать их нет другого способа, кроме как составить путевой лист. Доказать при необходимости, что водитель находится за рулем по служебным делам, можно тоже только с помощью этого документа.

Основное отличие от предыдущего варианта – в этой ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производятся силами компании-арендодателя, поскольку у вас нет с ними трудовых отношений. Каким образом будет производиться этот учет, обычно подробно прописывается в договоре. Возможно, арендодатель потребует копии путевых листов или будет снимать показания спутниковых систем слежения.

Данные принципы взаимодействия применимы вне зависимости от того, идет ли речь об аренде грузового автомобиля или легкового. Возможна ситуация, когда работодатель пользуется услугами частного лица (своего сотрудника, например) для передвижения по служебным делам и перевозки на его личном автомобиле.

Есть один небольшой нюанс, если вы арендуете автомобиль с экипажем: в этом случае штамп о предрейсовом и послерейсовом должна ставить компания-арендодатель, так как фактически водитель является не вашим сотрудником. Соответственно, вы не несете ответственность за охрану его труда и здоровья. Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему.